Rechnungsübersicht - Alle Aufträge im Überblick
Die Rechnungsübersicht ist deine zentrale Anlaufstelle für alle Aufträge. Hier siehst du auf einen Blick alle Rechnungen, Angebote, Gutschriften und andere Geschäftsdokumente.
Voraussetzungen
- Berechtigung zum Anzeigen von Rechnungen
- Mindestens ein Standort konfiguriert
- Optional: Bereits erstellte Aufträge
Aufbau der Übersicht
Werkzeugleiste
Oben findest du die wichtigsten Aktionen:
- Hinzufügen: Erstellt einen neuen Auftrag
- Sammelrechnung erstellen: Fasst mehrere Lieferscheine zu einer Rechnung zusammen (nur bei Lieferscheinen)
- Archiv anzeigen: Schalter zum Anzeigen archivierter Einträge
Tabelle
Die Haupttabelle zeigt alle deine Aufträge mit wichtigen Informationen:
Grunddaten
- Auftragstyp: Symbol und Bezeichnung (Rechnung, Angebot, etc.)
- Nr.: Auftragsnummer mit Präfix
- Auftragsdatum: Datum der Erstellung
- Standort: Zugehöriger Geschäftsstandort
Kundendaten
- Kundenbild: Avatar des Kunden
- Kunde: Firmenname oder Name (klickbar für Kundendetails)
- Kunden-Nr.: Eindeutige Kundennummer
- Kontaktdaten: Telefon, Handy, Fax, E-Mail
Auftragsdaten
- Rechnungsnummer: Externe Referenznummer
- Leistungszeitraum: Von/bis Datum der Leistung
- Skonto: Prozentsatz und Tage
- Bruttorechnung: Ja/Nein Kennzeichnung
Finanzielle Daten
- Σ Netto: Nettosumme des Auftrags
- Σ Brutto: Bruttosumme des Auftrags
- Zahlbar bis: Fälligkeitsdatum
Status und Aktionen
- Status/Info: Aktueller Bearbeitungsstand
- E-Mail versendet am: Datum des letzten E-Mail-Versands
- Aktionsschaltflächen: Bearbeiten, Drucken, Aktionen, Archivieren
Aufträge erstellen
Neuen Auftrag anlegen
- Klicke auf "Hinzufügen"
- Wähle den Auftragstyp (wird automatisch gesetzt)
- Das Bearbeitungsfenster öffnet sich
- Fülle alle notwendigen Daten aus
- Speichere den Auftrag
Sammelrechnung erstellen
- Wechsle zur Lieferschein-Ansicht
- Klicke auf "Sammelrechnung erstellen"
- Wähle die gewünschten Lieferscheine aus
- Die Sammelrechnung wird automatisch erstellt
Aufträge bearbeiten
Auftrag öffnen
- Doppelklick: Öffnet den Auftrag zur Bearbeitung
- Bearbeiten-Schaltfläche: Gleiche Funktion wie Doppelklick
- Kassenbon-Rechnungen: Werden im Kassensystem geöffnet
Verfügbare Aktionen
Aktionen anzeigen: Öffnet ein Menü mit weiteren Optionen Drucken: Erstellt und öffnet eine PDF-Version Bearbeiten: Öffnet den Auftrag zur Bearbeitung Archivieren/Wiederherstellen: Verschiebt in/aus dem Archiv
Status-Informationen
Zahlungsstatus
Zahlung erwartet:
- Zeigt verbleibende Tage bis Fälligkeit
- Warnt bei Überfälligkeit
- Kennzeichnet Teilzahlungen
Zahlung eingegangen: Grünes Häkchen bei vollständiger Bezahlung
Storniert: Graues X bei stornierten Aufträgen
Uneinbringlich/Zweifelhaft: Spezielle Kennzeichnungen für Problemfälle
Inkasso: Kennzeichnung bei Inkassoverfahren
Folgeaufträge
Wenn Folgeaufträge existieren:
- Anzeige der Folgeauftragsnummer
- Klickbar zum direkten Öffnen
- Typ-Symbol für schnelle Erkennung
Mahnungen
Bei versendeten Mahnungen:
- Anzeige der Mahnungsstufe
- Klickbar für Mahnungsdetails
- Datum der letzten Mahnung
Filter und Suche
Spalten anpassen
- Klicke auf das Spalten-Symbol
- Wähle die gewünschten Spalten aus
- Passe die Spaltenbreite durch Ziehen an
Sortierung
- Klicke auf Spaltenüberschriften zum Sortieren
- Mehrfachsortierung durch Halten der Shift-Taste
- Aufsteigend/absteigend durch erneutes Klicken
Archiv
- Archiv anzeigen: Schalter in der Werkzeugleiste
- Zeigt archivierte statt aktiver Einträge
- Wiederherstellen durch Archivieren-Schaltfläche
Tipps und Hinweise
Doppelklick: Schnellster Weg zum Öffnen eines Auftrags
Spalten anpassen: Passe die Ansicht an deine Bedürfnisse an
Status beachten: Der Status zeigt dir sofort, was zu tun ist
Archiv nutzen: Halte die Übersicht sauber durch regelmäßiges Archivieren
Folgeaufträge: Nutze die Verlinkung für schnelle Navigation
Druckfunktion: Schneller Zugriff auf PDF-Versionen
Sammelrechnungen: Spare Zeit bei mehreren Lieferscheinen an einen Kunden
Mahnwesen: Behalte überfällige Rechnungen im Blick