Ein Finanzkonto ist ein Buchungskonto in deinem Kontenrahmen. Du brauchst es, um Umsätze, Belege und Zahlungen automatisch dem richtigen Konto zuzuordnen. Ein neues Konto legst du an, wenn du es für deine Buchhaltung brauchst – entweder einzeln oder durch einen Import deines Kontenplans.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste System > Kontenrahmen.
- Klicke auf der Registerkarte Kontenrahmen auf Hinzufügen, um ein neues Konto zu erstellen. Oder doppelklicke auf ein bestehendes Konto in der Liste, um es zu bearbeiten.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht "Firma verwalten".
So gehst du vor
Trage unter Bezeichnung einen Namen ein, unter dem du das Konto später erkennst.
Trage unter Nummer die Kontonummer ein. Die Nummer muss eindeutig sein – du kannst sie nicht zweimal verwenden. Ist ein Konto bereits verwendet worden, kannst du seine Nummer später nicht mehr ändern.
Wähle unter Klasse eine Kontoart aus dem Auswahlfeld – beispielsweise Aktiva, Passiva oder Aufwand. Du kannst auch "Keine Zuweisung" stehen lassen.
Wähle unter Standard-Steuersatz einen Steuersatz aus, wenn dieser auf diesem Konto üblicherweise anfallen soll. Das beschleunigt später die Erfassung von Belegen. Du kannst auch "Keine Zuweisung" wählen.
Trage unter BMD-Steuercode einen speziellen Code ein, wenn dein Steuerberater einen vergibt – etwa für die Schnittstelle zur Buchhaltung. Dieses Feld ist optional.
Verknüpfe das Konto mit Artikeln, Kategorien, Lieferanten oder Zahlungsmitteln, damit Buchungen automatisch richtig zugeordnet werden. Klappe dazu die entsprechenden Bereiche auf:
- Verknüpfte Artikel: Klicke auf das Pluszeichen, wähle einen Artikel aus und konfiguriere ihn. Jede Verknüpfung kann zusätzlich einem Typ zugeordnet werden.
- Verknüpfte Kategorien: Wähle Artikelkategorien aus.
- Verknüpfte Lieferanten: Wähle Lieferanten aus.
- Verknüpfte Zahlungsmittel: Wähle Zahlungsmittel aus.
Du kannst denselben Artikel, dieselbe Kategorie, denselben Lieferanten oder dasselbe Zahlungsmittel nicht zweimal mit demselben Typ hinzufügen – weboffice weigert sich zu speichern und zeigt dir eine Fehlermeldung. Mit dem Mülleimer-Symbol entfernst du eine Verknüpfung wieder.
Details zur Funktionsweise der Kontenzuordnung findest du unter Kontenzuordnung.
Klicke auf Speichern, um das Konto zu erstellen oder deine Änderungen zu sichern.
Aufbau des Fensters
Das Fenster teilt sich in mehrere Bereiche:
Stammdaten: Die grundlegenden Angaben zum Konto (Bezeichnung, Nummer, Klasse, Steuersatz, BMD-Code).
Verknüpfte Artikel, Kategorien, Lieferanten und Zahlungsmittel: Diese Bereiche sind eingeklappt und lassen sich aufklappen. Jeder Bereich zeigt die bereits verknüpften Einträge und bietet die Möglichkeit, weitere hinzuzufügen oder bestehende zu entfernen.
Was danach passiert
Das Konto wird gespeichert und ist ab sofort in deinem Kontenrahmen verfügbar. Du kannst es jederzeit wieder bearbeiten, indem du es doppelklickst.
Buchungen und Belege, die ein verknüpftes Artikel, eine Kategorie, ein Zahlungsmittel oder einen Lieferant enthalten, werden ab sofort automatisch diesem Konto zugeordnet.
Wenn du ein Konto nicht mehr brauchst, kannst du es archivieren – das löscht es nicht, macht es aber unsichtbar. In der Liste der Konten kannst du mit dem Schalter Zeige archivierte Einträge auch archivierte Konten wieder anzeigen und ein archiviertes Konto mit der Schaltfläche Wiederherstellen zurückholen.
Tipps und Hinweise
Keine Duplikate mit demselben Typ: Du kannst denselben Artikel, dieselbe Kategorie, denselben Lieferanten oder dasselbe Zahlungsmittel nicht zweimal mit demselben Typ hinzufügen – das System speichert nicht und zeigt eine Fehlermeldung.
Import statt Einzelerfassung: Wenn du einen kompletten Kontenplan hast, kannst du ihn statt einzeln anzulegen mit der Schaltfläche Import einfügen. Das spart Zeit.
Konten filtern: Nutze in der Kontenliste den Schalter Zeige nur benutzte Konten, um nur die Konten zu sehen, die bereits für Buchungen verwendet werden.
Änderungsprotokoll: Jede Änderung an einem bestehenden Konto wird protokolliert – siehe Änderungsprotokoll.