Du kannst eine Rechnung direkt aus weboffice an den Kunden verschicken. Das Fenster bereitet die E-Mail vor, fügt die Rechnung als PDF an und speichert die Kontaktdaten des Empfängers.
Voraussetzungen
Der Kunde muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben. Wenn du eine Rechnung versendest, ohne dass eine Adresse gespeichert ist, kannst du sie im Fenster nachtragen.
So gehst du vor
Öffne das Fenster zum Versenden der Rechnung – es erscheint, nachdem du die entsprechende Schaltfläche in der Rechnungsliste oder im Rechnungsfenster angeklickt hast.
Prüfe die E-Mail-Adresse des Empfängers. Wenn mehrere Kontakte für den Kunden gespeichert sind, kannst du einen aus der Liste auswählen. Wenn die richtige Adresse fehlt, trägst du sie ein oder erstellst einen neuen Kontakt.
Neuen Kontakt hinzufügen (falls nötig):
- Klicke auf die Schaltfläche zum Hinzufügen eines Kontakts.
- Trage den Namen und die E-Mail-Adresse ein.
- Speichern – der Kontakt wird dann für zukünftige Rechnungen an diesen Kunden verfügbar sein.
Prüfe den Betreff – weboffice schlägt einen Betreff vor, der den Dokumenttyp und die Rechnungsnummer enthält. Du kannst diesen anpassen, wenn nötig.
Prüfe den E-Mail-Text. weboffice befüllt die Nachricht mit einer Standardformulierung: „Im Anhang finden Sie die Rechnung. Wir möchten uns herzlich für Ihr Vertrauen bedanken." Du kannst sie ändern oder ergänzen – zum Beispiel um persönliche Notizen oder Zahlungsbedingungen.
Prüfe unter Anhänge, dass die Rechnung als PDF angehängt ist. Das Fenster zeigt dir, welche Dokumente mitgehen werden.
Klicke auf Versenden – die E-Mail wird verschickt und die Rechnung in weboffice als versendet markiert.
Aufbau des Fensters
Das Fenster ist in folgende Bereiche unterteilt:
- Empfänger: Zeigt die verfügbaren Kontaktadressen des Kunden. Du kannst einen Kontakt auswählen oder einen neuen hinzufügen.
- Betreff: Das Feld, in dem du den Betreff der E-Mail siehst und bearbeiten kannst.
- E-Mail-Text: Das Nachrichtenfeld mit dem Standardtext, den du ändern kannst.
- Anhänge: Eine Liste der Dokumente, die mitversendet werden (üblicherweise die Rechnung als PDF).
Was danach passiert
Die E-Mail mit der PDF-Rechnung wird sofort an die eingetragene Adresse geschickt. In der Rechnungsliste siehst du, dass diese Rechnung versendet wurde. Der Kontakt (Name und E-Mail-Adresse des Empfängers) wird beim Kunden gespeichert – beim nächsten Versand schlägt weboffice dieselbe Adresse automatisch vor.
Falls du die Rechnung später nochmal an denselben oder einen anderen Kontakt schicken möchtest, kannst du das jederzeit wiederholen.
Tipps und Hinweise
- Der Standardtext erwähnt den Dokumenttyp (Rechnung, Angebot oder Lieferschein) – je nachdem, was du versendest. Du kannst ihn jederzeit anpassen.
- Wenn der Kunde keine E-Mail-Adresse hat, speichert weboffice die Adresse, die du eingibst, automatisch. So musst du sie beim nächsten Mal nicht neu tippen.
- Achte darauf, dass die E-Mail-Adresse korrekt ist – weboffice prüft nicht, ob sie existiert, bevor es versendet.
- Der Versand erfolgt immer mit der Rechnung im PDF-Format, unabhängig davon, in welchem Format du sie zuvor gedruckt hast.
- Ähnlich kannst du auch Mahnungen versenden.