Hier nimmst du eine neue Tischreservierung auf oder änderst eine bestehende. Du wählst Datum, Uhrzeit, Personenzahl und einen oder mehrere Tische. Optional erfasst du die Kundendaten oder ordnest einen bestehenden Kunden zu.
So kommst du hierher
- Öffne das Menü und wähle Gastro-Reservierungen
- Wähle das Restaurant aus der Registerkarte oben
- Klicke auf Reservierung (grüne Schaltfläche oben)
Voraussetzungen
Du benötigst das Modul "Gastro" und das Recht "Gastro anzeigen". Das Restaurant muss mindestens einen Raum mit Tischen haben.
So gehst du vor
Reservierungstyp wählen: Entscheide, ob es eine normale Reservierung oder ein Walk-In (Gast ohne Voranmeldung) ist.
- Reservierung: Der Gast meldet sich an, um einen Tisch zu reservieren
- Walk-In: Der Gast kommt spontan herein
Personenzahl auswählen: Klicke auf die Anzahl der Personen (1–10), oder klicke auf 10+, wenn mehr Plätze nötig sind. Im erweiterten Feld kannst du dann eine beliebige Zahl eingeben.
Datum wählen: Klicke auf das Feld Datum und wähle den Tag der Reservierung aus dem Kalender. Der früheste mögliche Tag ist heute; das Höchstdatum hängt von den Einstellungen des Restaurants ab.
Uhrzeit einstellen: Klicke auf das Feld Uhrzeit. Für heute ist die frühe Uhrzeit die aktuelle Zeit; für künftige Tage kannst du jede Uhrzeit wählen.
Aufenthaltsdauer festlegen: Klicke auf eine der vordefinierten Schaltflächen (30 min, 1 Std, 1,5 Std oder 2 Std), oder klicke auf Andere und gib eine eigene Dauer ein.
Verfügbarkeit prüfen: weboffice zeigt dir automatisch, welche Tische und Tischkombinationen in deinem Restaurant für diese Zeit frei sind. Steht dort "KEIN PLATZ VERFÜGBAR", kannst du auf Vorheriger Tag oder Nächster Tag klicken, um ein alternatives Datum zu prüfen.
Tische auswählen: Sobald freie Tische erscheinen, wähle sie aus der Übersicht. Jeder Tisch zeigt seine Nummer und Platzanzahl. Ein Stern markiert den empfohlenen Tisch. Du kannst mehrere Tische kombinieren, wenn nötig. Alternativ klickst du auf eine Tischkombination (angezeigt als Bezeichnung), wenn das Restaurant solche vordefiniert hat. Wenn du mehrere Tische oder eine Kombination auswählst, wechselt die Kopfzeile und zeigt dir, ob die Gesamtplätze ausreichen.
Bei Raumwechsel: Sind mehrere Räume verfügbar, kannst du oben zwischen ihnen wechseln. Deine bisherige Tischauswahl wird gelöscht, wenn du in einen anderen Raum wechselst.
Kundendaten erfassen (nur bei Reservierung, nicht bei Walk-In):
- Herkunft: Wähle aus, woher die Reservierung kommt (z. B. Telefon, E-Mail, Online, andere).
- Kunde: Durchsuche deine bestehenden Kunden oder trage Name, Telefon und E-Mail ein. Wenn du einen Namen tippst, schlägt dir weboffice automatisch einen passenden Kunden vor – bestätige oder verwerfe den Vorschlag.
- Notiz: Besondere Wünsche oder Anmerkungen (z. B. "Tisch am Fenster", "Allergie") — optional.
Hast du einen Kunden ausgewählt, verschwinden die Felder für Name, Telefon und E-Mail.
Bei Walk-In:
- Nur das Feld Notiz ist sichtbar; Kundendaten sind nicht erforderlich.
Speichern: Klicke auf die grüne Schaltfläche Speichern, sobald Datum, Uhrzeit, Personenzahl und mindestens ein Tisch gespeichert sind. Fehlt eine dieser Angaben, ist die Schaltfläche deaktiviert.
Aufbau des Fensters
Bereich "Wann & Wie viele"
- Hier legst du die zeitlichen und kapazitiven Eckdaten fest
- Die Personenauswahl zeigt Schaltflächen für 1–10 Plätze und ein Feld 10+ für größere Gruppen
- Das Feld für die Aufenthaltsdauer unterscheidet zwischen den vier Standardoptionen und einer freien Eingabe
- Ist kein Platz frei, erscheint eine rote Warnung mit Navigationsschaltflächen
Bereich "Tischauswahl" (nur sichtbar, wenn Plätze verfügbar sind)
- Zeigt die verfügbaren Tische des aktuell gewählten Raums als Schaltflächen
- Jede Tischschaltfläche zeigt die Tischnummer und Platzanzahl
- Darunter sind vordefinierte Tischkombinationen (falls vorhanden) separat aufgelistet
- Ein Schalter oben ermöglicht den Wechsel zwischen Räumen, wenn es mehrere gibt
- Die Kopfzeile sagt, wie viele Plätze du noch brauchst oder ob du einen Überschuss hast
Bereich "Kontakt" (nur bei Reservierung)
- Herkunft: Auswahlfeld mit den Quellen der Reservierung
- Kunde: Suchfeld für bestehende Kunden oder Freitextfelder für Vorname, Nachname, Telefon und E-Mail
- Notiz: mehrzeiliges Textfeld für Bemerkungen
Bereich "Walk-In" (nur bei Walk-In-Modus)
- Enthält nur ein Notiz-Feld
Was danach passiert
Die Reservierung wird gespeichert und sofort in der Tischliste für den gewählten Tag angezeigt. Die Schaltfläche Speichern schließt das Fenster. Du kehrst zur Tischreservierungsübersicht zurück und kannst die neue oder bearbeitete Reservierung dort sehen.
Wenn du eine bestehende Reservierung ändern möchtest, liest weboffice alle Daten neu ein – Änderungen an anderen Stellen (z. B. Telefonnummer) überschreiben deine Eingaben nicht.
Wenn die Reservierung mit einem Kunden verknüpft ist, aber du später einen anderen Kunden auswählst, werden die manuell eingegebenen Kontaktdaten (Vorname, Nachname, Telefon, E-Mail) gelöscht.
Wenn du später einen Gast einchecken möchtest, sieh dir die Seite Gast eingetroffen an.
Tipps und Hinweise
- Automatische Kundenvorschläge: Wenn du Telefon, E-Mail oder Name eingibst, prüft weboffice deine Kundenliste ab mindestens 7 Ziffern (bei Telefonnummern). Ein eindeutiger Treffer wird dir vorgeschlagen – du musst nicht bestätigen, aber du kannst ablehnen.
- Tischkombinationen sparen Zeit: Falls dein Restaurant häufig Tischgruppen zusammenrückt, nutze die vordefinierten Kombinationen statt einzelne Tische zu wählen.
- Walk-In vs. Reservierung: Der Modus bestimmt, welche Felder sichtbar sind. Du kannst auch später umschalten, ohne das Fenster zu schließen – alle bisherigen Einstellungen bleiben erhalten.
- Keine Verfügbarkeit: Wenn für das gewählte Datum und die Uhrzeit kein Platz frei ist, nutze die Navigationsschaltflächen im Hinweis, um schnell einen anderen Tag zu testen.