E-Mail-Versand für Termine und Verkauf einrichten
Du stellst hier ein, welche automatischen E-Mails weboffice bei Terminen und Verkäufen verschicken soll, und legst den Absender fest. Du kannst auch eine eigene Domain für den Mailversand nutzen, um professioneller zu wirken, und jede Nachricht vor dem Versand testen.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste System > Standorte.
- Wähle einen Standort aus der Liste.
- Gehe zur Registerkarte Kommunikation.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht, Standorte zu verwalten. Je nachdem, welche E-Mail-Nachrichten du einrichten möchtest, musst du das Modul Termine oder das Modul Verkauf (Kasse) haben.
So gehst du vor
Grundeinstellungen für E-Mail-Versand
- Schalte die Option E-Mail-Benachrichtigung aktivieren ein, um E-Mails überhaupt zu verschicken.
- Trage unter E-Mail die Adresse ein, von der weboffice Mails verschicken soll.
- Trage unter E-Mail-Sendername einen Namen ein – das ist der Name, der dem Empfänger angezeigt wird, zum Beispiel der Name deines Unternehmens oder des Standorts.
Alle weiteren Einstellungen für E-Mail-Nachrichten erscheinen nur, wenn E-Mail-Benachrichtigungen aktiv sind.
Terminerinnerungen versenden
Wenn das Modul Termine vorhanden ist:
- Schalte E-Mail-Erinnerungsnachricht senden ein.
- Schreibe im Feld E-Mail-Erinnerungsnachricht den Text, der als Erinnerung an Kunden gehen soll.
- Klicke Test-E-Mail senden, um die Nachricht an deine eigene E-Mail-Adresse zu schicken und zu prüfen, wie sie aussieht.
Bestätigungen für neue Termine versenden
Wenn das Modul Termine vorhanden ist:
- Schalte E-Mail-Bestätigungsnachricht senden ein.
- Schreibe im Feld E-Mail-Bestätigungsnachricht den Text, der als Bestätigung für einen neuen Termin gehen soll.
- Klicke Test-E-Mail senden, um die Nachricht zu testen.
Verkaufsbestätigungen versenden
Wenn das Modul Verkauf (Kasse) vorhanden ist:
- Schalte E-Mail-Verkaufsnachricht senden ein.
- Schreibe im Feld E-Mail-Verkaufsnachricht den Text, der nach jedem Verkauf an den Kunden gehen soll.
- Klicke Test-E-Mail senden, um die Nachricht zu testen.
Eigene Domain für E-Mail-Versand nutzen
Sobald E-Mail-Benachrichtigungen aktiv sind, erscheint der Bereich Eigene Domain nutzen. Hier kannst du eine eigene Domain konfigurieren – E-Mails wirken dann professioneller und landen seltener im Spam.
- Trage unter Domain den Namen deiner Domain ein.
- Klicke Domaineinstellungen prüfen. weboffice prüft nun, ob die erforderlichen DNS-Einträge richtig gesetzt sind.
Wenn die Prüfung zeigt, dass DNS-Einträge falsch sind:
- Kopiere die angezeigten Einträge (Typ, Name und Wert) mit der Schaltfläche Kopieren.
- Trage sie in den DNS-Verwaltungsbereich deines Domain-Providers ein.
- Warte bis zu 48 Stunden, bis die Änderungen weltweit verteilt sind, und prüfe dann erneut.
Sobald alle DNS-Einträge korrekt sind:
- Schalte Eigene Domain für den Versand verwenden ein.
- Klicke Test E-Mail versenden, um sicherzustellen, dass alles funktioniert.
Aufbau der Seite
E-Mail-Versand: hier legst du Absender und Aktivierung fest.
E-Mail-Nachrichten: hier definierst du, wann E-Mails versendet werden, und schreibst die Texte. Die Seite zeigt abhängig von deinen Modulen unterschiedliche Nachrichten:
- Terminerinnerungen (Modul Termine erforderlich)
- Bestätigungen für neue Termine (Modul Termine erforderlich)
- Verkaufsbestätigungen (Modul Verkauf erforderlich)
Eigene Domain nutzen: Falls E-Mail-Benachrichtigungen aktiv sind, kannst du hier eine eigene Domain einrichten. weboffice zeigt dir die erforderlichen DNS-Einträge an und prüft automatisch, ob sie richtig gesetzt sind.
Was danach passiert
Die Einstellungen werden gespeichert, sobald du die Seite verlässt. Von nun an versendet weboffice die eingerichteten E-Mails automatisch.
Die Test-E-Mails gehen an die E-Mail-Adresse deines weboffice-Benutzerkontos. So kannst du prüfen, ob die Nachrichtenvorlagen so aussehen, wie du sie möchtest.
Um zu überprüfen, welche E-Mails tatsächlich versendet wurden und ob sie gelesen wurden, schau ins E-Mail-Protokoll. Dort siehst du alle versendeten E-Mails mit Empfänger, Betreff und Lesestatus.
Tipps und Hinweise
Nachrichtentexte formatieren: In den Textfeldern kannst du Text fett oder kursiv formatieren – nutze die Schaltflächen in der Bearbeitungsleiste.
DNS-Einträge und Spam: Wenn du eine eigene Domain nutzt, aber DNS-Einträge nicht oder falsch konfiguriert sind, landen E-Mails häufiger im Spam-Ordner oder werden gar nicht zugestellt. Überprüfe die DNS-Einträge regelmäßig.
Kein Modul? Keine Nachrichten: Wenn bei dir beispielsweise das Modul Termine nicht lizenziert ist, siehst du die entsprechenden Nachrichtentypen gar nicht.