Wiederkehrende Rechnung konfigurieren
Mit wiederkehrenden Rechnungen automatisierst du regelmäßige Abrechnungen. Konfiguriere einmal die Intervalle und Bedingungen - weboffice erstellt dann automatisch die Rechnungen zu den gewünschten Terminen.
Voraussetzungen
- Berechtigung zum Erstellen von Rechnungen
- Konfigurierte Kundendaten
- Artikel oder Leistungen für die wiederkehrende Abrechnung
Aufbau der Konfiguration
Wiederholungsintervall
Auswahlfeld: Wähle das gewünschte Intervall aus Verfügbare Optionen:
- Wöchentlich
- Monatlich
- Jährlich
- Andere konfigurierte Intervalle
Wichtig: Nach dem Speichern kann das Intervall nicht mehr geändert werden
Wöchentliche Wiederholung
Wenn "Wöchentlich" gewählt: Wochentag auswählen: Bestimme den Tag der Woche für die Rechnungserstellung Verfügbare Tage: Montag bis Sonntag Automatische Erstellung: Rechnung wird jeden gewählten Wochentag erstellt
Monatliche/Jährliche Wiederholung
Bei anderen Intervallen: Startdatum: Wähle das Datum für die erste Rechnung Mindestdatum: Nicht vor dem heutigen Tag Wiederholung: Rechnung wird im gewählten Intervall ab diesem Datum erstellt
Monatliche Besonderheiten
Bei monatlicher Wiederholung zusätzlich: Monatsauswahl: Wähle die Monate, in denen Rechnungen erstellt werden sollen Kontrollkästchen: Für jeden Monat einzeln wählbar Flexible Konfiguration: Nur in bestimmten Monaten abrechnen (z.B. nur Sommermonate)
Enddatum
Letzte Durchführung: Bestimme, bis wann die Wiederholung laufen soll Standardwert: 10 Jahre in die Zukunft Anpassbar: Kann auf jeden gewünschten Termin gesetzt werden Automatisches Ende: Wiederholung stoppt nach diesem Datum
Leistungszeitraum
Automatische Berechnung: Bestimme, wie der Leistungszeitraum berechnet wird Optionen:
- Aktueller Monat
- Vorheriger Monat
- Aktuelles Quartal
- Vorheriges Quartal
- Individuell konfigurierbar
Konfigurationsoptionen im Detail
Wöchentliche Rechnungen
Verwendung: Für wöchentliche Dienstleistungen Beispiele: Reinigungsservice, Wartungsarbeiten Konfiguration: Nur Wochentag wählen Automatik: Jeden gewählten Wochentag neue Rechnung
Monatliche Rechnungen
Verwendung: Häufigste Form wiederkehrender Rechnungen Beispiele: Mieten, Abonnements, Wartungsverträge Flexible Monate: Nur in bestimmten Monaten Saisonale Abrechnung: Z.B. nur April bis Oktober
Jährliche Rechnungen
Verwendung: Für jährliche Leistungen Beispiele: Jahreslizenzen, Versicherungen Langfristig: Über mehrere Jahre planbar Feste Termine: Immer zum gleichen Datum
Leistungszeitraum-Optionen
Aktueller Zeitraum
Bedeutung: Leistung wird im aktuellen Monat/Quartal erbracht Verwendung: Für Vorauszahlungen Beispiel: Miete für den laufenden Monat
Vorheriger Zeitraum
Bedeutung: Leistung wurde im vergangenen Zeitraum erbracht Verwendung: Für nachträgliche Abrechnungen Beispiel: Stromverbrauch des letzten Monats
Quartalsweise
Bedeutung: Abrechnung erfolgt quartalsweise Verwendung: Für größere Abrechnungsintervalle Beispiel: Beratungsleistungen pro Quartal
Automatische Erstellung
Zeitpunkt der Erstellung
Automatisch: System erstellt Rechnungen zum konfigurierten Zeitpunkt Pünktlich: Erstellung erfolgt genau zum gewählten Termin Zuverlässig: Auch an Wochenenden und Feiertagen
Inhalt der Rechnungen
Vollständige Übernahme: Alle Positionen werden übernommen Aktuelle Preise: Preise werden zum Erstellungszeitpunkt aktualisiert Kundendaten: Aktuelle Kundendaten werden verwendet Automatische Nummerierung: Fortlaufende Rechnungsnummern
Benachrichtigungen
E-Mail-Versand: Automatischer Versand an Kunden (falls konfiguriert) Interne Benachrichtigung: Information an zuständige Mitarbeiter Protokollierung: Alle Erstellungen werden protokolliert
Verwaltung wiederkehrender Rechnungen
Übersicht
Spezielle Liste: Eigene Übersicht für wiederkehrende Rechnungen Status-Anzeige: Aktiv, pausiert, beendet Nächste Erstellung: Wann wird die nächste Rechnung erstellt Historie: Alle bereits erstellten Rechnungen
Änderungen
Pausieren: Wiederholung temporär stoppen Beenden: Wiederholung dauerhaft beenden Anpassen: Inhalte für zukünftige Rechnungen ändern Preise aktualisieren: Neue Preise für kommende Rechnungen
Tipps zur Konfiguration
Planung
Vorlaufzeit: Konfiguriere rechtzeitig vor dem ersten Termin Testlauf: Erstelle zunächst eine normale Rechnung als Vorlage Kundenkommunikation: Informiere Kunden über automatische Rechnungen
Intervall-Wahl
Geschäftsmodell: Wähle Intervall passend zu deiner Leistung Kundenerwartung: Berücksichtige Kundenwünsche Cashflow: Optimiere für deinen Liquiditätsbedarf
Leistungszeitraum
Logik beachten: Wähle sinnvollen Bezugszeitraum Kundenverständnis: Wähle für Kunden nachvollziehbare Zeiträume Rechtssicherheit: Stelle sicher, dass Leistungszeitraum korrekt ist
Qualitätskontrolle
Regelmäßige Prüfung: Kontrolliere automatisch erstellte Rechnungen Preisanpassungen: Aktualisiere Preise rechtzeitig Kundendaten: Halte Kundendaten aktuell