PDF

Eine Lagerbestellung erstellen und abschließen

Mit einer Lagerbestellung bestellst du Ware bei deinem Lieferanten nach. Du gibst den Lieferanten, das Lager und die gewünschten Artikel mit Mengen ein, speicherst die Bestellung und schließt sie dann ab – danach kannst du sie ausdrucken oder per E-Mail versenden.

So kommst du hierher

Wähle in der Seitenleiste Lager-Bestellungen.
Klicke auf Bestellung hinzufügen (die grüne Schaltfläche).

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen.

So gehst du vor

Schritt 1: Lieferant, Lager und grundlegende Daten eintragen

Im Fenster „Bestellung hinzufügen" trage den Lieferanten ein – klicke auf das Feld und wähle aus der Liste.
Wähle das Lager, aus dem die Ware später eingehen soll.
Trage weitere Informationen ein, die du brauchst (zum Beispiel eine Bestellreferenz oder Notizen). Diese Felder sind optional.
Klicke Weiter.

Das Fenster wechselt nun zur Bestellübersicht – hier fügst du Artikel hinzu.

Schritt 2: Artikel zur Bestellung hinzufügen

Du siehst jetzt die Registerkarte Positionen. Hier sammelst du alle Artikel, die du bestellen möchtest.

Artikel über die Suche hinzufügen:

Klicke Artikel hinzufügen.
Im Suchfenster kannst du nach Artikelnummer oder Artikelname suchen. Wähle einen oder mehrere Artikel aus.
Für jeden Artikel wird automatisch die Menge 1 eingetragen – ändere sie auf die Menge, die du bestellen möchtest.

Artikel per Barcode-Scanner hinzufügen:

Wenn ein Artikel bereits vorhanden ist und du ihn wieder scannst, erhöht sich die Menge automatisch.
Wenn der Artikel nicht gefunden wird, fragt dich weboffice, ob du ihn neu anlegen möchtest.

Neuen Artikel direkt erstellen:

Klicke Neuen Artikel erstellen, um einen Artikel zu erfassen, den es noch nicht im System gibt.

Artikel bearbeiten oder entfernen:

Menge ändern: Klicke in die Spalte Menge und trage die gewünschte Anzahl ein.
Notiz hinzufügen: In der Spalte Notiz kannst du Anmerkungen zur Position eintragen (zum Beispiel Lieferzeit oder Sonderwünsche).
Position löschen: Klicke das Trash-Symbol am Ende der Zeile.

Schritt 3: Bestellung speichern oder abschließen

Oben rechts siehst du zwei Schaltflächen:

Speichern: Speichert deine Bestellung, ohne sie abzuschließen. Du kannst später noch Artikel hinzufügen oder ändern. Nutze diese Option, wenn du die Bestellung später fertig stellen möchtest.
Bestellung abschließen: Speichert die Bestellung, sperrt sie (weitere Änderungen sind nicht möglich) und leitet die Versendung ein.

Wähle Bestellung abschließen, wenn alle Artikel eingetragen sind und die Bestellung fertig ist. Es müssen mindestens ein Artikel vorhanden sein.

Schritt 4: Bestelldokument versenden

Nachdem du auf Bestellung abschließen geklickt hast, öffnet sich ein Fenster mit zwei Optionen:

An E-Mail senden: Das Bestelldokument wird direkt per E-Mail an den Lieferanten versendet (nur möglich, wenn der Lieferant eine E-Mail-Adresse hat). weboffice erstellt das PDF und versendet es automatisch.
Drucken: Das Bestelldokument öffnet sich zum Ausdrucken oder Speichern als PDF.

Wähle die Option, die du brauchst. Die Bestellung ist damit abgeschlossen.

Aufbau der Bestellung

Die Bestellung besteht aus zwei Bereichen:

Registerkarte „Positionen":

Artikelnummer, Herstellernummer, Artikel: Identifiziert den bestellten Artikel.
Menge: Die Bestellmenge – mindestens 1.
Lager: Das Eingangslager für die Ware.
Hinzugefügt von: Zeigt, wer die Position erfasst hat.
Notiz: Ein Freitextfeld für Anmerkungen zur Position.

Registerkarte „Informationen":

Hier siehst du die gleichen Felder wie im ersten Schritt (Lieferant, Lager, Bestellreferenz). Wenn du die Bestellung noch nicht abgeschlossen hast, kannst du hier noch Änderungen vornehmen.

Was danach passiert

Die Bestellung ist jetzt gespeichert und abgeschlossen. Der Bestellstatus wird auf „Bestellung" gesetzt – du siehst ihn später in der Bestellübersicht.

Das Bestelldokument wurde erstellt und versendet (per E-Mail oder zum Ausdrucken). Du kannst es später jederzeit erneut ausdrucken oder versenden, wenn nötig.

Wenn der Lieferant die Ware liefert, erstellst du einen Wareneingang aus dieser Bestellung, um die Ware ins Lager zu buchen.

Wenn du die Bestellung nachträglich noch ändern möchtest, öffne sie in der Bestellübersicht. Solange der Wareneingang nicht gestartet ist, kannst du noch Positionen hinzufügen oder löschen.

Tipps und Hinweise

Bestand und Mindestbestand sehen: Wenn du einen Artikel hinzufügst, zeigt dir weboffice den aktuellen Lagerbestand. Das hilft dir, nur das zu bestellen, was du wirklich brauchst.
Bestellung später fortsetzen: Wenn du Speichern wählst statt Bestellung abschließen, bleibt die Bestellung offen. Du kannst sie später wieder öffnen, Artikel ergänzen und dann abschließen.
Änderungen nach dem Abschließen: Ist die Bestellung abgeschlossen, sind die Daten gesperrt. Ein neuer Artikel kann nicht mehr hinzugefügt werden – du müsstest dann eine neue Bestellung erstellen.
Versand wiederholen: Hast du dich beim Versand vertan, kannst du das Bestelldokument später erneut versenden, ohne die Bestellung zu ändern.