Du versendest eine Zahlungsmahnung per E-Mail an deinen Kunden. Das Mahnschreiben wird als PDF angehängt; weboffice merkt sich das Versanddatum automatisch, damit du nachverfolgst, wann die Mahnung rausgegangen ist.
So kommst du hierher
- Öffne das Menü Aufträge.
- Wähle die Registerkarte Offene Posten.
- Suche die Rechnung heraus, zu der du mahnen möchtest.
- Öffne die Rechnung und starte von dort aus die Mahnung – die genauen Schritte dazu findest du unter Mahnwesen.
- Wenn du die Mahnung erstellt hast, klickst du auf die Schaltfläche zum Versenden per E-Mail.
Das Fenster zum Versenden öffnet sich.
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht, Rechnungen anzusehen. Die Rechnung muss bereits existieren und einen offenen Betrag haben, damit du sie mahnen kannst.
So gehst du vor
Absenderadresse: Hier steht bereits deine E-Mail-Adresse. Du kannst sie ändern, wenn diese Mahnung von einer anderen Adresse rausgehen soll.
Empfängeradresse: weboffice befüllt dieses Feld automatisch mit der E-Mail-Adresse des Kunden – überprüfe, dass sie korrekt ist. Falls nötig, korrigiere sie oder füge weitere Adressen hinzu (durch Komma getrennt).
Betreff: Der Betreff ist bereits vorausgefüllt mit dem Namen des Mahnstatus (z. B. „1. Mahnung", „2. Mahnung"). Du kannst ihn ändern, wenn du möchtest.
Nachrichtentext: Es steht bereits ein Standardtext in dem Feld, der höflich um Begleichung des offenen Betrags bittet. Du kannst diesen Text anpassen – beispielsweise um eine Zahlungsfrist, deine Bankverbindung oder persönliche Worte zu ergänzen. Das PDF der Mahnung wird automatisch angehängt, auch wenn du den Text änderst.
Testmail versenden (optional): Wenn du den Text erst prüfen möchtest, bevor die echte Mail rausgeht, klickst du hier. Die Mail wird dann an deine Adresse geschickt – die Mahnung wird nicht als versendet markiert.
Klicke auf Versenden, um die Mahnung mit dem aktuellen Datum abzusenden. weboffice speichert automatisch, dass diese Mahnung heute versendet wurde – das ist wichtig, falls du später nachverfolgst, wie lange ein Zahlungsverzug andauert.
Aufbau des Versand-Fensters
Das Fenster zeigt dir vier Felder, in denen du die E-Mail vor dem Versand überprüfen und anpassen kannst:
- Absenderadresse: Deine E-Mail-Adresse, von der die Mahnung verschickt wird
- Empfängeradresse: Die E-Mail des Kunden
- Betreff: Die Betreffzeile – vorausgefüllt mit dem Mahnstand
- Nachrichtentext: Der Textkörper mit einem Standardtext zur Zahlungsaufforderung
Daneben stehen dir zwei Schaltflächen zur Verfügung: Testmail versenden zum Prüfen und Versenden zum Abschicken der Mahnung.
Was danach passiert
Die Mahnung ist versendet. weboffice trägt das heutige Datum als Versanddatum ein, sodass du in der Übersicht siehst, wann die Mahnung rausgegangen ist. Der Kunde erhält die Mahnung mit der PDF-Datei im Anhang.
Wenn die Zahlung trotzdem nicht eingeht, kannst du eine weitere Mahnung (z. B. zweite Mahnung) erstellen und erneut versenden – weboffice unterscheidet die Mahnungen nach Mahnstand. Sobald der Kunde gezahlt hat, erfasse die Zahlung, um die Rechnung aus den offenen Posten zu streichen.
Tipps und Hinweise
- Text vorher prüfen: Nutze „Testmail versenden", um die Mahnung zunächst selbst zu erhalten. So kannst du den Text und die PDF überprüfen, bevor sie zum Kunden geht.
- Automatische Mahnungen: Falls du regelmäßig die gleichen Mahnungen versendest, informiere dich über automatische E-Mails, die weboffice selbst verschicken kann.