Bankkonten verwalten

Hier legst du die Bankkonten deines Unternehmens an und verwaltest sie. Du trägst die Bankdaten ein, die auf Rechnungen und anderen Dokumenten angezeigt werden. Außerdem kannst du Kontobewegungen aus Bankdateien importieren und mit deinen Eingangsrechnungen abgleichen.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht, Bankkonten anzusehen und zu verwalten.

So gehst du vor

Ein neues Bankkonto anlegen

1. Öffne die Übersicht der Bankkonten.
2. Klicke auf Neues Bankkonto hinzufügen.
3. Ein Fenster öffnet sich. Wähle einen Kontotyp – etwa Bankkonto, Kreditkarte oder PayPal.
4. Trage einen Namen ein, unter dem du das Konto wiedererkennst.
5. Gib die IBAN ein. Das Feld für BIC wird automatisch ausgefüllt, sobald du die IBAN vollständig eingegeben hast.
6. Klicke Speichern.

Das Konto ist jetzt angelegt. Es erscheint in der Übersicht und bekommt einen eigenen Reiter, in dem du später die Kontobewegungen einsehen kannst.

Ein bestehendes Bankkonto bearbeiten

1. Öffne die Übersicht der Bankkonten.
2. Klicke in der Zeile des Kontos auf das Stift-Symbol, oder doppelklick auf den Kontoeintrag.
3. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich. Ändere Name, IBAN oder BIC nach Bedarf.
4. Klicke Speichern.

Kontobewegungen importieren

1. Öffne die Übersicht der Bankkonten.
2. Klicke auf Bankeinzug importieren.
3. Wähle eine Datei aus – weboffice akzeptiert XML-, ZIP- und CSV-Dateien, die von deiner Bank bereitgestellt werden.
4. Die Datei wird hochgeladen und analysiert. weboffice zeigt dir, wie viele Buchungen importiert wurden.

Die importierten Kontobewegungen erscheinen in den Reitern der entsprechenden Konten.

Ein Bankkonto archivieren

1. Öffne die Übersicht der Bankkonten.
2. Klicke in der Zeile des Kontos auf das Archiv-Symbol.
3. Bestätige die Abfrage.

Das Konto wird archiviert und verschwindet aus der normalen Ansicht. Um archivierte Konten zu sehen, schalte oben rechts den Schalter Zeige archivierte Einträge ein. Mit dem Uhr-Symbol neben einem archivierten Konto kannst du es jederzeit wiederherstellen.

Aufbau der Seite

Die Seite ist in Reiter unterteilt:

• Bankkonten: Übersicht aller aktiven Bankkonten mit Name, Bankname, IBAN, BIC und aktuellem Kontostand. Die Summe aller Kontostände wird in der Fußzeile angezeigt.
• Einzelne Konten: Für jedes Konto gibt es einen eigenen Reiter, gruppiert nach Kontotyp (Bankkonten, Kreditkarten, PayPal, Sonstige). Hier siehst du alle Kontobewegungen für dieses Konto.

Die Spalte Kontostand zeigt den aktuellen Saldo. Ein leerer Kontostand bedeutet, dass noch keine Kontobewegungen importiert wurden.

Was danach passiert

Das neu angelegte oder bearbeitete Bankkonto ist sofort verfügbar. Wenn du Kontobewegungen importiert hast, siehst du diese im Reiter des betreffenden Kontos und kannst sie mit deinen Eingangsrechnungen abgleichen.

Archivierte Konten werden nicht mehr im Tagesgeschäft angezeigt, bleiben aber im System erhalten, falls du ihre Daten später noch brauchen solltest.

Tipps und Hinweise

• Die BIC wird automatisch aus der IBAN ermittelt. Falls das Feld leer bleibt, prüfe, ob die IBAN vollständig und korrekt ist.
• Du kannst mehrere Bankkonten anlegen – etwa wenn dein Unternehmen mehrere Konten bei verschiedenen Banken hat oder Kreditkarten nutzt. Jedes bekommt seinen eigenen Reiter.
• Bevor du Kontobewegungen importierst, frag deine Bank, in welchem Format sie die Dateien bereitstellt. weboffice unterstützt XML (etwa für SEPA-Auszüge), ZIP (komprimierte Dateien) und CSV (Tabellenformat).
• Ein archiviertes Konto lässt sich nicht mehr bearbeiten, aber jederzeit wiederherstellen – du verlierst also keine Daten.