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Stammdaten des Standorts

Stammdaten des Standorts

Auf dieser Seite pflegst du alle wichtigen Grunddaten deines Standorts. Hier legst du fest, wie dein Standort heißt, welche Kontaktdaten er hat und wie die Belegnummern aufgebaut sein sollen. Diese Informationen werden in vielen Bereichen von weboffice verwendet, beispielsweise auf Rechnungen, in E-Mails oder bei der Kundenkommunikation.

Voraussetzungen

  • Du benötigst Administratorrechte für deinen Standort
  • Für die Unternehmenszuordnung müssen bereits Unternehmen angelegt sein
  • Für die Lager- und Kostenstellen-Zuordnung müssen diese bereits existieren

Aufbau der Seite

Die Seite ist in mehrere Bereiche unterteilt:

Stammdaten

Name des Profitcenters: Der offizielle Name deines Standorts, wie er in der Software und auf Dokumenten erscheint.

Unternehmen: Hier ordnest du den Standort einem übergeordneten Unternehmen zu. Das ist wichtig für die Buchhaltung und Berichterstattung.

Standardlager: Wähle das Lager aus, das standardmäßig für neue Artikel und Buchungen verwendet werden soll.

Telefon 1 und Telefon 2: Die Haupttelefonnummern des Standorts. Diese erscheinen auf Dokumenten und können für die Kundenkommunikation verwendet werden.

E-Mail: Die Haupt-E-Mail-Adresse des Standorts für allgemeine Anfragen.

Website: Die Internetadresse deines Standorts oder Unternehmens.

Nummernkreise

Hier legst du die Kürzel für verschiedene Dokumenttypen fest:

Prefix Angebot: Kürzel für Angebotsnummern (z.B. "ANG") Prefix Auftragsbestätigung: Kürzel für Auftragsbestätigungen (z.B. "AB") Prefix Lieferschein: Kürzel für Lieferscheine (z.B. "LS") Prefix Rechnung: Kürzel für Rechnungen (z.B. "RE") Prefix Wiederkehrende Rechnung: Kürzel für Abo-Rechnungen (z.B. "WR") Prefix Beleg (ER): Kürzel für Eingangsrechnungen (z.B. "ER") Prefix Gutschrift: Kürzel für Gutschriften (z.B. "GS") Prefix Ausgangsgutschrift: Kürzel für ausgehende Gutschriften (z.B. "AGS")

Adressdaten

In diesem Bereich pflegst du die vollständige Adresse deines Standorts. Diese wird auf allen Dokumenten und in der Kundenkommunikation verwendet.

Zahlungsmodalitäten

Standard-Kostenstelle: Wähle die Kostenstelle aus, die standardmäßig für neue Buchungen verwendet werden soll.

Umsatzsteuer-Nummer: Die offizielle USt-ID deines Unternehmens für steuerliche Zwecke.

Bankdaten: Hier pflegst du die Bankverbindung, die auf Rechnungen und anderen Zahlungsdokumenten erscheint.

Abmeldung nach Inaktivität

Minuten bis Sperrung: Lege fest, nach wie vielen Minuten ohne Aktivität sich Benutzer automatisch abmelden sollen. Eine leere Eingabe bedeutet, dass keine automatische Abmeldung erfolgt.

Anmeldung

Anmeldemethode bei Sperrung: Bestimme, wie sich Benutzer nach einer automatischen Sperrung wieder anmelden müssen (z.B. nur Passwort oder vollständige Anmeldedaten).

So arbeitest du mit dieser Seite

Grunddaten eingeben

  1. Trage den Namen deines Standorts in das Feld "Name des Profitcenters" ein
  2. Wähle das zugehörige Unternehmen aus dem Auswahlfeld
  3. Bestimme ein Standardlager, falls vorhanden
  4. Gib die Telefonnummern und E-Mail-Adresse ein
  5. Trage die Website-Adresse ein, falls vorhanden

Nummernkreise definieren

  1. Überlege dir sinnvolle, kurze Kürzel für jeden Dokumenttyp
  2. Trage diese in die entsprechenden Prefix-Felder ein
  3. Achte darauf, dass die Kürzel eindeutig und verständlich sind

Adresse pflegen

  1. Fülle alle Adressfelder vollständig aus
  2. Achte auf korrekte Schreibweise, da diese Daten auf offiziellen Dokumenten erscheinen

Zahlungsdaten konfigurieren

  1. Wähle eine Standard-Kostenstelle aus, falls du mit Kostenstellen arbeitest
  2. Trage deine Umsatzsteuer-Nummer ein
  3. Pflege deine Bankdaten vollständig für den Zahlungsverkehr

Sicherheitseinstellungen anpassen

  1. Bestimme eine angemessene Zeit für die automatische Abmeldung
  2. Wähle die passende Anmeldemethode nach einer Sperrung

Tipps und Hinweise

  • Vollständigkeit: Fülle alle Felder so vollständig wie möglich aus, da diese Daten in vielen Bereichen verwendet werden
  • Nummernkreise: Verwende kurze, prägnante Kürzel (2-4 Buchstaben), die auch für Außenstehende verständlich sind
  • Telefonnummern: Gib Telefonnummern im internationalen Format ein (z.B. +43 1 234567)
  • E-Mail: Verwende eine professionelle E-Mail-Adresse, die regelmäßig überwacht wird
  • Bankdaten: Überprüfe die Bankdaten sorgfältig, da Fehler zu Zahlungsproblemen führen können
  • Sicherheit: Wähle eine angemessene Sperrzeit - zu kurz ist lästig, zu lang ist unsicher
  • Änderungen: Änderungen an den Stammdaten wirken sich auf zukünftige Dokumente aus, bereits erstellte Dokumente bleiben unverändert

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