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Doppelte Kunden zusammenführen oder bereinigen

Hier findest und bereinigst du Kundeneinträge, die doppelt angelegt wurden. weboffice erkennt automatisch Kunden mit ähnlichen Daten und zeigt sie dir zum Vergleich. Du kannst sie zusammenführen oder als geprüft markieren, um sie aus der Liste zu entfernen.

So kommst du hierher

Öffne das Menü in der Seitenleiste und wähle Stammdaten > Kunden
Klicke auf das Fenster Kunden mit ähnlichen Daten rechts oben

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zum Anschauen von Kundendaten. Erkannte Duplikate müssen bereits vorliegen.

So gehst du vor

Wähle ein Kundenpaar aus der Liste links – die Spalten zeigen dir die Namen beider Kunden, zwischen denen eine Ähnlichkeit erkannt wurde.
Vergleiche die Daten im rechten Bereich – du siehst nebeneinander, welche Werte die beiden Kunden haben:
- Grüne Zeilen: Felder, die in beiden Konten gleich sind (perfekte Übereinstimmung)
- Rote Zeilen: Felder, die unterschiedlich sind (Konflikt)
- Gelbe Zeilen: Felder, bei denen nur ein Kunde einen Wert hat (fehlende Ergänzung)
- Normale Zeilen: Das Anlagedatum wird nicht farblich markiert – es dient nur zur Information
Entscheide dich für eines der beiden Kunden:
- Um sie zu zusammenzuführen: klicke auf die Schaltfläche zum Zusammenführen (die Daten werden dann unter einem Konto vereinigt, der Duplikat-Eintrag gelöscht)
- Um den Eintrag als geprüft zu markieren: klicke auf die Schaltfläche zum Markieren – der Eintrag verschwindet aus der Liste, ohne dass Daten geändert werden (nutze das, wenn du festgestellt hast, dass es sich nicht um ein echtes Duplikat handelt)
Das System lädt die Liste neu und zeigt dir das nächste Kundenpaar – oder gibt dir die Meldung „Keine doppelten Kunden gefunden", wenn alle bereinigt sind.

Aufbau des Vergleichsfensters

Linke Seite – Duplikat-Liste: Zeigt alle erkannten Kundenpaare. Die erste Spalte ist der Name des ersten Kunden, die zweite Spalte der Name des zweiten Kunden.

Rechte Seite – Detailvergleich: Erscheint, sobald du oben ein Paar gewählt hast. Die Tabelle vergleicht folgende Felder nebeneinander:

Kundenart: z. B. Einzelkunde oder Geschäftskunde
Anzeigename: Der Name, unter dem der Kunde angezeigt wird
Standort: Der zugeordnete Gewinn- und Verlustzentrum
Anlagedatum: Wann das Konto erstellt wurde
Umsatz: Gesamtumsatz des Kunden
Geburtsdatum, Telefon, Handy, Fax, E-Mail, Website: Kontaktdaten
Adressdaten: Straße, Postleitzahl, Ort, Land
Rechnungsmail: E-Mail-Adresse für Rechnungen
Skonto und Zahlungsziel: Gewährte Rabatte und Zahlungsfristen
Bankdaten: Bank, IBAN, BIC
Steuernummern: Steuernummer und USt-ID

Was danach passiert

Nach einer Zusammenführung werden die Daten unter einem Kundenkonto vereinigt, Transaktionen und Adressen zusammengefasst. Der doppelte Eintrag ist gelöscht.

Wenn du einen Eintrag als geprüft markierst, verschwindet er aus der Duplikat-Liste – die Kundendaten selbst bleiben unverändert. Das hilft dir, die Liste schrittweise zu bearbeiten, ohne dass du immer wieder auf das gleiche Paar stoßen musst.

Tipps und Hinweise

Farben deuten auf Unterschiede hin: Konzentriere dich auf die roten Zeilen – dort sind die Unterschiede. Grüne Zeilen sprechen dafür, dass es sich wirklich um ein Duplikat handelt.
Anlagedatum nicht als Entscheidungskriterium: Das ältere Konto ist nicht automatisch das „richtige" – prüfe die Aktivität und Vollständigkeit der Daten.
Markieren, wenn du unsicher bist: Wenn du gerade nicht entscheiden kannst, ob es ein echtes Duplikat ist, markiere es als geprüft. Du kannst die Kundendaten später manuell prüfen und bei Bedarf einen Kunden bearbeiten.