Daten im Steuerberater-Portal verwalten und exportieren
Im Steuerberater-Portal prüfst und organisierst du Eingangsdaten aus deinem Geschäftssystem: Rechnungen, Kassenbewegungen und Bankbuchungen. Du legst fest, auf welche Buchhaltungskonten diese Daten beim Export verbucht werden, und startest den Datenaustausch mit deinem Buchhaltungssystem.
Voraussetzungen
Du brauchst einen gültigen Zugang zum Steuerberater-Portal und das dazugehörige Passwort.
Aufbau der Übersicht
Nach dem Anmelden siehst du mehrere Registerkarten mit deinen Finanzdaten und Einstellungen:
- Buchhaltungsexporte: Zeiträume hierarchisch sortiert, mit Export-Status und Download-Möglichkeit
- Eingangsrechnungen: Hochgeladene Rechnungen mit Lieferant, Datum, Netto und Brutto
- Ausgangsrechnungen, Kassendaten, Bankbewegungen, Offene Posten, Mitarbeiterumsätze: weitere Datenlisten
- Kontenplan, Kontenzuordnung, Export-Buchungsregeln, Stammdaten: Einstellungen für den Export
So gehst du vor
Melde dich an: Trage dein Passwort ein und klicke Anmelden.
Prüfe deine Eingangsdaten: Wechsle zu den Registerkarten Eingangsrechnungen, Kassendaten und Bankbewegungen, um sicherzustellen, dass alle Daten aus deinem Geschäftssystem korrekt übertragen wurden. Fehlende oder falsche Werte korrigierst du im Geschäftssystem selbst, nicht im Portal.
Erstelle Konten im Kontenplan (falls noch nicht vorhanden):
- Wechsle zur Registerkarte Kontenplan unter Einstellungen.
- Klicke Neues Konto.
- Trage folgende Daten ein:
- Kontonummer: eindeutige Nummer des Kontos (Pflicht)
- Bezeichnung: aussagekräftiger Name (Pflicht)
- Kontenklasse: Wähle die Klasse aus (Aktiva, Passiva, Aufwendungen, Erträge usw.) (Pflicht)
- Standard-Steuer: Voreingestellter Steuersatz für dieses Konto (optional)
- BMD Steuercode: Bei BMD-Export der entsprechende Code (optional)
- Klicke Speichern.
Lege Kostenstellen an (falls nötig):
- Wechsle zu Stammdaten → Kostenstellen.
- Klicke Neue Kostenstelle.
- Trage ein:
- Nummer: eindeutige Nummer
- Bezeichnung: Name der Kostenstelle
- Klicke Speichern.
Erstelle Steuersätze (falls nötig):
- Wechsle zu Stammdaten → Steuersätze.
- Klicke Neuer Steuersatz.
- Trage ein:
- Bezeichnung: Name des Steuersatzes
- Steuersatz (%): Der Prozentsatz
- Klicke Speichern.
Ordne Artikelkategorien Konten zu:
- Wechsle zur Registerkarte Kontenzuordnung → Artikelkategorien.
- Klicke auf eine Kategorie, um sie auszuwählen.
- Wähle für jede Region (Inland, EU, Drittland) das passende Buchhaltungskonto aus den Auswahlfeldern.
- Wähle optional einen Steuersatz.
- Die Änderung wird automatisch gespeichert.
Ordne Zahlungsmittel Konten zu:
- Wechsle zu Kontenzuordnung → Zahlungsmittel.
- Klicke auf ein Zahlungsmittel.
- Wähle für jede Region das passende Konto.
- Speichern erfolgt automatisch.
Ordne manuelle Buchungen Konten zu (falls vorhanden):
- Wechsle zu Kontenzuordnung → Manuelle Buchungen.
- Klicke auf eine Buchungsvorlage.
- Wähle das Buchhaltungskonto.
- Speichern erfolgt automatisch.
Ordne Kassen Konten zu:
- Wechsle zu Kontenzuordnung → Kassen & Gutscheine.
- Klicke auf eine Kasse.
- Wähle das Buchhaltungskonto und die Gutschein-Besteuerung.
- Speichern erfolgt automatisch.
Ordne Lieferanten Konten zu:
- Wechsle zu Kontenzuordnung → Lieferanten.
- Klicke auf einen Lieferanten.
- Wähle das passende Konto.
- Speichern erfolgt automatisch.
Starte den Datenaustausch:
- Wechsle zur Registerkarte Buchhaltungsexporte.
- Alle Zeiträume sind hierarchisch sortiert.
- Für jeden Zeitraum siehst du den Status:
- Nicht gestartet: Klicke das Kreis-Pfeil-Symbol, um den Export zu starten.
- In Bearbeitung: Der Export läuft; warte auf Abschluss.
- Abgeschlossen: Klicke den Download-Link, um die Datei zu laden.
- Fehler: Überprüfe deine Daten und klicke erneut das Kreis-Pfeil-Symbol, um einen neuen Versuch zu starten.
Lade Rechnungsdokumente herunter (optional):
- Wechsle zur Registerkarte Eingangsrechnungen.
- Klicke oben links Alle Dokumente als ZIP, um alle Rechnungs-PDFs in einem Archiv herunterzuladen.
Was danach passiert
Die exportierten Daten stehen in deinem Buchhaltungssystem zur Verfügung. Alle Rechnungen werden anhand der definierten Kontenzuordnung auf die richtigen Konten gebucht. Du kannst jederzeit zurück ins Portal wechseln, um weitere Daten zu prüfen, Zuordnungen anzupassen oder einen neuen Export zu starten.
Du findest deine Ausgangsdaten, Bankbewegungen, Kassenbewegungen und Mitarbeiterumsätze in den gleichnamigen Registerkarten für deine Übersicht und Kontrollarbeiten.
Tipps und Hinweise
- Reihenfolge der Einrichtung: Lege erst Konten, Kostenstellen und Steuersätze an, bevor du Mappings erstellst – so hast du alle Optionen zur Auswahl.
- Kontenzuordnung speichern: Änderungen in den Zuordnungsfeldern werden automatisch beim Speichern wirksam. Es gibt keinen separaten Speichern-Schaltfläche – die Auswahlfelder speichern automatisch.
- Archivierung von Konten: Nutze die Archiv-Funktion im Kontenplan, um alte oder unnötige Konten auszublenden. Archivierte Konten erscheinen nicht in Auswahlfeldern, kannst du aber reaktivieren.
- Duplikate und Fehler vermeiden: Kontrolliere deine Daten im Geschäftssystem, bevor sie hochgeladen werden. Das Portal prüft nur auf technische Konsistenz.