Textvorlagen verwalten

Hier passt du alle Texte an, die in weboffice auf Dokumenten, E-Mails und anderen Ausgaben erscheinen. Du kannst für jeden Texttyp individuelle Inhalte festlegen, die automatisch in Rechnungen, Angeboten, Terminerinnerungen und anderen Dokumenten verwendet werden.

Voraussetzungen

• Ein Standort muss ausgewählt sein
• Die Texte gelten nur für den aktuell ausgewählten Standort

Aufbau der Seite

Wenn kein Standort ausgewählt ist, siehst du einen Hinweis zur Standortauswahl. Nach der Standortauswahl zeigt die Seite:

• Textarten-Tabelle: Übersicht aller verfügbaren Textvorlagen
• Textart: Beschreibung, wofür der Text verwendet wird
• Status: Zeigt an, ob bereits ein Text definiert wurde
• Bearbeiten-Schaltfläche: Öffnet den Texteditor für die jeweilige Vorlage

Status-Anzeigen

• Grünes Symbol "Text vorhanden": Für diese Textart wurde bereits ein individueller Text erstellt
• Rotes Symbol "Noch nicht definiert": Hier wird der Standardtext verwendet

So arbeitest du mit dieser Seite

Standort auswählen

1. Falls noch kein Standort ausgewählt ist, wähle einen aus der Standortliste
2. Die Textvorlagen werden für den gewählten Standort angezeigt

Text bearbeiten

1. Klicke auf die blaue Bearbeiten-Schaltfläche bei der gewünschten Textart ODER
2. Doppelklicke direkt auf die Zeile in der Tabelle
3. Der Texteditor öffnet sich
4. Gib deinen individuellen Text ein
5. Verwende bei Bedarf Platzhalter für automatische Werte
6. Speichere den Text

Verfügbare Textarten

Typische Textvorlagen sind:

• Rechnungstext: Erscheint auf allen Rechnungen
• Angebotstext: Wird in Angebote eingefügt
• Terminerinnerung: Text für SMS- und E-Mail-Erinnerungen
• Belegfußtext: Erscheint am Ende von Kassenbelegen
• E-Mail-Signaturen: Automatische Signaturen für E-Mails
• Zahlungserinnerungen: Text für Mahnungen

Tipps und Hinweise

• Platzhalter verwenden: Nutze Platzhalter wie oder für automatische Werte
• Rechtschreibung prüfen: Achte auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik
• Höflicher Ton: Verwende einen freundlichen, professionellen Ton
• Unternehmensstil: Halte den Stil konsistent zu deiner sonstigen Kommunikation
• Regelmäßige Überprüfung: Prüfe deine Texte regelmäßig und aktualisiere sie bei Bedarf
• Standortspezifisch: Jeder Standort kann eigene Texte haben
• Vorschau nutzen: Teste neue Texte zunächst mit Testdokumenten

Häufige Platzhalter

• : Name des Kunden
• : Automatische Rechnungsnummer
• : Aktuelles Datum
• : Rechnungs- oder Angebotssumme
• : Name deines Unternehmens
• : Name des aktuellen Standorts

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