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Doppelte Lieferanten zusammenführen

Wenn du versehentlich denselben Lieferanten zweimal angelegt hast, kannst du die Duplikate erkennen und zusammenführen. Das Programm vergleicht die Stammdaten und zeigt dir, welche Werte identisch, fehlend oder unterschiedlich sind – so entscheidest du leicht, welcher Eintrag bleiben soll.

So kommst du hierher

Öffne das Menü und wähle Stammdaten > Lieferanten.
Klicke auf die Schaltfläche Nach Duplikaten suchen.
Wähle ein Paar aus der Liste auf der linken Seite aus.

Voraussetzungen

Du benötigst mindestens zwei Lieferanten im System. Die Duplikat-Suche funktioniert nur für Lieferanten, die noch nicht archiviert sind.

Aufbau der Vergleichstabelle

Die Tabelle zeigt die Stammdaten beider Lieferanten nebeneinander:

Eigenschaft: Name des Feldes (z. B. Anzeigename, Adresse, Kontaktdaten, Bankdaten, USt-ID)
Lieferantennummern in den Spaltenköpfen: Die beiden verdächtigen Lieferanten werden mit ihrer Nummer gekennzeichnet
Farbliche Markierung der Zeilen:
- Grün: Die Werte sind identisch und gefüllt – kein Konflikt
- Gelb: Ein Wert ist leer, der andere gefüllt – es fehlen Daten
- Rot: Beide Werte sind gefüllt, aber unterschiedlich – es gibt einen Widerspruch

So gehst du vor

Vergleiche die Daten in der Tabelle. Die Färbung hilft dir schnell zu sehen, wo Übereinstimmungen und Unterschiede liegen. Überprüfe besonders die roten Zeilen – dort müssen du entscheiden, welcher Wert korrekt ist.
Wähle, welcher Lieferant bleiben soll. Klicke eine der beiden Schaltflächen mit der Lieferantennummer (z. B. Lieferantennummer akzeptieren). Der von dir gewählte Lieferant wird zum Haupteintrag, der andere wird archiviert und kann nicht mehr verwendet werden.
Bestätige die Zusammenführung. Das Programm warnt dich: "Sind Sie sicher, dass Sie den Lieferanten mit der Nummer [gewählte Nummer] akzeptieren möchten? Das Duplikat mit der Nummer [archivierter Lieferant] wird archiviert. BITTE BEACHTEN SIE, DASS DIESE AKTION NICHT RÜCKGÄNGIG GEMACHT WERDEN KANN." Klicke Ja nur, wenn du dir sicher bist.
Alternativ: Kein Duplikat erkannt? Wenn die beiden Lieferanten trotz ähnlicher Daten verschiedene Unternehmen sind, klicke auf Es handelt sich nicht um ein Duplikat. Das Paar wird aus der Liste entfernt und nicht mehr angezeigt. Das Programm fragt dich zur Bestätigung: "Sind Sie sicher, dass es sich nicht um ein Duplikat handelt?"

Was danach passiert

Nach einer Zusammenführung: Der Hauptlieferant behält alle seine Daten und wird mit den Informationen des archivierten Lieferanten angereichert – fehlende Felder werden ergänzt. Der archivierte Lieferant ist nicht mehr aktiv, bleibt aber in der Datenbank (du kannst ihn im Archiv sehen). Das Programm zeigt die nächste verdächtige Lieferantenpaarung an.
Nach einer Markierung als „geprüft": Das Paar verschwindet aus der Liste und wird nicht mehr überprüft.
Wenn alle Paare verarbeitet sind: Das Fenster schließt sich und du siehst die Meldung "Keine doppelten Lieferanten gefunden".

Du kannst die Duplikatsprüfung jederzeit wiederholen, um neue Einträge zu kontrollieren.

Tipps und Hinweise

Archivierte Lieferanten ausschließen: Die Duplikatsprüfung arbeitet nur mit aktiven Lieferanten. Archivierte Einträge werden nicht berücksichtigt.
Rückgängigmachen nicht möglich: Wenn du eine Zusammenführung bestätigst, wird der archivierte Lieferant nicht gelöscht – er ist aber deaktiviert und taucht nicht mehr in normalen Listen auf. Eine echte Rückgängigmachung ist nicht vorgesehen. Überlege dich daher vorher gut, welcher Eintrag bleiben soll.
Welcher Lieferant wird zum Haupteintrag?: Der Lieferant, dessen Schaltfläche du klickst, wird behalten. Der andere wird archiviert.
Fehlende Daten ergänzen: Wenn eine Adresse oder Kontaktinformation nur bei einem der beiden Lieferanten eingetragen ist, wird diese nach der Zusammenführung dem Hauptlieferanten hinzugefügt – du musst nichts manuell kopieren.