Kundendaten für Neuanlage festlegen
Hier bestimmst du, welche Informationen weboffice von neuen Kunden verlangt und wie diese erfasst werden – ob bei einer vollständigen Registrierung, beim Abkassieren oder in einer vereinfachten Schnellanlage.
So kommst du hierher
- Öffne die Seitenleiste und wähle Web.Office.Administration.
- Klicke auf Standorte.
- Wähle einen Standort aus der Liste.
- Scrolle nach unten zu Kundenverwaltung.
Voraussetzungen
Du brauchst das Administrationsrecht für deinen Standort.
So gehst du vor
Schritt 1: Pflichtfelder für die Kundenneuanlage festlegen
Im Bereich Notwendige Kundendaten bestimmst du, welche Felder beim Registrieren eines neuen Kunden zwingend auszufüllen sind. Diese Daten werden später auch abgefragt, wenn beim Abkassieren etwas fehlt.
Setze Häkchen bei allen Feldern, die erforderlich sein sollen – beispielsweise Telefon, E-Mail, Straße, Postleitzahl oder Ort. Du kannst einzelne Felder oder alle auf einmal aktivieren, indem du das Häkchen in der Kopfzeile setzt.
Schritt 2: Standardeinstellungen für neue Kunden festlegen
Im Bereich Standardeinstellungen Neuanlage legst du vor, welche Werte weboffice automatisch eintragen soll, wenn ein Anwender einen neuen Kunden anlegt:
- Standard-Kundenart: Wähle einen Kundentyp (z. B. Privatperson oder Firma).
- Marketingzusendungen erlauben: Bestimme, ob neue Kunden von Haus aus der Werbung zustimmen.
- SMS-Terminerinnerung und -Zufriedenheitsumfrage: Schalte SMS-Benachrichtigungen ein oder aus.
- E-Mail-Terminerinnerung und -Zufriedenheitsumfrage: Schalte E-Mail-Benachrichtigungen ein oder aus.
Schritt 3: Schnellanlage für Kunden konfigurieren (optional)
Im Bereich Schnellanlage Kunde kannst du ein vereinfachtes Formular einrichten, mit dem Anwender Kunden besonders schnell erfassen – etwa an der Kasse:
- Aktiviere Schnellanlage aktiv, um diese Funktion einzuschalten.
- Sobald die Schnellanlage aktiv ist, erscheint eine weitere Liste mit Feldern. Setze Häkchen bei den Informationen, die auch hier zwingend sein sollen – üblicherweise nur Name, Telefon oder E-Mail.
Schritt 4: Speichern
Scrolle zum unteren Ende der Seite und klicke Speichern, um alle Einstellungen zu sichern.
Aufbau der Seite
Die Seite besteht aus vier Bereichen, die nacheinander von oben nach unten zu bearbeiten sind:
Notwendige Kundendaten: Tabelle mit allen Kundendatenfeldern (Anrede, Geburtsdatum, Telefon, Handy, E-Mail, Fax, Website, Straße, Postleitzahl, Ort, Land, Herkunftsangabe, Marketingzusendungen). Jedes Feld hat ein Kontrollkästchen zum Aktivieren.
Standardeinstellungen Neuanlage: Vier Einstellungen als Auswahlfeld und Schieberegler, die beim Anlegen eines Kunden vorgefüllt werden.
Schnellanlage Kunde: Ein Schieberegler zum Aktivieren und – wenn aktiv – die gleiche Feldtabelle wie oben, aber nur für die Schnellanlage.
Was danach passiert
Die Einstellungen sind sofort wirksam. Wenn ein Anwender danach einen neuen Kunden anlegt oder registriert, sieht er genau die Felder, die du als Pflicht markiert hast, und die Standardwerte, die du hinterlegt hast.
Hast du die Schnellanlage aktiviert, können Anwender diese schnelle Variante nutzen – sie wird mit den von dir definierten Minimalfeldern geöffnet.
Tipps und Hinweise
- Weniger ist mehr: Je weniger Felder du zur Pflicht machst, desto schneller registrieren sich Kunden. Überdenke daher, welche Daten wirklich nötig sind.
- Nachträgliche Änderung möglich: Du kannst diese Einstellungen jederzeit wieder ändern. Bestehende Kunden sind davon nicht betroffen.
- Benutzerdefinierte Felder: Wenn du spezielle Felder für Kunden brauchst (z. B. Kundennummer des Lieferanten oder Gebietscode), findest du diese Einstellungen in der Rubrik Kunden-Felder auf der gleichen Seite – dort kannst du neue Felder hinzufügen oder vorhandene bearbeiten.