Rechnung bearbeiten - Vollständige Auftragserstellung
Hier erstellst und bearbeitest du deine Rechnungen, Angebote und andere Aufträge. Die Seite bietet dir alle Werkzeuge für die professionelle Auftragserstellung - von der Kundenwahl bis zur fertigen Rechnung mit Live-Vorschau.
Voraussetzungen
- Berechtigung zum Bearbeiten von Rechnungen
- Konfigurierte Standorte
- Optional: Kundendaten und Artikel im System
Aufbau der Bearbeitungsseite
Geteilte Ansicht
Die Seite ist in zwei Hauptbereiche unterteilt:
- Linke Seite (66%): Eingabeformular mit allen Auftragsdaten
- Rechte Seite (34%): Live-Vorschau des fertigen Dokuments
- Anpassbare Teilung: Du kannst die Größenverhältnisse nach Bedarf anpassen
Kopfbereich
Titel: Zeigt Auftragstyp und Nummer (z.B. "Rechnung R2024/123") Speichern-Schaltfläche: Grüne Schaltfläche zum Speichern aller Änderungen Zeitstempel: Informationen über Erstellung und letzte Änderung
Registerkarten im Detail
Registerkarte "Auftrag"
Hier erfasst du die Grunddaten:
Wiederkehrende Rechnungen
Bei wiederkehrenden Rechnungen zusätzlich:
- Wiederholungsintervall: Wöchentlich, monatlich, jährlich
- Spezifische Einstellungen: Je nach gewähltem Intervall
- Zeitraum: Start- und Enddatum der Wiederholung
Grunddaten
Auftragsdatum: Datum der Rechnungserstellung Standort: Auswahl des zuständigen Geschäftsstandorts
Kundendaten
Kunde: Auswahl aus vorhandenen Kunden oder Neuanlage Suchfunktion: Schnelle Kundensuche über Schaltfläche Bearbeitung: Direkte Bearbeitung der Kundendaten Neuanlage: Schnelle Erstellung neuer Kunden
Leistungsempfänger: Separater Empfänger der Leistung (optional) Ansprechpartner: Spezifischer Kontakt beim Kunden
Registerkarte "Finanzielles"
Alle finanziellen Einstellungen:
Besteuerung
Besteuerungsart: Normal, Reverse Charge, nicht steuerbar Automatische Anpassung: Steuersätze werden automatisch angepasst Länderabhängig: Verschiedene Optionen je nach Kundenland
Zahlungskonditionen
Zahlbar bis: Fälligkeitsdatum der Rechnung Skonto: Prozentsatz und Tage für Skonto-Gewährung Bruttorechnung: Umschalter zwischen Netto- und Bruttorechnung
Zusätzliche Angaben
Referenznummer: Externe Referenz oder Bestellnummer Leistungszeitraum: Von/bis Datum der erbrachten Leistung Artikelnummer anzeigen: Sollen Artikelnummern im Dokument erscheinen
Registerkarte "Texte"
Individuelle Texte für das Dokument:
Kopftext: Text oberhalb der Positionen Fußtext: Text unterhalb der Summe Markdown-Editor: Unterstützt Formatierungen wie fett, kursiv, Listen Vorlagen: Automatische Übernahme aus konfigurierten Textvorlagen
Registerkarte "Dateien hochladen"
Dateiverwaltung für den Auftrag:
Datei-Ordner: Zuordnung zu einem Ordner im Dateisystem Upload-Funktion: Direkte Datei-Uploads zum Auftrag Verknüpfung: Automatische Verknüpfung zwischen Auftrag und Dateien
Positionsverwaltung
Rechnungstabelle
Der zentrale Bereich für alle Auftragspositionen:
- Artikelauswahl: Aus Artikelstamm oder freie Eingabe
- Mengen und Preise: Flexible Anpassung aller Werte
- Rabatte: Positions- und Belegrabatte
- Gruppierung: Organisation in Positionsgruppen
- Barcode-Scanner: Schnelle Artikelerfassung
Rabattbereich
Gesamtrabatt für den Auftrag:
- Prozentrabatt: Prozentualer Abschlag vom Gesamtbetrag
- Betragrabatt: Fester Abschlag in Euro
- Umschaltung: Wechsel zwischen beiden Rabattarten
- Automatische Berechnung: Sofortige Neuberechnung der Summen
Summenbereich
Detaillierte Aufschlüsselung:
