Kartenzahlungen und weitere Funktionen in der Kasse

Hier findest du Funktionen für Kartenzahlungen, Währungsumtausch, Gutscheine, Kundenpässe und weitere spezielle Aufgaben an der Kasse – jeweils mit eigenen Fenstern und Eingabemasken.

So kommst du hierher

1. Öffne die Kasse über die Seitenleiste: Kasse/Warenkorb
2. Sobald der Warenkorb offen ist, findest du am rechten Rand verschiedene Funktionsbereiche als ausklappbare Bereiche
3. Die Funktionen öffnen sich, wenn du auf die entsprechenden Überschriften klickst

Voraussetzungen

Du brauchst das Modul Kasse und entsprechende Berechtigungen für die einzelnen Funktionen. Manche Funktionen (etwa Kartenzahlungen oder RKSV-Export) stehen nur zur Verfügung, wenn diese durch deinen Administrator eingerichtet wurden.

So gehst du vor

Kartenzahlungen ansehen

Wenn deine Kasse mit Kartenlesegeräten verbunden ist, siehst du alle Transaktionen, die über diese Geräte abgewickelt wurden.

1. Klicke auf Kartenzahlungen
2. Wähle die Registerkarte für das gewünschte Gerät:
   • ZVT-Terminal: Zahlungen über ein ZVT-Kartenterminal
   • Hobex: Zahlungen über Hobex
   • webofficePay: Zahlungen über weboffice Pay (Stripe)

Welche Registerkarten sichtbar sind, bestimmt dein Administrator durch die Gerätekonfiguration.

Währung umtauschen

Du kannst Beträge zwischen verschiedenen Zahlungsarten wechseln – etwa wenn ein Kunde Bargeld in einen Gutschein umtauschen möchte oder eine Rückzahlung in einer anderen Währung erfolgt.

1. Klicke auf Währungsumtausch
2. Wähle die Von-Zahlungsart (die Währung, aus der du umtauschst)
3. Wähle die Nach-Zahlungsart (die Währung, in die du umtauschst)
4. Trage den Betrag ein, den du umtauschst
5. Gib den Wechselkurs ein – der Erhalt (Zielbetrag) wird automatisch berechnet. Wenn du stattdessen den Erhalt eintragst, wird der Kurs neu berechnet
6. Optional: Schreib eine Anmerkung, etwa den Grund für den Umtausch
7. Klicke Umtausch durchführen

Der Umtausch wird als Buchung erfasst und ein Beleg gedruckt. Die Beträge werden sofort aus der einen und in die andere Zahlungsart gebucht.

Gutschein einlösen

Wenn ein Kunde einen Gutschein nutzen möchte:

1. Klicke auf Gutschein einlösen
2. Gib die Gutscheinnummer ein
3. Das System prüft automatisch:
   • Ob der Gutschein gültig ist
   • Ob er noch nicht gesperrt wurde
   • Welcher Betrag noch verfügbar ist
4. Bestätige mit Gutschein verwenden

Der Gutschein wird zum Warenkorb hinzugefügt und von der Rechnung abgezogen. Ist der Gutschein aufgebraucht, kannst du ihn nicht mehr verwenden.

Ausführliche Schritte findest du unter Gutschein einlösen.

Kundenpässe verwalten

Die Kundenpass-Verwaltung zeigt dir alle Kundenpässe und Abonnements auf einen Blick.

1. Klicke auf Kundenpass-Verwaltung
2. Die Liste zeigt dir alle Pässe mit ihrem Status (Aktiv, Abgelaufen oder Gesperrt) und ihrer Restlaufzeit
3. Um einen Pass zu sperren oder zu entsperren:
   • Finde den Pass in der Liste (nutze das Suchfeld, wenn nötig)
   • Klicke auf die Schaltfläche Sperren oder Entsperren in der Zeile
   • Bestätige die Sicherheitsabfrage

Der Zustand wechselt sofort nach dem Speichern.

Umsatzverteilung ändern

Wenn mehrere Mitarbeiter an einem Beleg beteiligt sind, kannst du den Umsatz zwischen ihnen aufteilen – etwa wenn unterschiedliche Mitarbeiter verschiedene Posten verkauft haben.

1. Klicke auf Umsatzverteilung ändern
2. Für jede Zeile:
   • Wähle einen Mitarbeiter aus dem Auswahlfeld
   • Gib seinen Gesamtanteil ein – entweder in Prozent oder als Betrag (du kannst zwischen beiden umschalten)
   • Die jeweils andere Größe wird automatisch berechnet
3. Klicke auf Hinzufügen, um weitere Mitarbeiter hinzuzufügen
4. Klicke auf Löschen, um einen Eintrag zu entfernen

Die Summe aller Anteile muss 100 % ergeben. Wenn du einen Anteil änderst, werden die anderen Anteile automatisch neu berechnet, damit die Gesamtsumme passt. Speichere mit Speichern.

