Eine wiederkehrende Rechnung wird automatisch in regelmäßigen Abständen erstellt und versendet – etwa monatliche Gebühren oder regelmäßige Leistungen. Hier legst du fest, in welchem Rhythmus die Rechnung wiederholt wird und wann sie das letzte Mal ausgelöst werden soll.
Voraussetzungen
Du bearbeitest gerade eine neue Rechnung. Nach dem Speichern lassen sich die Einstellungen zur Wiederholung nicht mehr ändern.
So gehst du vor
Öffne das Auswahlfeld Wiederkehrend und wähle einen Rhythmus:
- Wöchentlich: Die Rechnung wird jeden Woche am gleichen Wochentag erstellt.
- Monatlich: Die Rechnung wird an einem bestimmten Tag jeden Monat erstellt. Du kannst dann wählen, in welchen Monaten sie laufen soll.
- Jährlich: Die Rechnung wird jedes Jahr am gleichen Datum erstellt.
Je nach Rhythmus, den du gewählt hast, ergänze die zusätzlichen Angaben:
Bei wöchentlich:
- Im Feld Mit Wochentag ist automatisch der heutige Wochentag eingestellt. Ändere ihn, wenn die Rechnung an einem anderen Wochentag wiederholt werden soll.
Bei monatlich oder jährlich:
- Im Feld Ab legst du fest, an welchem Tag des Monats oder Jahr die Rechnung zum ersten Mal erstellt wird (frühestens heute).
- Nur bei monatlich zusätzlich: Unter den Monatsnamen kannst du angeben, in welchen Monaten die Rechnung laufen soll. Standardmäßig sind alle Monate ausgewählt – deaktiviere die Monate, in denen keine Rechnung entstehen soll.
Im Feld Letzte Durchführung stellst du ein, bis wann die Rechnung wiederholt werden soll. Standardmäßig ist dies zehn Jahre in der Zukunft eingestellt.
Im Auswahlfeld Leistungszeitraum wählst du den Zeitraum, auf den sich die Leistung oder Lieferung bezieht (z. B. "Monat" für monatliche Gebühren oder "Berichtszeitraum").
Speichere die Rechnung, um die Wiederholung zu aktivieren.
Aufbau der Einstellungen
Die Einstellungen für eine wiederkehrende Rechnung erscheinen immer in derselben Anordnung:
- Wiederkehrend: Das Wiederholungsintervall (wöchentlich, monatlich oder jährlich)
- Mit Wochentag (nur bei wöchentlich): Der Tag der Woche, an dem die Rechnung wiederholt wird
- Ab (bei monatlich oder jährlich): Das Startdatum der Wiederholung
- Monatswahl (nur bei monatlich): Welche Monate einbezogen sind – alle Monate sind vorausgewählt
- Letzte Durchführung: Der Stichtag, bis zu dem die Rechnung wiederholt wird
- Leistungszeitraum: Der zeitliche Bezug der Leistung oder Lieferung
Was danach passiert
Nach dem Speichern verwaltet weboffice die Rechnung als Vorlage. Der Rhythmus wird nicht mehr verändert. Ab dem eingestellten Startdatum wird weboffice automatisch in den gewählten Abständen eine neue Rechnung aus dieser Vorlage erstellen und (je nach Einstellung) versenden.
Tipps und Hinweise
- Rhythmus später ändern: Änderungen am Wiederholungsmuster sind nur möglich, bevor du die Rechnung zum ersten Mal speicherst. Danach sind alle Felder gesperrt.
- Monate abwählen: Bei monatlichen Rechnungen kannst du einzelne Monate ausklammern – etwa wenn im August keine Rechnung ausstehen soll.
- Leistungszeitraum: Dies ist besonders für die Buchhaltung wichtig. Wähle einen Zeitraum, der zur Art der wiederkehrenden Leistung passt.