Du importierst Artikel aus einer Excel-Datei in dein System. Dabei ordnest du die Spalten der Datei den Artikelfeldern zu, prüfst die erkannten Daten auf Fehler und bearbeitest sie vor dem endgültigen Import.
Voraussetzungen
Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Du brauchst eine Excel-Datei (Format .xlsx) mit Artikeldaten.
So gehst du vor
Spaltenzuordnung vorbereiten
Lade deine Excel-Datei hoch. Das System prüft automatisch, ob die Datei lesbar ist.
Ordne die Spalten aus deiner Excel-Datei den Artikelfeldern zu:
- Auswahl: Wähle für jedes Feld (Artikelname, Beschreibung, Kategorie, Steuersatz, Preise usw.) die entsprechende Spalte aus deiner Datei. Das System schlägt automatisch passende Spalten vor, die du übernehmen oder ändern kannst.
- Beispiel-Daten: Hier siehst du, welche Werte aus der Excel-Spalte tatsächlich importiert werden – hilfreich, um Zuordnungsfehler zu erkennen.
- Vergleichsspalte: Markiere eine Spalte als Vergleichsspalte, um zu erkennen, ob ein Artikel bereits in deinem System vorhanden ist. Das System wird diese Artikel dann aktualisieren statt neu anzulegen.
Falls dein System mehrere Standorte oder Projekte verwaltet: Wähle den Standort oder das Projekt aus, in dem die Artikel importiert werden sollen.
Importergebnis prüfen
Das System analysiert deine Zuordnungen und teilt die Artikel in drei Gruppen auf:
- Neue Artikel: werden neu angelegt
- Vorhandene Artikel: werden aktualisiert (erkannt durch die Vergleichsspalte)
- Fehlerhafte Einträge: können nicht importiert werden (etwa weil Pflichtfelder fehlen)
Überprüfe diese Gruppierung. Fehlerhafte Einträge werden nicht importiert – du kannst sie bei Bedarf in der Excel-Datei korrigieren und den Import wiederholen.
Artikeldaten bearbeiten
Überprüfe und bearbeite die Artikeldaten vor dem Import:
- Einzelne Artikel: Ändere Artikelname, Beschreibung, Kategorie, Steuersatz oder Preise direkt in der Liste. Netto- und Bruttopreise werden automatisch miteinander abgestimmt, wenn du den Steuersatz änderst.
- Mehrere Artikel gleichzeitig: Markiere die Artikel, die du in einem Schritt ändern möchtest, und klicke Aktionen für gewählte Artikel (die Schaltfläche ist nur aktiv, wenn du mindestens zwei Artikel ausgewählt hast). Du kannst dann Kategorie, Steuersatz oder prozentuale Preisanpassungen für alle markierten Artikel auf einmal durchführen.
- Änderungen verwerfen: Klicke das Rückgängig-Symbol in der Zeile, um alle Änderungen an einem einzelnen Artikel zurückzusetzen.
Vergiss nicht, alle erforderlichen Felder auszufüllen – leere Felder können zum Fehler beim Import führen.
Import abschließen
Überprüfe in der abschließenden Zusammenfassung noch einmal alle Daten: Artikelname, Kategorie, Steuersatz, Einkaufs- und Verkaufspreise. Achte darauf, dass die Preise korrekt zugeordnet sind (netto und brutto).
Klicke Importieren. Die Artikel werden dann in dein System übernommen – neue Artikel werden angelegt, vorhandene Artikel werden aktualisiert.
Aufbau des Fensters
Spaltenzuordnungsliste: Zeigt alle Felder, die du importieren kannst (Artikelname, Beschreibung, Kategorie usw.). Für jedes Feld kannst du eine Spalte aus deiner Excel-Datei auswählen oder die Zuweisung leer lassen, wenn das Feld nicht importiert werden soll.
Artikelliste (Bearbeitung): Nach der Analyse siehst du hier alle importfähigen Artikel in einer Tabelle. Je nachdem, welche Spalten in deiner Datei vorhanden sind, zeigt die Tabelle Herstellerartikelnummern, Barcodes, Namen, Beschreibungen, Kategorien, Steuersätze und Preise.
Kategoriefeld: Auswahlfeld, in dem du die Artikelkategorie zuordnest oder keine Zuweisung wählst. Kategorien, die in deiner Excel-Datei vorkommen, aber im System noch nicht existieren, werden automatisch angelegt.
Steuersatzfeld: Auswahlfeld für den Steuersatz. Das System erkennt auch automatisch Steuersätze aus Textangaben in der Excel-Datei (z. B. „19 %" oder „0,19") und ordnet sie zu.
Preisfelder: Eingabefelder für Einkaufs- und Verkaufspreise (netto und brutto). Wenn du einen Preis änderst, berechnet das System den entsprechenden anderen Preis automatisch anhand des Steuersatzes – du musst also nicht beide eingeben.
Was danach passiert
Nach dem Import werden die neuen Artikel in deinem Artikelstamm sichtbar. Vorhandene Artikel, die du aktualisiert hast, zeigen die neuen Daten.
Du kannst die importierten Artikel danach wie üblich verwalten und weitere Einstellungen vornehmen (siehe Stammdaten/Artikel – weitere Fenster und Dialoge).
Tipps und Hinweise
Vergleichsspalte richtig wählen: Nur mit einer Vergleichsspalte erkennt das System, welche Artikel bereits im System vorhanden sind. Wähle eine Spalte, die eindeutige Werte enthält (z. B. Herstellerartikelnummer), damit keine Verwechslungen entstehen.
Fehlerhafte Einträge: Wenn einzelne Zeilen als fehlerhaft markiert sind, prüfe in deiner Excel-Datei, ob dort Pflichtangaben fehlen. Korrigiere die Datei und wiederhole den Import – fehlerhafte Zeilen werden nicht importiert.
Preis-Umrechnung: Wenn deine Excel-Datei nur Bruttopreise enthält, bestimmt der Steuersatz die Netto-Berechnung. Umgekehrt wird aus Nettopreisen und Steuersatz der Bruttopreis berechnet. Überprüfe diese Werte vor dem Import.
Kategorienzuweisung: Neue Kategorien aus der Excel-Datei werden automatisch angelegt. Achte darauf, dass die Schreibweise korrekt ist, damit nicht versehentlich doppelte Kategorien entstehen.