Einen Termin anlegen
Du legst einen neuen Termin für einen Kunden an, wenn dieser eine Leistung oder einen Service buchen möchte. Dabei bestimmst du den Mitarbeiter, das Datum, die Uhrzeit und die Dienstleistungen, die gebucht werden – die Endzeit wird automatisch anhand der Leistungsdauer berechnet.
So kommst du hierher
- Öffne das Menü und wähle Termine-Kalender.
- Klicke auf das Plus-Symbol, um einen neuen Termin zu erstellen.
Voraussetzungen
Du benötigst das Kalender-Modul und mindestens einen Mitarbeiter in deinem System, damit du einem Termin eine Person zuweisen kannst.
So gehst du vor
Termindaten eingeben
Mitarbeiter: Wähle den Mitarbeiter aus, der diesen Termin durchführt. Du kannst auch keine Zuweisung treffen und das später entscheiden.
Terminherkunft: Wähle aus, über welchen Kanal der Termin gebucht wurde – zum Beispiel telefonisch, persönlich vor Ort oder online. Diese Information hilft dir später bei der Auswertung.
Kunde: Suche den Kunden, für den der Termin gelten soll. Du kannst nach Name, Telefonnummer, Stadt oder E-Mail suchen. Mit dem Stift-Symbol bearbeitest du einen vorhandenen Kundendatensatz, mit dem Plus-Symbol legst du schnell einen neuen Kunden an.
- Wenn du keinen Kunden zuweist, kannst du später Notizen zum Termin hinterlegen.
Datum: Lege das Startdatum fest. Mit dem Kalender-Symbol kannst du nach freien Zeitfenstern bei dem Mitarbeiter suchen.
Von und Bis: Trage die Startzeit ein. Wenn du später Dienstleistungen hinzufügst, wird die Endzeit automatisch anhand der Gesamtdauer berechnet. Solange keine Leistungen in den Termin eingetragen sind, kannst du die Endzeit selbst festlegen.
Notizen (nur sichtbar ohne Kundenzuweisung): Schreib hier Informationen auf, die du zum Termin braucht.
Dienstleistungen und Artikel hinzufügen
Wähle im Feld Artikel die Dienstleistung oder den Artikel aus, die der Kunde bucht. Die Liste zeigt dir nur Leistungen und Pakete mit einer Dauer.
- Bei Dienstleistungen wird automatisch die Kundenzeit und eine Nachbearbeitungszeit angezeigt – beides zählt in die Termindauer ein.
- Bei Artikeln wird die Menge und der Preis angezeigt.
Bestätige die Auswahl oder nutze das Lupe-Symbol, um Artikel per Touchscreen-Auswahl hinzuzufügen.
Für jede hinzugefügte Leistung:
- Weise einen Mitarbeiter zu (falls nicht schon geschehen).
- Klicke auf die Dauer, um sie individuell anzupassen – etwa weil der Kunde länger braucht. Das Symbol zeigt an, ob eine Kundenzeit hinterlegt ist. Mit der Schaltfläche daneben setzt du die Dauer auf den Standard zurück.
- Ordne die Positionen per Drag & Drop um oder nutze die Pfeile zum Verschieben.
- Klicke das Zahnrad-Symbol, um bei einer Dienstleistung die Optionen nachträglich zu ändern.
- Lösche eine Position mit dem Mülleimer-Symbol (bei Paketen werden alle Artikel des Pakets gelöscht).
Die Endzeit des Termins wird automatisch berechnet – sie ergibt sich aus Startzeit plus die Summe aller Leistungsdauern (Kundenzeit und Nachbearbeitung).
Kundennotizen und Terminhistorie prüfen (nur mit Kundenzuweisung)
Öffne die Registerkarte Kundennotizen, um wichtige Informationen zum Kunden zu sehen – das hilft dir bei der Vorbereitung.
In der Registerkarte Historie siehst du, welche Leistungen der Kunde zuletzt gebucht hat und welche Zeitanpassungen vorgenommen wurden. Du kannst die Historie auch drucken.
Termin speichern oder abrechnen
Klicke Speichern, um den Termin anzulegen.
- Wenn du den Termin als "Kunde ist da" markierst, wird die Ankunftszeit erfasst (nur möglich, wenn das Modul Kasse verfügbar ist).
- Mit Kassieren sendest du die Leistungen direkt zur Kasse weiter, um sie abzurechnen – auch das ist nur mit freigegebenen Rechten möglich.
Mit Schließen verlässt du das Fenster, ohne zu speichern.
Aufbau des Fensters
Bereich Termindaten Hier legst du die Grundinformationen des Termins fest: Mitarbeiter, Terminherkunft (wie der Termin gebucht wurde), Kundenzuweisung, Datum und Uhrzeit.
Bereich Gebuchte Leistungen Zeigt die hinzugefügten Dienstleistungen und Artikel. Die Summe aller Leistungen wird automatisch berechnet und beeinflusst die Termindauer. Du kannst hier Positionen hinzufügen, bearbeiten, verschieben oder löschen.
Kundennotizen und Historie (nur mit Kundenzuweisung) Zwei Registerkarten mit zusätzlichen Informationen zum Kunden: seine Notizen und die Geschichte seiner Termine mit dieser Betriebsstelle.
Info-Symbol in der Kopfzeile Falls der Termin bereits vorhanden ist und Metadaten wie Erstellungs- oder Änderungsdatum hat, erscheint ein Info-Symbol. Klicke darauf, um diese Details zu sehen.
Was danach passiert
Der Termin ist jetzt in deinem Kalender gespeichert. Er erscheint im Team-Kalender und ist dem gewählten Mitarbeiter zugeordnet.
- Du kannst den Termin später noch bearbeiten, indem du ihn erneut öffnest.
- Wenn der Kunde bereits bezahlt hat oder der Termin nicht stattfinden soll, kannst du ihn stornieren oder wiederherstellen.
- Wurde der Termin hinzugefügt, weil der Kunde zu früh kommt, kannst du nach freien Zeitfenstern suchen und ihn verschieben.
Erfasse danach die Ankunftszeit oder leite den Termin zur Kasse weiter, um ihn abzurechnen.
Tipps und Hinweise
Terminsuche nutzen: Wenn du mehrere Dienstleistungen hinzufügst, wird die Gesamtdauer berechnet. Mit dem Kalender-Symbol kannst du dann nach einem freien Zeitfenster beim Mitarbeiter suchen – das spart dir die manuelle Suche.
Kundenhistorie prüfen: Schau in die Terminhistorie, bevor du die Zeiten bestätigst. Wenn der Kunde eine Leistung zuletzt mit abweichender Dauer gebucht hat, fragt dich das System, ob du diese Zeit übernehmen möchtest.
Paket entfernen: Gehört ein Artikel zu einem Paket, werden beim Löschen automatisch alle anderen Artikel dieses Pakets entfernt – das ist gewolltes Verhalten.
Barcode-Scanner: Wenn dein Gerät einen Barcode-Scanner unterstützt, kannst du Artikel schnell einscannen, statt sie aus der Liste zu wählen.
Dienstleistungen vs. Artikel: Das System kennt zwei Arten von Leistungen – Dienstleistungen (mit Dauer und Nachbearbeitung) und Artikel (Waren). Nur Leistungen mit einer Dauer können zu einem Termin hinzugefügt werden.