Teilstornierung durchführen

Um einzelne Positionen eines abgeschlossenen Belegs ganz oder teilweise rückgängig zu machen:

1. Öffne den Beleg, den du teilweise stornieren möchtest
2. Klicke auf Teilstornierung
3. Jede Position zeigt:
   • Die ursprüngliche Menge (Original)
   • Die Menge, die noch storniert werden kann (Verbleibend)
   • Den Preis pro Position
4. Aktiviere das Häkchen neben den Positionen, die du stornieren möchtest
5. Gib die Menge ein, die storniert werden soll (maximal die verbleibende Menge)
6. Optional: Schreib einen Stornogrund auf
7. Klicke Stornierung durchführen

Bereits vollständig stornierte Positionen sind ausgegraut und können nicht mehr ausgewählt werden.

Mehr zur Stornierung findest du unter Stornierung.

Fehlende Kundendaten ergänzen

Wenn bei einem Kunden wichtige Daten fehlen (etwa Adresse oder Geburtsdatum), bietet dir weboffice an, diese direkt an der Kasse zu erfassen – ohne die Kundenakte separat zu öffnen.

1. Das Fenster zeigt nur die Felder, die noch nicht ausgefüllt sind
2. Trage die Daten ein: Anrede, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Telefon und Mobilnummer, E-Mail, Fax, Website, Straße, Postleitzahl, Ort, Land und optional die Zustimmung zu Marketingzusendungen
3. Speichere mit Speichern

Die Daten werden sofort im Kundenkonto hinterlegt.

Gutschein verkaufen und drucken

Wenn du einen Gutschein verkaufst, kannst du zwischen zwei Druckformaten wählen:

1. Nach dem Verkauf wähle das Druckformat:
   • Bon-Format: Ein schmaler Kassenbon – praktisch zum sofort Mitgeben
   • Gutschein-Format: Ein ansprechendes DIN-A4-Dokument – schöner zum Verschenken oder Verschicken
2. Der Gutschein wird gedruckt

Ausführliche Schritte findest du unter Gutschein verkaufen.

Gutschein per E-Mail versenden

Nach dem Verkauf eines Gutscheins kannst du ihn per E-Mail an den Kunden senden.

1. Das Fenster zeigt die E-Mail-Adresse des Kunden (falls hinterlegt)
2. Bearbeite bei Bedarf den vorbereiteten Text in der Vorbotschaft
3. Klicke auf Versenden, um die E-Mail mit dem Gutschein-PDF im Anhang zu verschicken

RKSV-Funktionen nutzen (Österreich)

Wenn deine Kasse die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) erfüllen muss:

1. Klicke auf RKSV-Funktionen
2. Wähle eine der beiden Optionen:
   • RKSV - Datenerfassungsprotokoll: Exportiere das Datenerfassungsprotokoll (DEP) für einen Zeitraum. Wähle den Zeitraum und klicke auf DEP 7 exportieren. Die Datei wird dem Finanzamt übermittelt
   • NULL-Beleg drucken: Drucke einen NULL-Beleg zur Überprüfung der Signaturerstellungseinheit

Offene Tage schließen

Bevor du eine neue Kasse startest, müssen alle früheren Kassensessions abgeschlossen sein.

1. Wenn noch offene Tage vorhanden sind, zeigt die Kasse eine Benachrichtigung
2. Klicke auf Tag abschließen für jeden noch offenen Tag
3. Der Tag wird abgeschlossen und ist bereit für einen Tagesabschluss

Aufbau der Funktionsbereiche

Die Kartenzahlungen und weitere Funktionen sind in ausklappbare Bereiche unterteilt. Jeder Bereich hat:

• Ein Symbol (etwa eine Kreditkarte für Kartenzahlungen)
• Eine Überschrift mit dem Namen der Funktion
• Den Inhalt, der sich beim Klick ausbreitet

Einige Funktionen (wie Kartenzahlungen) enthalten mehrere Registerkarten mit unterschiedlichen Inhalten.

Was danach passiert

Nach jeder Aktion – ob Umtausch, Gutschein, Stornierung oder Dateneingabe – wird die Änderung sofort gespeichert und in der Kasse sichtbar. Manche Funktionen drucken automatisch einen Beleg, andere aktualisieren nur die Daten im System.

Wenn es Fehler gibt (etwa unvollständige Eingaben oder Summen, die nicht aufgehen), zeigt weboffice eine Fehlermeldung und hilft dir, die Fehler zu beheben.

Tipps und Hinweise

• Berechtigungen: Nicht alle Funktionen stehen jedem Benutzer zur Verfügung. Dein Administrator bestimmt, wer stornieren, Umsätze verteilen oder RKSV-Exporte durchführen darf.

• Geräte-Setup: Damit Kartenzahlungen angezeigt werden, müssen die Lesegeräte durch deinen Administrator eingerichtet sein.

• Summen kontrollieren: Bei der Umsatzverteilung und dem Währungsumtausch musst du besonders aufpassen, dass die Summen stimmen – die Software warnt dich, wenn etwas nicht aufgeht.

• Gutschein und Stornierung: Beachte, dass bereits vollständig stornierte Positionen nicht mehr bearbeitet werden können und dass aufgebrauchte Gutscheine nicht mehr eingelöst werden.