Schichtplanung verwalten

Hier legst du Schichtvorlagen, Regeln und Qualifikationen an, die die Grundlage für deinen Schichtplan bilden. Du brauchst mindestens eine Schichtvorlage, bevor du Schichten planen kannst.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle Schichtplanung > Verwaltung.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zur Verwaltung der Schichtplanung. Weitere Aufgaben zur eigentlichen Planung findest du unter Schichtplanung/Dienstplan.

Aufbau der Verwaltung

Die Verwaltung besteht aus drei Registerkarten:

• Vorlagen: Schichtvorlagen (z. B. „Früh" oder „Spät") mit Beginn, Dauer und Pausenzeiten
• Regeln: Wiederholende Zuordnungen einer Vorlage zu einem Mitarbeiter an bestimmten Wochentagen
• Qualifikationen: Fachliche Anforderungen, die du Mitarbeitern zuweisen kannst

So gehst du vor

Schichtvorlage anlegen

1. Wechsle zur Registerkarte Vorlagen.
2. Klicke auf Hinzufügen (oder drücke Strg+N).
3. Fülle die Felder aus:
   • Standort: Wähle den Ort, für den die Vorlage gilt (erforderlich).
   • Name: Aussagekräftige Bezeichnung der Schicht (erforderlich).
   • Kürzel: Kurzes Kürzel, das im Plan angezeigt wird.
   • Abteilung: Optional – grenzt die Vorlage auf eine bestimmte Abteilung ein.
   • Farbe: Wähle eine Farbe zur visuellen Unterscheidung im Plan.
4. Lege die Arbeitszeit fest:
   • Beginn (HH:mm): Startzeit der Schicht.
   • Ende (HH:mm): Endzeit der Schicht.
   • Pause (Min): Pausendauer in Minuten.
   • Unter der Eingabe siehst du sofort die berechnete Dauer. Dauert die Schicht über Mitternacht, zeigt das System „+1 Tag".
5. Unter Soll-Besetzung pro Wochentag stellst du ein, an welchen Tagen diese Vorlage gilt und wie viele Mitarbeiter sie an jedem dieser Tage besetzen sollen:
   • Aktiviere oder deaktiviere jeden Wochentag per Umschalter.
   • Trage die gewünschte Anzahl Mitarbeiter ein. Mindestens ein Tag muss aktiv sein.
6. Klicke Speichern.

Schichtregel anlegen

Eine Regel ordnet eine Schichtvorlage automatisch einem Mitarbeiter an bestimmten Wochentagen zu.

1. Wechsle zur Registerkarte Regeln.
2. Klicke auf Hinzufügen.
3. Fülle die Felder aus:
   • Mitarbeiter: Wähle den Mitarbeiter (erforderlich).
   • Vorlage: Wähle die Schichtvorlage (erforderlich).
   • Wochentag: Lege fest, an welchem Wochentag die Vorlage wiederkommen soll (erforderlich).
   • Gültig ab: Datum, ab dem die Regel gilt.
   • Gültig bis: Optional – Datum, bis zu dem die Regel läuft. Leer lassen für unbefristet.
   • Aktiv: Umschalter – nur aktive Regeln werden angewendet.
4. Klicke Speichern.

Qualifikation anlegen

Qualifikationen sind fachliche Anforderungen (z. B. „Kassierer" oder „Verkaufsleiter"), die du Mitarbeitern zuweisen kannst.

1. Wechsle zur Registerkarte Qualifikationen.
2. Klicke auf Hinzufügen.
3. Fülle die Felder aus:
   • Name: Bezeichnung der Qualifikation (erforderlich).
   • Beschreibung: Erklärung oder Anforderungen (optional, Platz für mehrere Zeilen).
4. Klicke Speichern. Die Qualifikation ist jetzt angelegt.
5. Um Mitarbeiter dieser Qualifikation hinzuzufügen, öffne die Qualifikation erneut durch Doppelklick oder über Bearbeiten.
6. Im Bereich Mitarbeiter mit dieser Qualifikation klicke auf Mitarbeiter hinzufügen.
7. Wähle die gewünschten Mitarbeiter. Du kannst für jeden Mitarbeiter ein Verfallsdatum eintragen (Gültig bis), oder das Feld leer lassen für unbefristet.
8. Klicke Speichern.

Einträge bearbeiten oder löschen

• Bearbeiten: Doppelklick auf den Eintrag oder Klick auf die Bearbeiten-Schaltfläche (Stift-Symbol).
• Löschen: Klick auf die Löschen-Schaltfläche (Papierkorb-Symbol). Bei Qualifikationen wird archiviert statt gelöscht.

Was danach passiert

Sobald du Vorlagen und Regeln anlegst, werden sie Grundlage für deinen Schichtplan. Regeln füllen sich automatisch in den Plan ein. Im Dienstplan kannst du dann Schichten manuell verfeinern oder Abweichungen eintragen.

Tipps und Hinweise

• Mindestanforderung: Du brauchst mindestens eine Schichtvorlage mit einem aktiven Wochentag, bevor du Regeln oder Schichten planen kannst.
• Reihenfolge beim Einrichten: Lege zuerst Vorlagen an, dann Regeln, dann Qualifikationen.
• Unbefristete Regeln: Lässt du das Verfallsdatum leer, läuft die Regel zeitlich unbegrenzt.
• Farben nutzen: Unterschiedliche Farben für verschiedene Schichttypen (Früh, Spät, Nacht) machen den Plan übersichtlicher.
• Wochentag-Beschränkung: Eine Regel gilt immer nur für einen bestimmten Wochentag. Wenn ein Mitarbeiter z. B. montags und mittwochs die gleiche Schicht haben soll, brauchst du zwei separate Regeln.