SMS-Nachrichten und Benachrichtigungen für einen Standort einrichten

Hier legst du fest, ob und wie weboffice automatisch SMS-Nachrichten verschickt – etwa als Bestätigung für Terminbuchungen, als Verkaufsbestätigung oder als Erinnerung. Du definierst den Absendernamen und die Texte der Nachrichten.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle Web.Office.Administration > Standorte.
2. Wähle einen Standort aus der Liste.
3. Scrolle zum Bereich SMS-Benachrichtigung und darunter SMS-Nachrichten.

Voraussetzungen

Du brauchst das Modul Calendar oder CashPoint, um SMS-Nachrichten nutzen zu können. Außerdem muss ein Zahlungsmittel für deinen Account hinterlegt sein – weboffice prüft das, wenn du SMS aktivierst.

So gehst du vor

SMS-Benachrichtigung aktivieren

1. Schalte den Schalter SMS-Benachrichtigung aktivieren ein.

   • Wenn kein Zahlungsmittel hinterlegt ist, erscheint eine Warnung – trage dann erst ein Zahlungsmittel ein.

2. Trage einen SMS-Absender ein (maximal 11 Zeichen).

   • Dieser Name steht in der SMS, damit Kunden sehen, von wem die Nachricht kommt. Wähle einen aussagekräftigen Namen wie deinen Firmennamen oder Standortnamen.

SMS-Bestätigungsnachricht für Termine (nur mit Modul Calendar)

3. Schalte SMS-Bestätigungsnachricht senden ein, wenn Kunden nach einer Terminbuchung automatisch eine SMS erhalten sollen.

4. Trage den Text der SMS-Bestätigungsnachricht ein.

   • Die Nachricht wird jedes Mal versendet, wenn ein Termin bestätigt wird. Du kannst Platzhalter einfügen, die weboffice automatisch mit Daten füllt: [VORNAME], [NACHNAME], [DATUM], [UHRZEIT], [WOCHENTAG], [MITARBEITER].
   • Mit der Schaltfläche Test-SMS senden schickst du die Nachricht an deine eigene Nummer – so prüfst du, wie sie aussieht.

SMS-Verkaufsnachricht (nur mit Modul CashPoint)

5. Schalte SMS-Verkaufsnachricht senden ein, wenn Kunden nach einem Kauf eine SMS erhalten sollen.

6. Trage den Text der SMS-Verkaufsnachricht ein und teste die Nachricht mit Test-SMS senden.

SMS-Erinnerungsnachricht für Termine (nur mit Modul Calendar)

7. Schalte SMS-Erinnerungsnachricht senden ein, wenn Kunden eine Erinnerung vor ihren Terminen erhalten sollen.

8. Trage den Text der SMS-Erinnerungsnachricht ein und teste die Nachricht mit Test-SMS senden.

9. Speichere deine Einstellungen mit der Schaltfläche Speichern (oben oder unten auf der Seite).

Aufbau der SMS-Benachrichtigung

• SMS-Benachrichtigung aktivieren: Schalter, der alle SMS-Funktionen für diesen Standort an oder aus macht.
• SMS-Absender: Der Name, der in jeder SMS angezeigt wird. Maximal 11 Zeichen, damit er auf allen Geräten passt.

Aufbau der SMS-Nachrichten

Die SMS-Nachrichten sind nach Anlass gegliedert. Je nach Module, die du nutzst, siehst du:

• SMS-Bestätigungsnachricht senden (Modul Calendar): Schalter zum Aktivieren.
• SMS-Bestätigungsnachricht: Textfeld für den Inhalt der Bestätigungsnachricht bei Terminbuchungen.
• SMS-Verkaufsnachricht senden (Modul CashPoint): Schalter zum Aktivieren.
• SMS-Verkaufsnachricht: Textfeld für die Nachricht nach einem Kauf.
• SMS-Erinnerungsnachricht senden (Modul Calendar): Schalter zum Aktivieren.
• SMS-Erinnerungsnachricht: Textfeld für die Erinnerungsnachricht vor Terminen.

Zu jeder Nachricht kannst du mit Test-SMS senden eine Vorschau an deine Nummer versendet.

Was danach passiert

Sobald du speicherst, nutzt weboffice deine SMS-Vorlagen:

• Bestätigungsnachrichten werden versendet, wenn Kunden Termine buchen (falls Calendar aktiviert ist).
• Verkaufsnachrichten gehen raus, wenn Kunden etwas kaufen (falls CashPoint aktiviert ist).
• Erinnerungsnachrichten werden automatisch vor Terminen versendet.

Die Platzhalter ([VORNAME], [DATUM] usw.) werden jedes Mal mit den echten Daten ersetzt.

Änderungen an den SMS-Texten gelten sofort – bereits vereinbarte Termine werden damit nicht beeinflusst. Nur neue Buchungen und Käufe verwenden den aktualisierten Text.

Tipps und Hinweise

• Test-SMS vor dem Start: Sende immer eine Test-SMS an deine eigene Nummer, bevor du SMS-Nachrichten für Kunden aktivierst. So siehst du genau, wie die Nachricht ankommt und ob alle Platzhalter richtig gefüllt werden.
• Zeichenbegrenzung beachten: SMS haben eine Länge von etwa 160 Zeichen. Halte deine Texte kurz und prägnant, sonst werden die Nachrichten in mehrere SMS aufgeteilt und kosten dich mehr.
• SMS-Absender: Der Name darf nur Buchstaben, Zahlen und wenige Sonderzeichen enthalten und ist auf 11 Zeichen begrenzt.
• Zahlungsmittel prüfen: Wenn du SMS verschickst, entstehen Kosten. Stelle sicher, dass dein Zahlungsmittel aktuell und ausreichend gedeckt ist.