Auftrag stornieren oder als Gutschrift buchen
Du kannst einen Auftrag stornieren, indem du ihn als Gutschrift oder Stornobeleg neu auflegst. Das ist nötig, wenn du einen Auftrag rückgängig machen oder einen falschen Beleg korrigieren musst. weboffice kopiert dann alle Positionen und Daten vom Original – du kannst sie vor dem Speichern noch anpassen.
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht, Aufträge anzusehen und zu bearbeiten. Der ursprüngliche Auftrag muss bereits gespeichert sein.
So gehst du vor
Öffne den Auftrag, den du stornieren möchtest.
Klicke oben rechts auf die Schaltfläche Speichern (oder Finalisieren, wenn es ein Entwurf ist). Ein Fenster fragt dich, in welchen Belegart du den Auftrag umwandeln möchtest – wähle Gutschrift oder den passenden Stornobeleg für deinen Fall.
Bestätige die Sicherheitsabfrage, ob du den aktuellen Stand speichern und den neuen Beleg erstellen möchtest.
Sobald du bestätigst, speichert weboffice den ursprünglichen Auftrag ab und öffnet einen neuen Beleg. Dieser enthält alle Positionen und Angaben des Originals, aber mit leeren Feldern für Belegnummer und -datum (diese werden beim Speichern des neuen Belegs automatisch vergeben).
Überprüfe die Angaben und Positionen des neuen Belegs. Du kannst alles wie üblich bearbeiten:
- Positionen ändern oder löschen: Wähle eine Position im Baum links aus und ändere Menge, Preis oder sonstige Details.
- Kundenangaben anpassen: Bearbeite Datum, Kunde, Adresse und andere Felder im mittleren Bereich nach Bedarf.
- Zahlungsbedingungen prüfen: Überprüfe Zahlungsfrist, Skonto und Besteuerung. Die Werte werden aus dem Kundenstamm übernommen, können aber angepasst werden.
Speichere den neuen Beleg durch Klick auf Speichern. Der Gutschrift oder der Stornobeleg wird jetzt mit einer neuen Nummer und aktuellem Datum gebucht.
Aufbau des Bearbeitungsfensters
Das Fenster teilt sich in drei Bereiche:
- Baum (links): Zeigt die Struktur des Belegs – Auftragsdaten an der Spitze, darunter Positionsgruppen und einzelne Positionen.
- Bearbeitung (Mitte): Hier bearbeitest du das aktuell ausgewählte Element – entweder die Auftragsdaten (Kunde, Datum, Zahlungsfristen, Texte) oder eine einzelne Position.
- Vorschau (rechts): Live-Anzeige, wie der Beleg aussieht.
Auf mobilen Geräten wechselst du oben zwischen diesen drei Ansichten hin und her.
Auftragsdaten (Master): Der oberste Knoten im Baum enthält:
- Auftragsdatum, Standort, Kundenangaben
- Besteuerung (USt-Typ), Zahlungsbedingungen, Skonto
- Kopftext und Fußtext für den Beleg
Positionen: Einzelne Artikel mit Menge, Preis, Rabatt und Steuersatz. Du kannst Positionen löschen, verschieben oder vervielfältigen.
Was danach passiert
Der neue Beleg (Gutschrift oder Stornobeleg) ist jetzt wie jeder andere Auftrag – du kannst ihn drucken, versenden, oder später noch einmal öffnen und bearbeiten, solange er noch nicht versendet oder bezahlt ist.
Der ursprüngliche Auftrag bleibt unverändert in der Liste. Die beiden Belege stehen unabhängig nebeneinander.
Tipps und Hinweise
- Warnung beim Speichern: Wenn der Original-Auftrag bereits versendet, bezahlt oder gemahnt wurde, zeigt weboffice eine Warnung. Das ist normal – bestätige, dass du die Änderung trotzdem vornehmen möchtest.
- Kopieren statt Stornieren: Du möchtest nur eine Kopie eines Auftrags anlegen, ohne ihn zu stornieren? Das funktioniert genauso – öffne den Auftrag und speichere ihn erneut als neuer Beleg, ohne den ursprünglichen zu ändern.
- Preise überprüfen: Die Preise werden übernommen. Wenn sich die Kundenpreise in der Zwischenzeit geändert haben, werden die alten Preise kopiert – passe sie bei Bedarf manuell an.
- Zahlungsbedingungen: Diese werden aus dem aktuellen Kundenstamm übernommen. Falls sie nicht passen, stelle sie manuell auf die gleichen Werte wie im Original ein.