Ein Gastkonto abrechnen

Du abrechnen ein Gastkonto, wenn ein Gast abreist oder die Rechnung sofort bezahlen soll. Dabei fasst weboffice alle offenen Leistungen zusammen, stellt sie in Rechnung und bucht sie in die Finanzbuchhaltung.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste Hotel > Konten.
2. Wähle in der Auswahlbox Gast im Haus den Gast aus, dessen Konto du abrechnen möchtest.
3. Klicke auf Abrechnen.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht „Hotel-Rezeption bearbeiten". Das Gastkonto muss mindestens eine offene Leistung enthalten.

So gehst du vor

1. Wähle die Rechnungsart:

   • Gastrechnung: Die Rechnung wird dem Gast ausgehändigt.
   • Zwischenrechnung: Eine Abschlag für den Aufenthalt, bevor der Gast abreist.
   • Firmenrechnung: Die Rechnung geht an ein Firmenkonto, nicht an den Gast.

2. Wähle den Rechnungsempfänger – das ist der Kunde oder die Firma, auf deren Konto die Rechnung gebucht wird. Wenn du niemanden auswählst, warnt dich weboffice: Die Rechnung landet dann nicht im Kundenkonto und nicht in der Gasthistorie.

3. Entscheide, ob du Nächte zu einer Zeile verdichten möchtest. Das ist sinnvoll, wenn der Gast mehrere Nächte bleiben sollte – dann erscheinen alle Nächte auf einer Rechnungszeile statt einzeln aufgelistet.

4. Wenn du nur eine Vorschau sehen möchtest, ohne dass weboffice einen Beleg erstellt, setze ein Häkchen bei Nur Vorschau ohne Beleg.

5. Klicke auf Abrechnen. weboffice berechnet den Gesamtbetrag und zeigt dir das Ergebnis:

   • Die Belegnummer (oder der Hinweis „Vorschau ohne Belegnummer").
   • Der Betrag brutto.
   • Der Anteil Eigene Positionen (was du direkt auf dem Zimmer gebucht hast).
   • Der Anteil Ausgleich fremder Belege (Leistungen aus der Kasse oder Gastronomie, die weboffice jetzt mit dieser Rechnung verrechnet, um Doppelbuchungen zu vermeiden).

6. Klicke auf Fertig. Das Fenster schließt sich, das Gastkonto wird neu geladen und zeigt den aktuellen Stand.

Was danach passiert

Die Abrechnung ist gebucht:

• Das Gastkonto zeigt unter abgerechnet den Betrag der gerade erstellten Rechnung.
• Alle abgerechneten Leistungen erscheinen in der Liste mit der Belegnummer – ein Klick darauf öffnet die Rechnung.
• Die Leistungen sind nicht mehr offen, du kannst sie nicht mehr stornieren oder umbuchen.

Typischerweise druckst oder verschickst du die Rechnung jetzt. Das geschieht über die Finanzbuchhaltung oder ein separates Rechnungsprogramm, je nachdem, wie weboffice konfiguriert ist.

Aufbau des Gastkontos

Das Gastkonto zeigt alle Leistungen für einen Gast:

Im Kopf siehst du:

• Konto: Die Kontonummer des Gastes.
• Saldo: Der Gesamtbetrag aller bisherigen Leistungen.
• Offen: Was noch nicht abgerechnet ist.
• Abgerechnet: Was bereits in Rechnungen verarbeitet wurde.
• Kaution: Eventuell hinterlegte Sicherheitsleistungen.

In der Liste steht jede Leistung mit:

• Tag: Das Buchungsdatum.
• Leistung: Was gebucht wurde (Zimmer, Frühstück, Telefon etc.).
• Menge: Wie oft (z.B. 3 Nächte).
• Brutto: Der Betrag insgesamt.
• Offen: Was davon noch nicht abgerechnet ist.
• Herkunft: Woher die Leistung kommt (automatisch vom Nachtaudit, von der Rezeption, Kasse, Gastronomie etc.).
• Beleg: Ob und in welcher Rechnung die Leistung abgerechnet wurde.

Tipps und Hinweise

• Leistungen, die kein Rechnungsempfänger haben: Wenn du vergessen hast, den Rechnungsempfänger zu wählen, erscheint eine Warnung. Gehe einen Schritt zurück und wähle ihn nach.

• Beleg-Ausgleich: weboffice bucht Leistungen aus der Kasse oder Gastronomie nicht doppelt. Wenn die Gastronomie schon eine Rechnung für das Frühstück erstellt hat, verrechnet weboffice diese Leistung beim Abrechnen – der Gast bezahlt nicht zweimal.

• Stornieren und Umbuchen: Vor der Abrechnung kannst du noch jede Leistung einzeln stornieren oder auf ein anderes Gastkonto umbuchen. Nach der Abrechnung geht das nicht mehr.

• Kautionen: Hinterlegte Sicherheitsleistungen (Kartenautorisierungen, Barkaution) werden nicht auf dem Gastkonto verrechnet. Du verwaltest sie separat und gibst sie frei oder behältst sie ein, wenn der Gast abreist.