Artikel aus Excel importieren

Du kannst Artikeldaten aus einer Excel-Datei in dein System übernehmen. Der Import prüft die Daten automatisch, zeigt dir Fehler und ermöglicht Änderungen vor dem endgültigen Speichern.

Voraussetzungen

Du benötigst eine Excel-Datei (.xlsx) mit deinen Artikeldaten. Je nach Konfiguration kann ein Standort oder Projekt erforderlich sein.

Aufbau des Import-Fensters

Der Import läuft in fünf Schritten ab, die du oben im Fenster siehst:

Upload – deine Datei hochladen
Spaltenzuordnung – Spalten aus der Excel-Datei den richtigen Feldern zuordnen
Analyse – das System prüft die Daten und sortiert sie in Kategorien
Bearbeitung – du kannst Artikel vor dem Import ändern
Überprüfung & Importieren – letzte Kontrolle und Import starten

So gehst du vor

Schritt 1: Datei hochladen und Spalten zuordnen

Lade deine Excel-Datei hoch. Das System analysiert automatisch die Spaltenüberschriften und schlägt passende Zuordnungen vor.

In der Tabelle siehst du für jedes Feld:

Daten: der Name des Feldes, das gefüllt werden soll
Auswahl: die Spalte aus deiner Excel-Datei, die diesem Feld entspricht
Beispiel-Daten: eine Vorschau des Wertes aus deiner Datei
Vergleichsspalte: ein Häkchen, wenn dieses Feld zum Wiedererkennen bestehender Artikel genutzt werden soll

Passe die Zuordnungen an, wenn die Vorschläge nicht stimmen. Du kannst Felder auch unzugeordnet lassen – dann werden sie nicht importiert.

Falls dein Unternehmen mehrere Standorte hat, wähle den gewünschten Standort. Wenn der Import projektabhängig ist, wähle das Projekt.

Klicke Nächster Schritt, um die Datei zu prüfen.

Schritt 2: Analyse prüfen

Das System sortiert die Artikel automatisch in drei Listen:

Neue Artikel: Artikel, die es noch nicht gibt und neu angelegt werden
Vorhandene Artikel: Artikel, die bereits im System sind und aktualisiert werden (erkannt anhand der Vergleichsspalte)
Fehlerhafte Einträge: Artikel mit Problemen, die nicht importiert werden können

Überprüfe die Einteilung. Falls die Zuordnung nicht stimmt, gehe einen Schritt zurück und passe die Spaltenzuordnung an.

Klicke Nächster Schritt, um die importierbaren Artikel zu bearbeiten.

Schritt 3: Artikel bearbeiten

Jetzt kannst du Name, Beschreibung, Kategorie, Steuersatz und Preise ändern, bevor sie ins System gehen.

Wähle einzelne Artikel an, um sie zu bearbeiten:

Artikelname: gib einen aussagekräftigen Namen ein
Beschreibung: optional
Kategorie: wähle eine bestehende Kategorie oder lass das Feld leer
Steuersatz: der Steuersatz bestimmt die Umrechnung zwischen Netto- und Bruttopreisen
Einkaufspreis (netto/brutto): was du für den Artikel bezahlst
Verkaufspreis (netto/brutto): was der Artikel kostet

Wenn du einen Netto-Preis änderst, wird der Brutto-Preis automatisch neu berechnet – und umgekehrt.

Mehrere Artikel gleichzeitig ändern: Wähle mehrere Artikel an (Häkchen links) und klicke Aktionen für gewählte Artikel. Du kannst dann allen gleichzeitig eine Kategorie zuweisen, den Steuersatz ändern oder Preise prozentual anpassen.

Änderungen verwerfen: Das Symbol mit dem Rückwärtspfeil stellt einen einzelnen Artikel auf die Originalwerte aus der Datei zurück.

Klicke Nächster Schritt, um die finalen Daten zu sehen.

Schritt 4: Abschließende Überprüfung

Hier siehst du eine Zusammenfassung aller Artikel, die importiert werden – mit Name, Kategorie, Steuersatz und Preisen. Das ist deine letzte Chance, etwas zu überprüfen.

Wenn du noch etwas ändern musst, gehe einen Schritt zurück. Sonst klicke Importieren, um die Artikel ins System zu übernehmen.

Was danach passiert

Nach dem Import sind die neuen Artikel in deinem System und können sofort verwendet werden. Existierende Artikel wurden mit den neuen Daten aktualisiert. Du siehst eine Bestätigung, die dir zeigt, wie viele Artikel erfolgreich importiert wurden.

Die importierten Artikel findest du in der Artikelverwaltung.

Tipps und Hinweise

Vergleichsspalte sorgfältig wählen: Das System nutzt dieses Feld, um zu erkennen, welche Artikel bereits existieren. Falsche Zuordnung kann zu Duplikaten führen.
Spaltenüberschriften in der Excel-Datei: Je aussagekräftiger die Überschriften, desto besser kann das System die Spalten automatisch zuordnen.
Fehlerhafte Einträge: Artikel mit roten Markierungen werden nicht importiert. Die Fehlermeldung zeigt dir, was nicht stimmt – korrigiere diese in deiner Excel-Datei und versuche erneut.
Preisberechnung: Wenn du nur Brutto-Preise hast, berechnet das System die Netto-Preise automatisch anhand des Steuersatzes.