Buchungsportale einrichten und betreiben

Du verbindest dein Hotel mit Buchungsportalen wie booking.com, Expedia oder HRS. Dann gehen deine Preise und freien Zimmer automatisch hinaus — und Buchungen von dort landen direkt in deinem Belegungsplan. Ohne Handeingabe.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle Web.Office.Hotel → Portale.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht zum Verwalten von Hoteldaten, um eine Anbindung einzurichten. Die Portale selbst müssen dir bereits einen Zugang freigeschaltet haben.

So gehst du vor

Anbindung einrichten

1. Öffne die Registerkarte Anbindung. Wenn noch keine Anbindung existiert, siehst du eine Hinweismeldung.

2. Klicke Portalanbindung einrichten.

3. Wähle einen Standort aus. Das ist der Ort, für den die Portale deine Daten bekommen.

4. Wähle ein Objekt — das Haus, das du mit den Portalen verbinden möchtest. Nur Objekte, die der Portal-Support dir bereits freigegeben hat, stehen in der Liste. Fehlt dein Haus, wende dich an den Support.

5. Schalte Anbindung aktiv ein, damit die Verbindung läuft.

6. Klicke Speichern. Die Anbindung ist jetzt eingerichtet.

Zuordnungen anlegen

Damit die Portale wissen, welcher Preis zu welchem Zimmer gehört, musst du deine Zimmerkategorien und Ratenpläne den Portal-Zimmertypen und Portal-Preisen zuordnen. Das machst du durch Zuordnungen — eine Zuordnung für jede Belegung.

1. Du befindest dich noch auf der Registerkarte Anbindung oder öffnest sie erneut.

2. Klicke Neu, um eine erste Zuordnung anzulegen.

3. Im Abschnitt Im Haus:

   • Zimmerkategorie: Wähle eine Kategorie aus, etwa „Doppelzimmer".
   • Ratenplan: Wähle einen Ratenplan, etwa „Best Rate Guaranteed".
   • Belegung (Personen): Trage die Personenzahl ein, für die dieser Plan gilt — etwa 2 für ein Doppelzimmer mit zwei Personen. Sind es unterschiedliche Preise für unterschiedliche Belegungen, brauchst du mehrere Zuordnungen.

4. Im Abschnitt Auf der Portalseite:

   • Zimmertyp im Portal: Das Portal schickt dir eine Liste seiner verfügbaren Zimmertypen. Wähle denjenigen, der deiner Kategorie entspricht.
   • Preis im Portal: Wähle den Preis (Ratenplan), unter dem das Portal diesen Zimmertyp verkauft. Ein Portal-Zimmertyp kann mehrere Preisoptionen haben — wähle die richtige.

5. Schalte Zuordnung aktiv ein.

6. Klicke Speichern. Die Zuordnung ist angelegt. Wiederhole die Schritte für jede weitere Kombination aus Kategorie, Ratenplan und Belegung.

Portalbuchungen übernehmen

Buchungen, die über die Portale hereinkommen, landen zunächst in der Registerkarte Portalbuchungen. Von dort übernahmst du sie mit einem Klick ins System.

1. Öffne die Registerkarte Portalbuchungen.

2. Du siehst eine Liste der eingehenden Buchungen mit Gast, Anreise, Abreise, Portal und Betrag.

3. Für jede Buchung:

   • Ist sie bereits übernommen, siehst du die Reservierungsnummer und kannst sie mit einem Klick öffnen.
   • Ist sie noch nicht übernommen und nicht storniert: Klicke Übernehmen (Häkchen-Symbol). Das System erstellt daraus eine Reservierung und öffnet sie zur Bearbeitung.
   • Ist es eine Stornierung vom Portal und du hast die Reservierung bereits übernommen: Klicke Stornieren (Kalendersymbol), um sie zu stornieren. Das System wendet deine Stornoregel an.
   • Hast du die Buchung von Hand erledigt: Klicke Von Hand erledigt (Kreis mit Häkchen), damit sie aus der Liste verschwindet.

