Belegdetails

Hier siehst du alle Details eines Belegs auf einen Blick: Positionen, Zahlungen und das Belegbild. Zusätzlich kannst du unter dem Reiter "Dokumente" weitere Dateien zum Beleg hochladen und verwalten.

Voraussetzungen

• Ein ausgewählter Beleg mit gültiger Belegnummer
• Berechtigung zum Einsehen von Belegdetails
• Für Dokumentenverwaltung: Berechtigung zum Hochladen von Dateien
• Internetverbindung für das Laden der Belegdaten

Aufbau der Seite

Die Belegdetails sind in übersichtliche Registerkarten unterteilt:

Seitenkopf:

• Belegnummer: Vollständige Nummer mit Präfix (z.B. "RE/12345")
• Automatische Erkennung: Die Nummer wird aus den Belegdaten übernommen
• Eindeutige Identifikation: Jeder Beleg hat eine einmalige Nummer

Registerkarte "Belegübersicht":

• Datenbereich: Detaillierte Auflistung aller Belegpositionen
• Zahlungsbereich: Übersicht über alle Zahlungsvorgänge
• Belegbereich: Visueller Beleg mit PDF-Download-Option

Registerkarte "Dokumente" (optional):

• Dokumentenverwaltung: Upload und Verwaltung zusätzlicher Dateien
• Ordnerstruktur: Automatische Zuordnung zu Zahlungsdokumenten
• Dateiübersicht: Alle hochgeladenen Dokumente auf einen Blick

So arbeitest du mit dieser Seite

Belegpositionen einsehen:

1. Die Registerkarte "Belegübersicht" ist standardmäßig geöffnet
2. Im oberen Bereich siehst du alle Artikel und Dienstleistungen
3. Jede Position zeigt Artikel, Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis
4. Rabatte und Sonderkonditionen sind deutlich erkennbar

Zahlungsinformationen prüfen:

1. Scrolle zum Zahlungsbereich unter den Positionen
2. Hier siehst du alle verwendeten Zahlungsarten
3. Beträge, Zahlungszeiten und Referenznummern sind aufgelistet
4. Bei mehreren Zahlungsarten ist jede einzeln aufgeführt

Belegbild betrachten:

1. Im unteren Bereich wird das Belegbild angezeigt
2. Dies ist eine visuelle Darstellung des gedruckten Belegs
3. Du siehst genau, wie der Kunde den Beleg erhalten hat
4. Alle Formatierungen und Layouts sind originalgetreu

PDF herunterladen:

1. Klicke auf "PDF herunterladen" über dem Belegbild
2. Der Beleg wird als PDF-Datei auf deinen Computer geladen
3. Du kannst das PDF speichern, drucken oder weiterleiten
4. Das PDF entspricht exakt dem originalen Beleg

Dokumente verwalten (wenn verfügbar):

1. Wechsle zur Registerkarte "Dokumente"
2. Hier kannst du zusätzliche Dateien zum Beleg hochladen
3. Nutze dies für Lieferscheine, Garantiekarten oder Notizen
4. Alle Dokumente werden automatisch dem Beleg zugeordnet

Dateien hochladen:

1. Klicke auf "Datei hochladen" oder ziehe Dateien in den Bereich
2. Wähle die gewünschten Dateien von deinem Computer
3. Die Dateien werden automatisch hochgeladen und gespeichert
4. Du kannst verschiedene Dateiformate verwenden (PDF, Bilder, Dokumente)

Tipps und Hinweise

Beleganalyse durchführen:

• Prüfe alle Positionen auf Korrektheit
• Kontrolliere Preise und Rabatte
• Vergleiche Zahlungsbeträge mit den Positionssummen
• Achte auf Steuerausweise und Mehrwertsteuersätze

PDF-Download nutzen:

• Speichere wichtige Belege als PDF für die Archivierung
• Verwende PDFs für E-Mail-Versand an Kunden
• Nutze die PDF-Version für Buchhaltung und Steuerberater
• PDFs sind durchsuchbar und langfristig lesbar

Dokumentenverwaltung optimal nutzen:

• Lade Lieferscheine zu Warenlieferungen hoch
• Speichere Garantiekarten und Servicedokumente
• Füge Fotos von beschädigten Waren bei Reklamationen hinzu
• Dokumentiere besondere Vereinbarungen oder Notizen

Ordnerstruktur verstehen:

• Dokumente werden automatisch in Zahlungsdokumente einsortiert
• Die Ordnerstruktur folgt der Belegnummer
• Alle Mitarbeiter mit Berechtigung können die Dokumente einsehen
• Die Zuordnung bleibt dauerhaft bestehen

Belegbild interpretieren:

• Das Belegbild zeigt den exakten Ausdruck
• Alle Formatierungen sind originalgetreu
• Nutze es zur Überprüfung der Druckqualität
• Bei Problemen kannst du Druckeinstellungen anpassen

Zahlungsdetails verstehen:

• Jede Zahlungsart wird einzeln aufgeführt
• Referenznummern helfen bei der Nachverfolgung
• Zeitstempel zeigen den genauen Zahlungszeitpunkt
• Bei Kartenzahlungen sind Transaktionsdaten verfügbar

Fehlersuche und Kontrolle:

• Nutze die Detailansicht zur Fehleranalyse
• Vergleiche Soll- und Ist-Werte
• Prüfe bei Reklamationen alle Belegdetails
• Dokumentiere Auffälligkeiten für spätere Nachverfolgung

Archivierung und Aufbewahrung:

• Nutze die PDF-Funktion für digitale Archive
• Lade wichtige Zusatzdokumente hoch
• Beachte gesetzliche Aufbewahrungsfristen
• Erstelle regelmäßige Backups wichtiger Belege

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