Arbeitszeitantrag genehmigen oder ablehnen
Als Vorgesetzter prüfst du hier eingegangene Anträge deiner Mitarbeiter – Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich und weitere Zeitbuchungen. Du kannst einzelne Anträge genehmigen oder ablehnen, oder mehrere auf einmal verarbeiten.
So kommst du hierher
- Öffne die Seitenleiste und wähle Arbeitszeit-Verwaltung
- Du siehst die Übersicht mit offenen Anträgen (Reiter Offene Anträge)
Voraussetzungen
Du musst das Recht haben, Arbeitszeitanträge zu genehmigen.
So gehst du vor
Einzelnen Antrag genehmigen oder ablehnen
- Suche den Antrag in der Liste – du kannst nach Mitarbeitername, Art oder Datum filtern
- Klicke auf die Schaltfläche Antrag bearbeiten (Pfeil-Symbol) am Ende der Zeile
- Es öffnet sich ein Fenster mit allen Details des Antrags:
- Antragsteller: Name, Urlaubsstand und Überstundensaldo des Mitarbeiters
- Details: Art des Antrags (z. B. Urlaub, Krankenstand), Zeitraum und eventuelle Änderungen zur bestehenden Zeitbuchung
- Überschneidungen: Andere Mitarbeiter, die im gleichen Zeitraum abwesend sind (nur bei Urlaub, Unterbrechung und unbezahlter Abwesenheit)
- Dokumente: Dateien, die der Mitarbeiter hochgeladen hat (z. B. Krankmeldung)
- Klicke Genehmigen, um den Antrag anzunehmen
- Oder klicke Ablehnen, um ihn abzulehnen
- Ein Bestätigungsfenster fragt nach – bestätige deine Entscheidung
Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung über deine Entscheidung.
Mehrere Anträge auf einmal genehmigen
- Markiere die gewünschten Anträge mit den Kontrollkästchen links in jeder Zeile
- Oder markiere alle offenen Anträge auf einmal: Klicke das Kontrollkästchen in der Kopfzeile der Spalte
- Klicke die Schaltfläche Markierte Anträge genehmigen (oben in der Werkzeugleiste)
- Bestätige die Sammelgenehmigung im Bestätigungsfenster
Alle markierten Anträge werden sofort genehmigt.
Genehmigten Antrag später stornieren
- Wechsle zum Reiter Bearbeitete Anträge
- Suche den Antrag, den du rückgängig machen möchtest
- Klicke die Schaltfläche mit dem X-Symbol am Ende der Zeile
- Bestätige, dass du den genehmigten Antrag stornieren möchtest
Der Antrag wird wieder auf den Status „ausstehend" zurückgesetzt.
Aufbau der Liste
Die Liste zeigt alle Anträge mit diesen Spalten:
- Erstellt am: Datum, an dem der Antrag eingereicht wurde
- Mitarbeiter: Name und Personal-Nummer des Antragstellers
- Art: Typ des Antrags (Urlaub, Krankenstand, Überstundenausgleich usw.)
- Vom/Von und Bis/Dauer: Zeitraum oder Dauer des Antrags
- Status: Zeigt an, ob der Antrag noch offen ist, genehmigt oder abgelehnt wurde
- Bearbeitet von: Name des Vorgesetzten, der den Antrag bearbeitet hat (leer, wenn noch nicht bearbeitet)
Öffne einen Antrag per Doppelklick auf die Zeile – das erspart dir einen Klick auf die Schaltfläche.
Was danach passiert
- Sobald du genehmigt oder abgelehnt hast, schließt sich das Bearbeitungsfenster
- Der Antrag verschwindet aus der Liste der offenen Anträge
- Der Mitarbeiter sieht die Entscheidung in seinen eingegangenen Anträgen
- Bei genehmigten Anträgen wird die Zeitbuchung automatisch in die Zeiterfassung übernommen
Du kannst Anträge jederzeit im Reiter Bearbeitete Anträge nochmal ansehen oder genehmigte Anträge stornieren – solange sie nicht schon in der Vergangenheit liegen oder bereits gebucht wurden.
Tipps und Hinweise
- Fehlerhafte Anträge: Wenn du einen Antrag ablehnst, solltest du dem Mitarbeiter mitteilen, warum – das System sendet nur die Ablehnung, keine Begründung
- Überschneidungen: Wenn mehrere Mitarbeiter zeitgleich Urlaub nehmen, siehst du das unter „Überschneidungen". Das ist oft normal, hilft dir aber bei der Planung
- Dokumentenprüfung: Bei Krankenständen oder anderen sensiblen Anträgen prüfe die hochgeladenen Dokumente im Bereich „Dokumente"
- Sammelgenehmigung: Nutze die Sammelgenehmigung, wenn du viele ähnliche Anträge hast – aber prüfe vorher jeden einzeln, um sicherzustellen, dass keine Konflikte entstehen