Kartenterminals und Finanzsysteme verbinden

Hier verbindest du Kartenzahlungsterminals mit deinem System, richtest deine Buchhaltungsschnittstelle ein und konfigurierst österreichische Kassensysteme (RKSV und TSE). Diese Einstellungen ermöglichen sichere Zahlungsverarbeitung und die Übermittlung von Belegen an die Finanzbehörden.

So kommst du hierher

1. Wähle im Menü System > Kontenrahmen.
2. Öffne die Registerkarte Kassen und Terminals.
3. Klicke auf eine Kasse, um ihre Einstellungen zu bearbeiten.
4. Je nach gewünschter Aktion siehst du jetzt die folgenden Bereiche.

Voraussetzungen

Du brauchst Zugriff auf die Systemverwaltung. Für RKSV und TSE benötigst du eine gültige Lizenz für die jeweilige Funktionalität; das System fordert dich auf, diese zu aktivieren.

Aufbau der Seite

Nach dem Öffnen einer Kasse erscheinen mehrere Bereiche untereinander:

• Kartenterminals: Zeigt deine verbundenen Stripe-Terminals in einer Tabelle mit Name, Verbindungsstatus, IP-Adresse, Seriennummer und Softwareversion. Hier kannst du Terminals löschen.
• Buchhaltungsschnittstelle: Verbindungseinstellungen für deine Buchhaltungssoftware.
• RKSV: Einrichtung der österreichischen Registrierkassen-Sicherheitseinrichtung (nur relevant, wenn du in Österreich tätig bist).
• TSE: Einrichtung der technischen Sicherheitseinrichtung (nur relevant, wenn du in Deutschland tätig bist).

So gehst du vor

Terminal hinzufügen

1. Im Bereich Kartenterminals klickst du auf Gerät mit weboffice verbinden oder Weiteres Terminal mit weboffice verbinden.
2. Es öffnet sich ein Eingabefenster Neues Terminal hinzufügen.
3. Trage einen aussagekräftigen Terminal Name ein, unter dem du das Gerät wiederfindest.
4. Trage den Terminal Registration Code ein, den du mit dem Gerät erhalten hast.
5. Klicke Hinzufügen.

Das Terminal wird jetzt registriert. In der Tabelle siehst du es anschließend mit seinem Status (online/offline), IP-Adresse und weiteren Informationen.

Buchhaltungsschnittstelle einrichten

1. Im Bereich Buchhaltungsschnittstelle klickst du auf die Schaltfläche oder die Einstellungen, um das Eingabefenster zu öffnen.
2. Wähle deine Buchhaltungsschnittstelle aus dem Auswahlfeld.
3. Unter Einstellungen bestimmst du:
   • Kundenkonto bei Neuanlage eines Kunden: Schalte dies ein, um für neu angelegte Kunden automatisch Konten in der Buchhaltung zu erstellen.
   • Nummernkreis Kundenkonto: Gib den Nummernkreis für Kundenkonten an (nur sichtbar, wenn die vorherige Option aktiviert ist).
   • Konto bei Neuanlage eines Lieferanten: Schalte dies ein, um für neue Lieferanten automatisch Konten anzulegen.
   • Nummernkreis Lieferantenkonto: Gib den Nummernkreis für Lieferantenkonten an (nur sichtbar, wenn die vorherige Option aktiviert ist).
4. Falls du DATEV nutzt, ergänze unter DATEV Einstellungen:
   • Beraternummer
   • Mandantennummer
   • Wirtschaftsjahrbeginn: Wähle den Monatswechsel deines Wirtschaftsjahres.
5. Klicke Speichern.

Die Verbindung zu deiner Buchhaltungssoftware ist jetzt konfiguriert.

RKSV (Österreich) einrichten

Die RKSV-Einrichtung ist ein mehrstufiger Prozess, bei dem jeder Schritt aufeinander aufbaut. Du kannst jederzeit unterbrechen und später weitermachen – bis zur finalen Aktivierung hat nichts Auswirkungen auf deine Kasse.

1. Klicke im Bereich RKSV auf Starten.

2. Firmendaten eingeben: Trage deinen rechtlichen Firmennamen ein und wähle, ob du eine UID-Nummer oder Steuernummer hast. Gib diese Nummer, Postleitzahl, Stadt, Straße und Land ein. Klicke Zum nächsten Schritt.

3. FinanzOnline-Zugangsdaten eingeben: Trage die Daten ein, die du von deinem Steuerberater oder über FinanzOnline erhalten hast:

   • Teilnehmer-Identifikation
   • Benutzer-Identifikation
   • Passwort

   Klicke Zum nächsten Schritt.

4. Sicherheitseinrichtung erstellen: Das System überprüft die angezeigten Firmendaten auf Plausibilität. Falls eine Warnung auftaucht, korrigiere entweder die Firmendaten oder klicke Trotzdem erstellen, wenn du sicher bist, dass die Daten trotz der Warnung stimmen. Sonst klicke Sicherheitseinrichtung erstellen.

5. Sicherheitseinrichtung aktivieren: Nachdem die Einrichtung erstellt wurde, klicke Aktivieren, um das Zertifikat bei FinanzOnline zu registrieren.

6. Nach erfolgreicher Aktivierung siehst du die Meldung, dass deine Registrierkasse im LIVE Modus ist. Alle Transaktionen werden nun korrekt signiert.

Falls Fehler auftreten, kannst du die Firmendaten bearbeiten, die Einrichtung stilllegen oder die Verbindung zu Fiskaly komplett trennen und neu aufbauen.

TSE (Deutschland) einrichten

1. Klicke im Bereich TSE auf Starten.
2. Firmendaten eingeben: Gib deinen rechtlichen Firmennamen ein und wähle UID-Nummer oder Steuernummer. Ergänze alle erforderlichen Adressdaten und dein Land. Klicke Zum nächsten Schritt.
3. Nach erfolgreicher Verbindung zeigt das System TSE nicht initialisiert. Klicke Initialisieren.
4. Die TSE wird jetzt eingerichtet und registriert. Du siehst anschließend die Meldung, dass deine TSE erfolgreich registriert ist und im LIVE Modus läuft.

Was danach passiert

• Terminals: Sind sofort einsatzbereit und können Kartenzahlungen verarbeiten. Sie erscheinen in der Tabelle mit aktuellem Status.
• Buchhaltungsschnittstelle: Neue Kunden und Lieferanten werden künftig automatisch in der Buchhaltungssoftware angelegt (je nach Einstellung).
• RKSV/TSE: Sind nach erfolgreicher Aktivierung live geschaltet. Alle Transaktionen werden kryptographisch signiert und an die Finanzbehörden übermittelt. Du brauchst diese Systeme nur bei Bedarf erneut zu besuchen, um die Einrichtung zu kontrollieren oder zu stilllegen.

Tipps und Hinweise

• Firmenangaben müssen passen: Die bei RKSV und TSE eingegebenen Daten (besonders Steuernummer und FinanzOnline-Teilnehmer) müssen genau mit deinen behördlichen Registrierungen übereinstimmen, sonst schlägt die Aktivierung fehl. Lies die Meldung von FinanzOnline oder Fiskaly genau – sie sagt dir, was zu korrigieren ist.
• Terminal-Seriennummer als Schlüssel: Terminals werden über ihre Seriennummer identifiziert. Du siehst sie in der Tabelle – merke sie dir, falls du den Support brauchst.
• Verbindung trennen: Falls etwas schiefgeht, kannst du dich von Fiskaly komplett abmelden und neu anfangen – dies setzt die Konfiguration zurück.

Weitere Informationen zu Kassensystemen findest du unter System/Einrichtung.