Eingangsrechnungen verwalten

Hier verwaltest du alle Eingangsrechnungen deines Unternehmens – von der ersten Erfassung über offene Zahlungen bis zur Archivierung. Du kannst Rechnungen manuell eintragen, als Entwurf speichern und später freigeben, oder sie automatisch aus E-Mails importieren. weboffice zeigt dir jederzeit, welche Rechnungen noch bezahlt werden müssen und welche bereits erledigt sind.

So kommst du hierher

Öffne das Menü in der linken Seitenleiste und wähle Buchhaltung > Eingangsrechnungen.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht „Ausgaben ansehen".

So gehst du vor

1. Öffne die Seite Eingangsrechnungen über das Menü Buchhaltung.

Du siehst nun vier Registerkarten mit deinen Rechnungen in verschiedenen Zuständen. Je nachdem, was du tun möchtest, wählst du die passende Registerkarte:

• Zum Erfassen einer neuen Rechnung oder zum Durchführen von Aktionen wie Freigabe oder Stornierung öffnest du die Registerkarte Rechnungen.
• Zum Bezahlen einer Rechnung wählst du die Registerkarte Zahlung ausstehend – sie zeigt dir alle Rechnungen, die noch bezahlt werden müssen.
• Zum Fortsetzen einer begonnenen Rechnung öffnest du Entwürfe.
• Zum Festlegen, von welchen E-Mail-Adressen weboffice Rechnungen automatisch importieren darf, öffnest du Erlaubte E-Mail-Absender (sichtbar nur mit Buchhaltungsrechten).

2. Nutze das Suchfeld oben rechts, um eine bestimmte Rechnung zu finden – du kannst nach Belegnummer, Lieferant oder anderen Feldern suchen.

Aufbau der Seite

Die Seite zeigt vier Registerkarten, jede mit einer eigenen Liste von Rechnungen:

Rechnungen Alle eingegangenen und erfassten Rechnungen. Hier kannst du neue Rechnungen erfassen, zahlen oder weitere Aktionen durchführen.

Zahlung ausstehend Rechnungen, die erfasst, aber noch nicht bezahlt sind. Das ist deine Übersicht über offene Forderungen.

Entwürfe Rechnungen, die du begonnen, aber noch nicht vollständig erfasst hast. Du kannst sie später fortsetzen und freigeben.

Erlaubte E-Mail-Absender (nur mit Buchhaltungsrechten sichtbar) Hier legst du fest, von welchen E-Mail-Adressen weboffice automatisch Rechnungen importieren darf. Dies ist die Voraussetzung für den automatischen E-Mail-Import.

Was danach passiert

Du befindest dich jetzt auf der Übersichtsseite der Eingangsrechnungen. Welche nächste Aufgabe sinnvoll ist, hängt von deinem Vorhaben ab:

• Hast du eine neue Rechnung erhalten, erfasse sie.
• Möchtest du eine Rechnung bezahlen, gehe zur Registerkarte Zahlung ausstehend und zahle sie.
• Hast du eine begonnene Rechnung, setze sie in der Registerkarte Entwürfe fort.
• Willst du Rechnungen automatisch per E-Mail importieren, konfiguriere zunächst die erlaubten E-Mail-Absender.

Tipps und Hinweise

• Rechnungen ohne Zahlungsdatum erscheinen automatisch in der Registerkarte „Zahlung ausstehend". Sobald du eine Zahlung erfasst hast, wandert die Rechnung automatisch dorthin.
• Der automatische E-Mail-Import spart dir Zeit, wenn deine Lieferanten ihre Rechnungen per E-Mail schicken. Erfahre mehr über E-Mail-Import und Konfiguration.
• Du kannst in allen Registerkarten suchen – nutze das Suchfeld oben rechts, um schnell die gesuchte Rechnung zu finden.