Rechnungen
Auf dieser Seite verwaltest du alle deine Rechnungen. Dies ist einer der wichtigsten Bereiche deines Systems, da hier alle ausgestellten Rechnungen zentral erfasst, bearbeitet und überwacht werden.
Voraussetzungen
- Du benötigst die Berechtigung zum Anzeigen von Rechnungen
- Zugriff auf Rechnungsfunktionen ist erforderlich
Aufbau der Seite
Registerkarte "Rechnungen"
Die Seite enthält eine fokussierte Registerkarte mit dem Titel "Rechnungen" und einem Euro-Symbol, das den finanziellen Aspekt unterstreicht.
Rechnungs-Container
Das Herzstück der Seite ist ein spezieller Container, der verschiedene Ansichten und Filter für Rechnungen bereitstellt. Dieser Container kann durch URL-Parameter gesteuert werden.
URL-Parameter und Filterung
Die Seite unterstützt verschiedene URL-Parameter für spezielle Ansichten:
Projekt-basierte Filterung
- ProjektId: Zeigt nur Rechnungen eines bestimmten Projekts
- ProjektVon/ProjektBis: Filtert nach Projektzeitraum
- Kombination: Projekt und Zeitraum können kombiniert werden
Abrechnungs-basierte Filterung
- AbrechnungsId: Zeigt Rechnungen einer bestimmten Abrechnung
- Spezialansicht: Für Abrechnungsperioden und Sammelrechnungen
Funktionen der Rechnungsverwaltung
Rechnungsübersicht
Die Liste zeigt dir alle wichtigen Rechnungsinformationen:
- Rechnungsnummer: Eindeutige Identifikation jeder Rechnung
- Rechnungsdatum: Ausstellungsdatum der Rechnung
- Kunde: Name und Details des Rechnungsempfängers
- Betrag: Netto- und Bruttosumme der Rechnung
- Status: Aktueller Bearbeitungsstand (offen, bezahlt, überfällig, etc.)
- Zahlungsziel: Bis wann die Rechnung bezahlt werden sollte
- Zahlungen: Bereits eingegangene Zahlungen
- Mahnungen: Anzahl und Status von Mahnungen
Erweiterte Filteroptionen
- Datumsfilter: Rechnungen bestimmter Zeiträume
- Kundenfilter: Rechnungen spezifischer Kunden
- Statusfilter: Nach Zahlungsstatus filtern
- Betragsfilter: Nach Rechnungshöhe suchen
- Projektfilter: Projektbezogene Rechnungen
- Textsuche: Suche in Rechnungsinhalten
Sortierungsmöglichkeiten
- Nach Datum: Chronologisch oder umgekehrt
- Nach Betrag: Aufsteigend oder absteigend
- Nach Kunde: Alphabetische Sortierung
- Nach Status: Gruppierung nach Zahlungsstatus
- Nach Fälligkeit: Nach Zahlungszielen sortiert
So arbeitest du mit Rechnungen
Neue Rechnung erstellen
- Erstellen-Schaltfläche: Klicke auf "Neue Rechnung"
- Kunde auswählen: Wähle den Rechnungsempfänger
- Artikel hinzufügen: Füge Produkte oder Dienstleistungen hinzu
- Preise festlegen: Bestimme Einzelpreise und Mengen
- Details ergänzen: Zahlungsbedingungen, Liefertermine, etc.
- Vorschau prüfen: Kontrolliere die Rechnung vor dem Speichern
- Speichern: Erstelle die finale Rechnung
Rechnung aus Vorbeleg erstellen
- Vorbeleg auswählen: Angebot, Auftragsbestätigung oder Lieferschein
- Folgeauftrag-Funktion: Nutze "Rechnung erstellen"
- Automatische Übernahme: Alle Daten werden übertragen
- Anpassungen: Ändere bei Bedarf Mengen oder Preise
- Finalisierung: Speichere die neue Rechnung
Rechnung bearbeiten und versenden
- Rechnung auswählen: Klicke auf einen Eintrag in der Liste
- Bearbeiten: Öffne die Bearbeitungsansicht
- Änderungen vornehmen: Passe Details nach Bedarf an
- E-Mail-Versand: Sende die Rechnung direkt an den Kunden
- Status verfolgen: Überwache Zahlungseingang und Mahnungen
Rechnungsstatus verstehen
Offene Rechnungen
- Neu erstellt: Rechnung ist fertig, aber noch nicht versendet
- Versendet: Rechnung wurde an den Kunden übermittelt
- Zahlungserwartung: Innerhalb des Zahlungsziels
Bezahlte Rechnungen
- Vollständig bezahlt: Kompletter Rechnungsbetrag ist eingegangen
- Teilweise bezahlt: Nur ein Teil wurde bezahlt
- Überzahlt: Mehr als der Rechnungsbetrag wurde bezahlt
Problematische Rechnungen
- Überfällig: Zahlungsziel ist überschritten
- 1./2./3. Mahnung: Verschiedene Mahnstufen
- Inkasso: An Inkassobüro übergeben
- Dubios: Als uneinbringlich eingestuft
- Storniert: Rechnung wurde storniert
Mahnwesen und Zahlungsüberwachung
Automatische Mahnungen
- Mahnlauf: Regelmäßige Prüfung überfälliger Rechnungen
- Mahnstufen: Eskalation bei ausbleibender Zahlung
- Mahngebühren: Automatische Berechnung von Mahnkosten
- Zinsen: Verzugszinsen bei Überschreitung
Zahlungserfassung
- Manuelle Eingabe: Erfasse eingegangene Zahlungen
- Bankimport: Automatische Zuordnung bei Bankdatenimport
- Teilzahlungen: Verwaltung von Ratenzahlungen
- Überzahlungen: Behandlung von zu hohen Zahlungen
Projekt- und Abrechnungsintegration
Projektbezogene Rechnungen
- Projektfilter: Zeige nur Rechnungen bestimmter Projekte
- Zeitraumfilter: Filtere nach Projektlaufzeiten
- Projektauswertung: Umsätze und Erträge pro Projekt
- Kostenstellenzuordnung: Automatische Zuordnung
Abrechnungsperioden
- Sammelrechnungen: Mehrere Leistungen in einer Rechnung
- Periodenabrechnung: Monatliche oder quartalsweise Abrechnung
- Abrechnungsläufe: Automatisierte Rechnungserstellung
- Abrechnungsberichte: Übersichten über Abrechnungsperioden
Tipps und Hinweise
Effizienz steigern
- Nutze Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen
- Automatisiere Standardprozesse wo möglich
- Verwende aussagekräftige Rechnungsnummern
- Halte Kundenstammdaten aktuell
Qualitätssicherung
- Prüfe Rechnungen vor dem Versand sorgfältig
- Verwende einheitliche Beschreibungen und Begriffe
- Achte auf korrekte Steuersätze und Berechnungen
- Dokumentiere besondere Vereinbarungen
Rechtliche Aspekte
- Beachte gesetzliche Pflichtangaben auf Rechnungen
- Halte Aufbewahrungsfristen ein
- Dokumentiere Änderungen und Stornierungen
- Sichere Rechnungsdaten regelmäßig