Positionen in Angeboten und Rechnungen bearbeiten
Hier fügst du Artikel, Dienstleistungen oder Textzeilen zu einem Angebot oder einer Rechnung hinzu und passt sie an – Mengen, Preise, Rabatte und Steuersätze.
Voraussetzungen
Du bearbeitest gerade ein Angebot oder eine Rechnung und hast das Eingabefenster geöffnet.
So gehst du vor
Artikel oder Dienstleistung hinzufügen
Klicke unter der Überschrift Position auf das Feld für die Artikelauswahl.
Wähle einen Artikel aus der Liste oder klicke auf die Lupe, um nach einem Artikel zu suchen. Wenn du mehrere Artikel auf einmal hinzufügst, werden sie nacheinander eingefügt.
Gib die Menge ein – das ist die Anzahl oder das Volumen der Position. Wenn die Position optional sein soll (sie wird angeboten, aber nicht automatisch in die Rechnung übernommen), lass die Menge auf 0 oder nutze später die Schaltfläche Optional in der Werkzeugleiste.
Passe den Preis an, falls nötig:
- Angepasster Preis: Der Grundpreis für eine Einheit. Wenn der Artikel einen Kundenpreis hat, kannst du zwischen dem normalen Verkaufspreis und dem Kundenpreis wechseln.
- Steuersatz: Welche Steuer gilt für diese Position – das ist meist vom Artikel vorgegeben, kann aber geändert werden.
Wenn der Artikel Optionen oder Varianten hat (z. B. Farbe, Größe), wirst du aufgefordert, diese zu wählen.
Ergänze die optionalen Felder:
- Bearbeiter: Wem ist diese Position zugeordnet (z. B. Handwerker, Verkäufer)?
- Maßeinheit: Gib hier die Einheit und den Wert ein (z. B. 5 m, 10 kg), wenn du über die reine Menge hinaus zusätzliche Informationen brauchst.
- Rabatt: Falls der Artikel Rabatte erlaubt, trage einen prozentualen Rabatt oder einen festen Rabattbetrag ein. Bei medizinischen Abrechnungen mit Selbstbehalt ersetzt dieser den Rabatt.
- Positionstext: Eine Beschreibung oder Notiz zur Position, die auf dem Beleg erscheint – z. B. weitere Details zum Artikel oder besondere Bedingungen. Du kannst den vordefinierten Text des Artikels hier ändern.
Nur Text hinzufügen
Wenn du eine reine Textzeile einfügen willst (ohne Artikel, Menge oder Preis):
- Wähle die Option Textposition.
- Gib deinen Text ein.
Positionen verwalten
In der Werkzeugleiste oberhalb der Position stehen dir folgende Schaltflächen zur Verfügung:
- Nach oben / Nach unten: Ändert die Reihenfolge der Positionen auf dem Beleg.
- Duplizieren: Kopiert die Position mit allen Einstellungen – praktisch, wenn du mehrere identische Positionen brauchst.
- Optional: Setzt die Menge auf 0 (Position wird angeboten, aber nicht abgerechnet) oder wieder auf 1. Das Symbol zeigt ein Häkchen, wenn die Position optional ist.
- Löschen: Entfernt die Position (mit Bestätigung).
Aufbau des Fensters
Das Eingabefenster für eine Position ist in folgende Bereiche aufgeteilt:
Werkzeugleiste oben: Mit den Schaltflächen zum Verschieben, Duplizieren, auf Optional setzen und Löschen.
Position (nur bei Artikeln und Dienstleistungen, nicht bei Textpositionen):
- Artikelauswahl mit Suchfunktion
- Mengenfeld
- Bearbeiter (optional)
- Maßeinheit (optional)
- Angepasster Preis und Steuersatz
- Rabatt (falls der Artikel Rabatte erlaubt) oder Selbstbehalt (bei medizinischen Artikeln)
- Positionstext (Markdown-Editor)
- Packeteartikeltabelle (falls der Artikel ein Paket mit mehreren Artikeln ist)
Textposition (nur wenn keine Artikel, sondern nur Text):
- Textfeld (Markdown-Editor)
Was danach passiert
Deine Änderungen werden sofort übernommen – die Gesamtsumme und Steuern werden neu berechnet. Wenn du fertig bist, speicherst du das Angebot oder die Rechnung insgesamt.
Tipps und Hinweise
- Kundenpreise: Wenn für einen Kunden ein besonderer Artikelpreis vereinbart ist, zeigt weboffice dir einen Schalter an – du kannst dann zwischen dem normalen Preis und dem Kundenpreis wechseln.
- Selbstbehalt (nur medizinische Abrechnungen): Ist ein Artikel ein Selbstbehaltartikel und aktivierst du den Selbstbehalt, ersetzt er den normalen Rabatt. Der Steuersatz wird automatisch auf steuerfrei gesetzt.
- Preisberechnung: weboffice berechnet Netto- und Bruttopreise automatisch – achte darauf, dass du weißt, ob du netto oder brutto abrechnest.
- Seriennummern: Wenn ein Artikel Seriennummern verlangt, wirst du aufgefordert, diese einzugeben.
- Pakete mit mehreren Artikeln: Wenn du einen Artikel hinzufügst, der ein Paket ist, fordert dich weboffice auf, die Artikel im Paket auszuwählen und ggf. Optionen für diese Artikel zu setzen.