- Netto/Brutto: Je nach Rechnungsart
- Einzelne Steuersätze: Aufschlüsselung nach Steuersätzen
- Gesamtsumme: Finaler Rechnungsbetrag
- Skonto-Berechnung: Reduzierter Betrag bei Skonto-Nutzung
Live-Vorschau
Echtzeit-Aktualisierung
Sofortige Änderungen: Jede Änderung wird sofort in der Vorschau sichtbar Vollständige Darstellung: Genau wie das finale PDF Mehrseitige Dokumente: Navigation zwischen den Seiten Vergrößerung: Klick für vergrößerte Ansicht
Druckfunktion
Direkter Druck: Schaltfläche für sofortigen PDF-Export Aktuelle Version: Immer die neueste Version wird gedruckt Professionelle Qualität: Druckfertige Ausgabe
Automatische Funktionen
Kundenintegration
Bei Kundenwahl werden automatisch übernommen:
- Adressdaten: Vollständige Kundenadresse
- Zahlungskonditionen: Skonto und Zahlungsziele
- Besteuerung: Kundenspezifische Steuerart
- Kundenpreise: Spezielle Preise für den Kunden
- Ansprechpartner: Verfügbare Kontaktpersonen
Preisberechnung
Automatische Umrechnung: Bei Wechsel zwischen Netto/Brutto Kundenpreise: Automatische Anwendung von Sonderpreisen Rabattberechnung: Sofortige Neuberechnung bei Rabattänderungen Steueranpassung: Automatische Steuerberechnung
Validierung
Pflichtfelder: Prüfung auf vollständige Eingaben Plausibilität: Warnung bei ungewöhnlichen Werten Berechtigungen: Prüfung der Benutzerrechte Sperrungen: Warnung bei gesperrten Aufträgen
Spezielle Funktionen
Projekt-Integration
Bei Aufruf aus Projekten:
- Automatische Übernahme: Projektdaten fließen automatisch ein
- Zeiterfassung: Erfasste Zeiten werden zu Positionen
- Materialkosten: Projektmaterialien werden übernommen
Abrechnungs-Integration
Bei Aufruf aus Abrechnungen:
- Vollständige Übernahme: Alle Abrechnungspositionen
- Referenz-Erhaltung: Verbindung zur ursprünglichen Abrechnung
- Automatische Berechnung: Summen aus Abrechnung
Kopier-Funktion
Bei Kopie von bestehenden Aufträgen:
- Vollständige Übernahme: Alle Daten werden kopiert
- Neue Nummer: Automatische neue Auftragsnummer
- Datum-Aktualisierung: Aktuelles Datum wird gesetzt
- Status-Reset: Zahlungen und Versendungen werden zurückgesetzt
Speichern und Abschluss
Speichervorgang
- Validierung: Prüfung aller Eingaben
- Kundenpreise: Abfrage zur Übernahme geänderter Preise
- Besteuerung: Warnung bei abweichender Besteuerung
- Zahlungen: Automatische Erstellung von Zahlungseinträgen bei Rechnungen
- Nummerierung: Vergabe der finalen Auftragsnummer
- Speicherung: Dauerhafte Speicherung in der Datenbank
Nach dem Speichern
Erfolgsmeldung: Bestätigung der erfolgreichen Speicherung Rückkehr: Automatische Rückkehr zur Übersicht Weitere Bearbeitung: Möglichkeit zur weiteren Bearbeitung Versand: Optionen zum E-Mail-Versand
Tipps zur effizienten Nutzung
Workflow-Optimierung
Kundenauswahl zuerst: Beginne immer mit der Kundenwahl Vorlagen nutzen: Verwende Textvorlagen für wiederkehrende Texte Gruppen verwenden: Organisiere viele Positionen in Gruppen Vorschau prüfen: Kontrolliere regelmäßig die Live-Vorschau
Qualitätssicherung
Vollständigkeitsprüfung: Prüfe alle Registerkarten Summen kontrollieren: Vergleiche berechnete mit erwarteten Summen Kundendaten prüfen: Kontrolliere Adresse und Kontaktdaten Rechtschreibung: Prüfe alle Texteingaben
Zeitersparnis
Kopier-Funktion: Nutze ähnliche Aufträge als Vorlage Barcode-Scanner: Verwende Scanner für schnelle Artikelerfassung Kundensuche: Nutze die Suchfunktion für schnelle Kundenwahl Tastaturkürzel: Lerne wichtige Tastenkombinationen