Rechnung per E-Mail versenden

Du sendest eine Rechnung als PDF-Datei an den Kunden. Die E-Mail wird mit einer Standardnachricht vorbereitet; du kannst Empfänger, Betreff und Text anpassen, bevor du sie abschickst.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Die Rechnung muss aber bereits erstellt sein.

Aufbau des Fensters

Das Fenster zeigt oben den Empfänger (E-Mail-Adresse des Kundendesenttakts) und den Betreff der E-Mail. Darunter kannst du eine Nachricht verfassen oder anpassen. Am unteren Ende findest du die Schaltfläche zum Versand.

So gehst du vor

1. Empfänger prüfen und ändern: Die Haupt-E-Mail-Adresse des Kunden ist vorausgefüllt. Brauchst du eine andere Adresse, ändere sie im Feld Empfänger. Du kannst mehrere Adressen durch Semikolons getrennt eingeben.

2. Betreff prüfen: Der Betreff ist mit einem Standard-Text vorausgefüllt. Ändere ihn, wenn nötig.

3. Nachricht schreiben oder anpassen: Im Feld Mailinhalt steht bereits eine freundliche Standardnachricht. Du kannst sie vollständig ersetzen oder anpassen.

4. Rechnung anhängen: Die Rechnung wird automatisch als PDF-Datei erzeugt und mitgesendet – du musst nichts extra tun.

5. E-Mail versenden: Klicke auf Versenden. Die E-Mail wird sofort verschickt.

Was danach passiert

Die E-Mail mit der Rechnung als PDF-Anlage wird an die angegebene Adresse versendet. Im System wird vermerkt, dass die Rechnung verschickt wurde.

Wenn du einen neuen Kontakt eingibst (eine E-Mail-Adresse, die nicht im Kundenstamm bekannt ist), bietet dir das Fenster an, diese Adresse zu speichern. Dann steht sie das nächste Mal zur Auswahl bereit.

Tipps und Hinweise

• Die Standardnachricht ist freundlich und sachlich gehalten – in vielen Fällen kannst du sie unverändert versenden.
• Wenn die E-Mail-Adresse des Kunden leer ist, kannst du eine eingeben und speichern.
• Überprüfe den Betreff vor dem Versand, damit der Kunde die E-Mail leicht zuordnen kann – darin erscheint die Belegnummer.