Standort konfigurieren

Hier stellst du alle Einstellungen für einen Standort zusammen: von Stammdaten und Öffnungszeiten über Online-Terminbuchung und Benachrichtigungen bis zu Logos und rechtlichen Angaben. Das ist dein zentraler Ort für die komplette Standortkonfiguration.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen.

Aufbau der Konfiguration

Die Standort-Konfiguration ist in mehrere thematische Bereiche unterteilt, die du der Reihe nach durchlaufen kannst oder einzeln bearbeitest – je nachdem, was du gerade brauchst.

So gehst du vor

1. Öffne den Bereich für die Stammdaten des Standorts.

   • Name des Profitcenters: Trage den Namen ein, unter dem der Standort in weboffice bekannt sein soll.
   • Unternehmen: Wähle das Unternehmen aus, zu dem dieser Standort gehört. Die Auswahl ist optional.
   • Telefon: Gib die Telefonnummer des Standorts ein.
   • E-Mail: Trage die E-Mail-Adresse des Standorts ein.
   • Website: Gib die Website-Adresse an, falls vorhanden.
   • Adresse: Fülle alle Adressfelder aus (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Stadt, Land).

2. Erfasse die rechtlichen Angaben. Diese werden u.a. für das Impressum der Website verwendet:

   • Offizieller Firmenname: Der rechtlich gültige Name des Unternehmens.
   • UID-Nummer: Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
   • Firmenbuchnummer: Falls vorhanden.
   • Firmenbuchgericht: Das zuständige Gericht.
   • Kammerzugehörigkeit: Deine Zugehörigkeit zu Kammern oder Verbänden.
   • Vertretungsberechtigt: Name der Person, die den Standort vertritt.
   • Inhaltlich Verantwortlicher: Name der Person, die für Inhalte verantwortlich ist.
   • Anwendbare Gewerbevorschriften: Relevante Vorschriften für dein Gewerbe.

3. Lade die Logos für verschiedene Bereiche hoch:

   • Klicke auf die Registerkarte für das jeweilige Logo (Standort-Logo, E-Mail-Logo, A4-Berichte-Logo, A4-Berichte-Briefpapier oder Kundenportal-Logo).
   • Lade das passende Bild hoch. Du kannst es zuschneiden, um es ideal anzupassen.
   • Die Logos werden automatisch in den jeweiligen Bereichen verwendet.

4. Lege die Öffnungszeiten fest:

   • Trage für jeden Wochentag die Öffnungs- und Schließungszeiten ein.
   • Diese Zeiten werden für die Terminplanung und im Kundenportal verwendet, damit Kunden sehen, wann du erreichbar bist.

5. Richte die Online-Terminbuchung ein:

   • Aktiviere die Terminbuchung, damit Kunden online Termine buchen können.
   • Konfiguriere die SMS-Benachrichtigungen: Lege fest, dass automatisch SMS-Bestätigungen und Erinnerungen versendet werden.
   • Stelle die E-Mail-Einstellungen ein: Bestimme, welche E-Mails automatisch versendet werden und wie sie aussehen sollen.

6. Konfiguriere das Mahnwesen für ausstehende Zahlungen:

   • Lege fest, nach wie vielen Tagen welche Mahnstufe automatisch ausgelöst wird.
   • Trage Mahntexte ein, die in den Mahnschreiben verwendet werden.
   • Bestimme ggf. Gebühren, die pro Mahnstufe anfallen.

7. Bestimme die Kundendaten-Anforderungen:

   • Wähle, welche Felder bei der Neuanlage eines Kunden verpflichtend ausgefüllt sein müssen.
   • Lege Standardwerte für neue Kunden fest.
   • Konfiguriere die Schnellanlage, um häufig benötigte Kunden schneller zu erfassen.

8. Verwalte deine persönlichen Benutzer-Einstellungen (sofern du an einem Client-Rechner arbeitest):

   • Aktualisiere deine Kontaktdaten (Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon).
   • Ändere dein Kennwort.
   • Wähle deine bevorzugte Sprache für die Benutzeroberfläche.
   • Lade dein Profilbild hoch.
   • Verwalte Push-Benachrichtigungen für wichtige Ereignisse (Termine, Reservierungen, Bestellungen, etc.).

9. Konfiguriere webofficePay (sofern du Zahlungsterminals nutzt):

   • Verwalte deine Zahlungsterminals und deren Konfiguration.
   • Überwache Transaktionen für den Standort.

10. Klicke auf Speichern, um alle Einstellungen zu speichern. Du wirst zur Bestätigung gefragt, ob du die Änderungen speichern möchtest. Nach dem Speichern werden alle Einstellungen sofort wirksam, und es wird eine Erfolgsmeldung angezeigt.

Was danach passiert

Alle Einstellungen sind jetzt für deinen Standort gespeichert. Kunden können online Termine buchen, erhalten automatische Benachrichtigungen, und alle deine Dokumente zeigen die konfigurierten Logos und Angaben. Änderungen werden sofort wirksam.

Die Benutzer-Einstellungen (Sprache, Profilbild, Benachrichtigungen) gelten nur für deinen persönlichen Account und beeinflussen nicht die Standort-Konfiguration.

Tipps und Hinweise

• Du kannst die Bereiche einzeln bearbeiten – es ist nicht nötig, alles auf einmal zu tun.
• Öffnungszeiten sind wichtig für die korrekte Terminbuchung: Stelle sicher, dass sie aktuell sind, besonders an Feiertagen oder in Urlaubszeiten.
• Logos sollten eine angemessene Dateigröße haben, damit sie schnell laden. Du kannst sie zuschneiden, um sie zu optimieren.
• Push-Benachrichtigungen funktionieren nur, wenn dein Gerät diese unterstützt. Aktiviere sie, um sofort über wichtige Ereignisse informiert zu werden.
• Die rechtlichen Angaben sind Pflichtangaben für deine Website – fülle sie vollständig aus, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen.