Automatische E-Mails verstehen

weboffice verschickt automatisch E-Mails an Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter – je nachdem, welche Ereignisse in deinem System stattfinden. Diese Seite zeigt dir, welche E-Mails das Programm versendet und wann.

Voraussetzungen

Du benötigst die E-Mail-Versandeinstellungen deines Unternehmens. Diese legst du unter Mailversand fest.

Aufbau der automatischen E-Mails

weboffice versendet E-Mails automatisch in verschiedenen Situationen. Die Mails enthalten immer die relevanten Daten zum jeweiligen Ereignis – etwa Belegnummern, Kontaktinformationen oder Termindaten – und werden mit Dokumenten wie Rechnungen oder Belegen als Anhang versendet. Voraussetzung ist immer, dass die Empfänger-E-Mail-Adresse vollständig und gültig eingetragen ist.

So gehst du vor

Automatische E-Mails werden durch Ereignisse in weboffice ausgelöst – du startest sie nicht manuell. Die folgenden E-Mails versendet das System automatisch:

Angebotsanfrage
Wenn ein Interessent über ein Formular auf deiner Website eine Angebotsanfrage stellt, erhältst du eine E-Mail mit seinen Kontaktdaten: Vorname, Nachname, Unternehmen, Telefon, E-Mail-Adresse und Website. So kannst du zeitnah Kontakt aufnehmen.

Rückrufanfrage
Fordert jemand einen Rückruf an, benachrichtigt dich das System mit der Telefonnummer. Das ist deine Erinnerung, den Kunden so schnell wie möglich anzurufen.

Kontaktanfrage
Wenn Besucher über ein Kontaktformular auf deiner Website anfragen, werden dir alle eingefüllten Felder per E-Mail zugestellt. So geht kein Kundeninteresse verloren.

Kassenbon per E-Mail
Nach einem Kassenverkauf kann eine Belegabschrift automatisch per E-Mail versendet werden – mit den Kassenbondaten im beigefügten Dokument.

Rechnung per E-Mail
Rechnungen werden automatisch versendet, wenn du sie freigibst. Die E-Mail enthält die Belegnummer und die Rechnung als Anlage.

Mahnung per E-Mail
Wenn eine Rechnung nicht bezahlt wurde, kann weboffice automatisch eine Mahnung mit der Original-Rechnung versendet.

Bestellung an Lieferanten
Bestellungen an deine Lieferanten werden per E-Mail versendet – mit allen Positionen und Mengendaten im beigefügten Dokument.

Gutschein per E-Mail
Gutscheine können automatisch per E-Mail an den Käufer versendet werden.

Eingangsrechnung per E-Mail verarbeiten
Wenn du eine Eingangsrechnung per E-Mail an weboffice sendest:

• Das System versucht, die Rechnung automatisch auszulesen (Lieferant, Betrag, Datum, Referenznummer).
• Bei erfolgreicher Verarbeitung erhältst du eine Bestätigung mit allen erkannten Daten. Die Rechnung wird in die Eingangsrechnungsverarbeitung aufgenommen.
• Falls die Verarbeitung scheitert, wird die Rechnung als Entwurf im System abgelegt. Du kannst sie dann manuell fertigstellen oder die Verarbeitung erneut starten.
• Ist deine E-Mail-Adresse im System nicht registriert, erhältst du eine Fehlermitteilung.

Reservierungsbestätigung oder -absage (nur Restaurants)
Kunden erhalten automatisch eine Bestätigung oder – falls die Reservierung nicht möglich ist – eine Absage mit Datum, Uhrzeit, Tischgröße und Restaurantdaten.

Anfrage zu Arbeitszeiten
Wenn ein Mitarbeiter einen Antrag für Arbeitszeiten einreicht, benachrichtigt dich das System mit einem Link zur Beantragungsverwaltung.

Test-E-Mail
Beim Einrichten der E-Mail-Versandeinstellungen kannst du eine Test-E-Mail verschicken, um die Konfiguration zu prüfen.

Was danach passiert

Die E-Mails werden automatisch zu dem Zeitpunkt versendet, zu dem das Ereignis im System stattfindet – etwa wenn du eine Rechnung freigibst, ein Kunde eine Angebotsanfrage stellt oder ein Mitarbeiter einen Antrag einreicht. Bei Erfolg ist die Mail im Postfach des Empfängers; bei Fehlern erhältst du selbst eine Benachrichtigung.

Alle E-Mail-Einstellungen – Absenderadresse, Signatur und weitere Konfigurationen – verwaltest du unter Mailversand.

Tipps und Hinweise

• E-Mails werden nur versendet, wenn die Empfänger-E-Mail-Adresse vollständig und gültig eingetragen ist. Überprüfe in den Kontaktdaten von Kunden und Lieferanten, dass die E-Mail-Adresse korrekt erfasst ist.
• Bei Eingangsrechnungen, die nicht automatisch verarbeitet wurden, prüfe regelmäßig die Entwürfe in der Ausgabenverwaltung – manche Rechnungen müssen eventuell manuell erfasst werden.
• Reservierungsbestätigungen sind an das jeweilige Restaurant-Modul gebunden und werden nur versendet, wenn die Reservierungsbuchung im System erfolgt.