PDF

Arbeitsverträge verwalten und Mitarbeiter-Aktionen

Hier legst du Arbeitsverträge für Mitarbeiter an, verwaltest deren Arbeitszeitmodelle und Personalkosten, und führst administrative Aufgaben durch – wie Zugang sperren, Kennwort ändern oder den Mitarbeiterausweis drucken.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Stammdaten und dann Mitarbeiter.
Wähle den Mitarbeiter, den du bearbeiten möchtest.
Im Mitarbeiterdialog findest du die Registerkarte Arbeitsverträge – dort verwaltest du die Verträge und ihre Vertragsperioden.
Die Schaltfläche Aktionen öffnet ein eigenes Fenster für weitere Verwaltungsaufgaben.

Voraussetzungen

Du benötigst die Berechtigung zur Bearbeitung von Mitarbeiterdaten. Für die Anzeige von Personalkosten ist zusätzlich die entsprechende Berechtigung erforderlich.

Aufbau der Registerkarte Arbeitsverträge

Für jeden Mitarbeiter können mehrere Arbeitsverträge angelegt werden – es kann jedoch immer nur einer gleichzeitig aktiv sein (ohne Austrittsdatum). Jeder Vertrag wird in einer Karte mit folgenden Angaben angezeigt:

Startdatum und Austrittsdatum: Zeitraum der Anstellung
Vertragsperioden: Fortlaufende Abschnitte mit eigenem Arbeitszeitmodell und eigenen Jahres-Personalkosten – diese ermöglichen es dir, Gehaltsanpassungen zu einem bestimmten Datum wirksam werden zu lassen

So gehst du vor

Neuen Arbeitsvertrag anlegen

Klicke auf Neuen Arbeitsvertrag hinzufügen.
Gib das Startdatum ein.
Das Austrittsdatum bleibt leer, solange der Vertrag aktiv ist – trage es ein, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Im Bereich Vertragsperioden wird automatisch eine erste Periode mit dem Startdatum angelegt.

Vertragsperiode einrichten

Wähle das Arbeitszeitmodell aus der Auswahlfeld – dies bestimmt die Arbeitszeit und Sollstunden für den Mitarbeiter.
Das Feld Gültig ab wird automatisch auf das Startdatum des Vertrags gesetzt; du kannst es später ändern, wenn die Periode später beginnen soll.
Falls du die Berechtigung zur Anzeige von Personalkosten hast, trage die Personalkosten p.a. ein – das sind die Jahresgesamtkosten inklusive Dienstgeberanteil und allfällige Sonderzahlungen.
Speichere die Änderungen ab.

Weitere Vertragsperioden hinzufügen

Klicke auf Vertragsperiode hinzufügen, um eine neue Periode zu erstellen – etwa wenn sich das Arbeitszeitmodell oder die Personalkosten ändern.
Die neue Periode beginnt automatisch am Tag nach der letzten Periode.
Richte Arbeitszeitmodell, Gültigkeitsdatum und Personalkosten wie beschrieben ein.

Vertragsperioden ändern oder löschen

Ändere das Arbeitszeitmodell, das Gültig ab-Datum oder die Personalkosten direkt in der Periode – diese Änderungen wirken sich auf die Sollzeiten ab diesem Datum aus.
Klicke auf das Mülleimer-Symbol, um eine Periode zu löschen – die erste Periode eines Vertrags kannst du nicht löschen.

Arbeitszeiten neu berechnen

Speichere alle Änderungen am Vertrag.
Klicke auf Arbeitszeiten neu berechnen.
Bestätige die Sicherheitsabfrage.
Das System berechnet die Sollzeit aller bestehenden Zeitbuchungstage anhand des aktuellen Arbeitszeitmodells neu und errechnet den Saldo neu – fehlende Arbeitstage der letzten 60 Tage werden mit ihrer Sollzeit nachgetragen.

Diese Funktion ist nur sinnvoll, nachdem du ein Arbeitszeitmodell geändert hast. Gelöschte Buchungen werden dadurch nicht wiederhergestellt.

Arbeitsvertrag löschen

Ist der Arbeitsvertrag löschbar, klicke auf Arbeitsvertrag löschen – eine Bestätigung wird angefordert. Manche Verträge können nicht gelöscht werden, wenn sie bereits gebuchte Zeiten oder Kostenstellen enthalten.

Mitarbeiter-Aktionen durchführen

Klicke auf Aktionen, um ein Fenster mit weiteren Verwaltungsaufgaben zu öffnen. Dort stehen dir folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Zugang sperren oder entsperren: Klicke auf Sperren, um dem Mitarbeiter den Zugang zu weboffice zu verwehren – du kannst deinen eigenen Zugang nicht sperren. Klicke auf Entsperren, um den Zugang wieder freizugeben.

Neues Kennwort vergeben: Klicke auf Neues Kennwort vergeben. Ein Fenster öffnet sich, in dem du ein neues Kennwort für den Mitarbeiter eingibst. Speichere das Kennwort ab – der Mitarbeiter erhält es und kann sich damit anmelden.

PIN festlegen: Nur wenn der Mitarbeiter mit PIN-Anmeldung konfiguriert ist: Klicke auf PIN festlegen. Gib eine eindeutige vierstellige PIN ein. Das System prüft, dass die PIN nicht bereits vergeben ist. Speichere die PIN ab – sie wird etwa für die Zeiterfassung am Terminal verwendet.

PIN löschen: Klicke auf PIN löschen, um die vorhandene PIN zu entfernen – bestätige die Abfrage.

Mitarbeiterausweis drucken: Klicke auf Mitarbeiterausweis drucken. Der Ausweis wird generiert und zum Drucken vorbereitet. Je nach Konfiguration wird er direkt ausgedruckt oder zur Auswahl vorgelegt.

Was danach passiert

Alle Änderungen an Arbeitsverträgen, Vertragsperioden und Personalkosten werden gespeichert und wirken sich auf die Zeiterfassung und die Kostenrechnung aus. Neue Vertragsperioden gelten ab dem eingegebenen Datum; Änderungen an Arbeitszeitmodellen beeinflussen zukünftige Sollzeiten.

Verwaltungsaktionen wie Zugangsperrung, Kennwortänderung oder PIN-Verwaltung sind sofort wirksam – bei der PIN-Änderung wird überprüft, dass die neue PIN nicht bereits von einem anderen Mitarbeiter verwendet wird.

Weitere Informationen zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten findest du unter Mitarbeiter verwalten.

Tipps und Hinweise

Nur ein aktiver Vertrag: Es kann immer nur einen Arbeitsvertrag ohne Austrittsdatum geben. Um einen neuen Vertrag hinzuzufügen, muss der bisherige ein Austrittsdatum haben.
Gehaltsanpassung planen: Eine Änderung der Personalkosten wirkt erst ab dem Datum ihrer Vertragsperiode – eine neue Periode ermöglicht es dir, diesen Zeitpunkt flexibel zu setzen.
Vor Neuberechnung speichern: Die Funktion "Arbeitszeiten neu berechnen" ist erst möglich, nachdem der Vertrag gespeichert wurde – ungespeicherte Änderungen müssen zuerst abgelegt werden.
Eindeutige PIN: Achte darauf, dass die PIN des Mitarbeiters nicht bereits von einem anderen Mitarbeiter verwendet wird – das System prüft dies beim Speichern.