Hier legst du fest, ob und wie weboffice automatisch SMS-Nachrichten verschickt – etwa als Bestätigung für Terminbuchungen, als Verkaufsbestätigung oder als Erinnerung. Du definierst den Absendernamen und die Texte der Nachrichten.
So kommst du hierher
- Öffne die Seitenleiste und wähle Web.Office.Administration > Standorte.
- Wähle einen Standort aus der Liste.
- Scrolle zum Bereich SMS-Benachrichtigung und darunter SMS-Nachrichten.
Voraussetzungen
Du brauchst das Modul Calendar oder CashPoint, um SMS-Nachrichten nutzen zu können. Außerdem muss ein Zahlungsmittel für deinen Account hinterlegt sein – weboffice prüft das, wenn du SMS aktivierst.
So gehst du vor
SMS-Benachrichtigung aktivieren
Schalte den Schalter SMS-Benachrichtigung aktivieren ein.
- Wenn kein Zahlungsmittel hinterlegt ist, erscheint eine Warnung – trage dann erst ein Zahlungsmittel ein.
Trage einen SMS-Absender ein (maximal 11 Zeichen).
- Dieser Name steht in der SMS, damit Kunden sehen, von wem die Nachricht kommt. Wähle einen aussagekräftigen Namen wie deinen Firmennamen oder Standortnamen.
SMS-Bestätigungsnachricht für Termine (nur mit Modul Calendar)
Schalte SMS-Bestätigungsnachricht senden ein, wenn Kunden nach einer Terminbuchung automatisch eine SMS erhalten sollen.
Trage den Text der SMS-Bestätigungsnachricht ein.
- Die Nachricht wird jedes Mal versendet, wenn ein Termin bestätigt wird. Du kannst Platzhalter einfügen, die weboffice automatisch mit Daten füllt: [VORNAME], [NACHNAME], [DATUM], [UHRZEIT], [WOCHENTAG], [MITARBEITER].
- Mit der Schaltfläche Test-SMS senden schickst du die Nachricht an deine eigene Nummer – so prüfst du, wie sie aussieht.
SMS-Verkaufsnachricht (nur mit Modul CashPoint)
Schalte SMS-Verkaufsnachricht senden ein, wenn Kunden nach einem Kauf eine SMS erhalten sollen.
Trage den Text der SMS-Verkaufsnachricht ein und teste die Nachricht mit Test-SMS senden.
SMS-Erinnerungsnachricht für Termine (nur mit Modul Calendar)
Schalte SMS-Erinnerungsnachricht senden ein, wenn Kunden eine Erinnerung vor ihren Terminen erhalten sollen.
Trage den Text der SMS-Erinnerungsnachricht ein und teste die Nachricht mit Test-SMS senden.
Speichere deine Einstellungen mit der Schaltfläche Speichern (oben oder unten auf der Seite).
Aufbau der SMS-Benachrichtigung
- SMS-Benachrichtigung aktivieren: Schalter, der alle SMS-Funktionen für diesen Standort an oder aus macht.
- SMS-Absender: Der Name, der in jeder SMS angezeigt wird. Maximal 11 Zeichen, damit er auf allen Geräten passt.
Aufbau der SMS-Nachrichten
Die SMS-Nachrichten sind nach Anlass gegliedert. Je nach Module, die du nutzst, siehst du:
- SMS-Bestätigungsnachricht senden (Modul Calendar): Schalter zum Aktivieren.
- SMS-Bestätigungsnachricht: Textfeld für den Inhalt der Bestätigungsnachricht bei Terminbuchungen.
- SMS-Verkaufsnachricht senden (Modul CashPoint): Schalter zum Aktivieren.
- SMS-Verkaufsnachricht: Textfeld für die Nachricht nach einem Kauf.
- SMS-Erinnerungsnachricht senden (Modul Calendar): Schalter zum Aktivieren.
- SMS-Erinnerungsnachricht: Textfeld für die Erinnerungsnachricht vor Terminen.
Zu jeder Nachricht kannst du mit Test-SMS senden eine Vorschau an deine Nummer versendet.
Was danach passiert
Sobald du speicherst, nutzt weboffice deine SMS-Vorlagen:
- Bestätigungsnachrichten werden versendet, wenn Kunden Termine buchen (falls Calendar aktiviert ist).
- Verkaufsnachrichten gehen raus, wenn Kunden etwas kaufen (falls CashPoint aktiviert ist).
- Erinnerungsnachrichten werden automatisch vor Terminen versendet.
Die Platzhalter ([VORNAME], [DATUM] usw.) werden jedes Mal mit den echten Daten ersetzt.
Änderungen an den SMS-Texten gelten sofort – bereits vereinbarte Termine werden damit nicht beeinflusst. Nur neue Buchungen und Käufe verwenden den aktualisierten Text.
Tipps und Hinweise
- Test-SMS vor dem Start: Sende immer eine Test-SMS an deine eigene Nummer, bevor du SMS-Nachrichten für Kunden aktivierst. So siehst du genau, wie die Nachricht ankommt und ob alle Platzhalter richtig gefüllt werden.
- Zeichenbegrenzung beachten: SMS haben eine Länge von etwa 160 Zeichen. Halte deine Texte kurz und prägnant, sonst werden die Nachrichten in mehrere SMS aufgeteilt und kosten dich mehr.
- SMS-Absender: Der Name darf nur Buchstaben, Zahlen und wenige Sonderzeichen enthalten und ist auf 11 Zeichen begrenzt.
- Zahlungsmittel prüfen: Wenn du SMS verschickst, entstehen Kosten. Stelle sicher, dass dein Zahlungsmittel aktuell und ausreichend gedeckt ist.