4. Mit Aktualisieren holst du neue Buchungen vom Portal ab.

Übertragungen überwachen

Die Registerkarte Übertragung zeigt, was an die Portale gesendet wurde — Preise, freie Zimmer, Verkaufsregeln. Stockungen erkennst du sofort.

1. Öffne die Registerkarte Übertragung (nur sichtbar für Verwalter).

2. Jede Zeile ist eine Übertragung. Du siehst:

   • Wann sie angelegt wurde
   • Was gesendet wurde (Freie Zimmer, Preise, Verkaufsregeln, Stammdaten oder Aktionen)
   • Für welche Kategorie und welchen Ratenplan
   • Den Zeitraum
   • Den Status: „wartet", „unterwegs", „angekommen", „nicht angekommen" oder „abgebrochen"

3. Mit Nur Stockungen zeigst du nur Übertragungen, die nicht angekommen oder abgebrochen sind.

4. Ist eine Übertragung nicht angekommen: Klicke Erneut senden, um es nochmal zu versuchen.

Anbindung steuern

1. Auf der Registerkarte Anbindung siehst du oben rechts den Schalter Anbindung aktiv.

   • Ein: Preise und freie Zimmer gehen an die Portale, Buchungen kommen herein.
   • Aus: Die Verbindung ist pausiert — nichts geht hinaus, nichts kommt rein.

2. Mit Anbindung (Schieberegler-Symbol) bearbeitest du die Verbindung — etwa um den Standort oder das Objekt zu ändern.

3. Mit Alles neu senden sendest du Preise und freie Zimmer der nächsten zwölf Monate nochmal an alle Portale. Das brauchst du etwa nach größeren Änderungen.

Aufbau der Anbindungs-Übersicht

Die Registerkarte Anbindung zeigt oben eine Statuskarte:

• Anbindung läuft: Alles funktioniert.
• Anbindung pausiert: Der Schalter ist aus.
• Übertragung hakt: Einige Daten sind nicht angekommen.

Darunter stehen Details: wie viele Zuordnungen aktiv sind, wie viele Übertragungen unterwegs sind, wie viele Portalbuchungen offenstehen, wann die Verbindung zuletzt erfolgreich war.

Unter der Karte siehst du deine Zuordnungen in einer Liste mit den Spalten:

• Zimmerkategorie, Ratenplan, Belegung: Deine Seite
• Zimmertyp im Portal, Preis im Portal: Die Portal-Seite
• Status: aktiv oder pausiert

Was danach passiert

Sobald deine Anbindung aktiv ist und mindestens eine Zuordnung aktiv, gehen deine Preise und freien Zimmer jede Nacht automatisch an die Portale. Buchungen landen in der Registerkarte Portalbuchungen und warten, bis du sie übernahmst. Mit der Übernahme wird eine reguläre Reservierung daraus, die du im Belegungsplan bearbeitest.

Fehler in den Zuordnungen (etwa ein Portal-Zimmertyp ist nicht erreichbar) sieht du sofort in der Statuskarte und in der Registerkarte Übertragung.

Tipps und Hinweise

• Portal-Daten laden nicht: Die Schaltflächen im Abschnitt Auf der Portalseite sind deaktiviert und zeigen eine Warnung. Das Portal antwortet nicht. Warte einen Moment und versuche es erneut — oder der Portal-Support muss dir den Zugang freischalten.

• Eigenes Objekt fehlt: Nur Häuser, die der Portal-Support dir explizit freigegeben hat, stehen in der Liste. Das ist ein einmaliger Schritt beim Portal. Wende dich dort, wenn dein Haus fehlt.

• Buchung passt zu keiner Zuordnung: Das Portal sendet eine Buchung für einen Zimmertyp oder eine Belegung, für die es keine Zuordnung gibt. Die Buchung steht auf „offen" und zeigt eine Fehlermeldung. Lege die fehlende Zuordnung an.

• Nach Ratenplan filtern: Im Abschnitt Auf der Portalseite zeigt das Feld Preis im Portal nur Preise an, die entweder für keinen bestimmten Zimmertyp gelten ODER zum gerade gewählten Zimmertyp passen. Das verhindert falsche Kombinationen.