Mahnung per E-Mail versenden
Hier versendest du eine Mahnung per E-Mail an deinen Kunden. Das System erstellt automatisch eine professionelle E-Mail mit der Mahnung als PDF-Anhang und markiert die Mahnung als versendet.
Voraussetzungen
- Du hast eine Mahnung ausgewählt, die noch nicht per E-Mail versendet wurde
- Die Mahnung hat ein gültiges PDF-Dokument
- Eine E-Mail-Adresse des Kunden ist verfügbar
- Dein E-Mail-System ist korrekt eingerichtet
Aufbau des Fensters
E-Mail-Adresse
Zeigt die gespeicherte E-Mail-Adresse des Kunden an. Falls keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, kannst du eine eingeben.
Betreff
Der Betreff wird automatisch mit dem Namen der Mahnstufe gefüllt (z.B. "1. Mahnung" oder "2. Mahnung"). Du kannst den Betreff bei Bedarf anpassen.
E-Mail-Text
Ein vorgefertigter, professioneller Text für Mahnschreiben wird angezeigt. Dieser Text ist höflich aber bestimmt formuliert und weist auf die überfällige Zahlung hin.
Dokumentgröße
Die Mahnung wird automatisch im A4-Format erstellt. Diese Einstellung kann nicht geändert werden.
So versendest du eine Mahnung
- E-Mail-Adresse prüfen: Stelle sicher, dass die korrekte E-Mail-Adresse eingetragen ist
- Betreff kontrollieren: Der Betreff sollte die Mahnstufe klar erkennbar machen
- Text anpassen: Passe den E-Mail-Text bei Bedarf an deine Unternehmenssprache an
- Test-E-Mail senden: Nutze "Test-E-Mail an mich", um die E-Mail vorab zu prüfen
- Mahnung versenden: Klicke auf "E-Mail versenden"
- Bestätigung: Bestätige den Versand in der Sicherheitsabfrage
- Automatische Markierung: Die Mahnung wird als "versendet" markiert
Test-E-Mail Funktion
Die Test-E-Mail-Funktion sendet die Mahnung an deine eigene E-Mail-Adresse:
- Vorab-Kontrolle: Prüfe Layout und Inhalt vor dem Kundenversand
- PDF-Test: Stelle sicher, dass das PDF korrekt angehängt wird
- Keine Markierung: Test-E-Mails markieren die Mahnung nicht als versendet
- Beliebig wiederholbar: Du kannst mehrere Test-E-Mails senden
E-Mail-Adresse verwalten
Beim Umgang mit E-Mail-Adressen bietet das System verschiedene Optionen:
Neue E-Mail-Adresse
- Das System fragt, ob die neue Adresse beim Kunden gespeichert werden soll
- Speichern: Die Adresse steht für zukünftige Sendungen zur Verfügung
- Nicht speichern: Die Adresse wird nur für diesen Versand verwendet
Geänderte E-Mail-Adresse
- Bei Änderungen an bestehenden Adressen wirst du gefragt
- Dauerhaft ändern: Die neue Adresse ersetzt die alte beim Kunden
- Einmalig verwenden: Die ursprüngliche Adresse bleibt unverändert
Automatische Funktionen
Versandmarkierung
Nach erfolgreichem Versand:
- Die Mahnung wird als "versendet" markiert
- Das Versanddatum wird gespeichert
- Die E-Mail-Schaltfläche wird in zukünftigen Aktionen ausgeblendet
PDF-Erstellung
Das System:
- Verwendet das bereits erstellte Mahnungs-PDF
- Stellt sicher, dass das PDF aktuell und vollständig ist
- Hängt das PDF automatisch an die E-Mail an
Tipps und Hinweise
- Nutze immer die Test-Funktion vor dem ersten Versand an Kunden
- Passe den E-Mail-Text an deinen Unternehmensston an
- Speichere E-Mail-Adressen für zukünftige Verwendung
- Mahnungen werden nur einmal per E-Mail versendet - weitere Sendungen sind nicht möglich
- Das Versanddatum wird in der Mahnungsübersicht angezeigt