Kassenbeleg nachbearbeiten

Nachdem du einen Kassenbeleg ausgestellt hast, kannst du ihn noch per E-Mail an den Kunden verschicken oder den zugeordneten Kunden korrigieren – etwa wenn du die Transaktion unter dem falschen Namen erfasst hast.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste Kasse / Warenkorb.
2. Wähle einen offenen oder abgeschlossenen Kassentag.
3. Suche den Beleg in der Liste und öffne ihn mit einem Doppelklick.
4. Im sich öffnenden Fenster siehst du die Belegdetails. Von hier aus kannst du den Beleg nachbearbeiten.

Voraussetzungen

Du brauchst die Berechtigung zum Bearbeiten von Kassenbelegen. Alle anderen Einstellungen sind bereits vorkonfiguriert.

Aufbau der Nachbearbeitung

Sobald du einen Beleg öffnest, sind zwei Aktionen verfügbar: den Beleg per E-Mail versenden oder den Kunden ändern. Welche Schaltflächen dir angeboten werden, hängt davon ab, welche Daten zum Beleg vorliegen.

So gehst du vor

Beleg per E-Mail versenden

1. Klicke auf die Schaltfläche E-Mail, um das Versand-Fenster zu öffnen.

2. Im Fenster "Per E-Mail senden" wird automatisch die E-Mail-Adresse des zugeordneten Kunden vorgeschlagen. Überprüfe diese und trage ggf. eine andere Adresse ein:

   • E-Mail: Empfängeradresse
   • Betreff: Betreff der Nachricht (optional)
   • Druckgröße: Papierformat für den Belegdruck (voreingestellt ist das für deine Kasse passende Format)
   • Vorlage: Wähle eine Nachrichtenvorlage, falls mehrere verfügbar sind. Keine Vorlage sendet nur den Beleg ohne zusätzlichen Text.
   • Mail-Inhalt: Vorbereiteter Nachrichtentext. Bearbeite ihn nach Bedarf.

3. Optional: Aktiviere Datei hochladen, um weitere Dateien mitzusenden.

4. Klicke Testweis an mich versenden, um den Beleg an deine eigene Adresse zu schicken und das Aussehen zu prüfen, bevor du ihn zum Kunden sendest.

5. Klicke Versenden, um den Beleg zum Kunden zu schicken. Der Beleg wird als PDF angehängt und sofort versendet.

Kunden ändern

1. Klicke auf die Schaltfläche Kunde ändern, um das Änderungs-Fenster zu öffnen.

2. Im Fenster "Kunde ändern" wählst du den korrekten Kunden aus:

   • Kunden: Kundenliste durchsuchen und den gewünschten Kunden auswählen. Die Kundennummer wird zur Unterscheidung angezeigt.

3. Klicke Speichern. Der Beleg ist nun dem neuen Kunden zugeordnet.

Was danach passiert

Nach dem Versenden wird der Beleg mit dem Versanddatum gekennzeichnet. Nach der Kundenänderung wird der Beleg dem neuen Kunden zugeordnet und ist in seinem Kundenkonto sichtbar.

Die E-Mails werden im System protokolliert; sieh dazu Automatische E-Mails, die weboffice verschickt.

Wenn du einen Beleg komplett rückgängig machen musst, geht das mit Storno.

Tipps und Hinweise

• Wurde die E-Mail-Adresse des Kunden noch nicht erfasst oder ist falsch, kannst du eine andere Adresse eintippen. Speichert das Programm diese Änderung? Das hängt davon ab, ob die Adresse bereits im Kundenstamm erfasst ist. Besser ist es, die Adresse direkt im Kundenkonto zu korrigieren.

• Wenn du einen Beleg mehrfach versenden möchtest (z. B. eine Kopie), öffne ihn erneut und verwende die E-Mail-Funktion noch einmal.

• Ein Beleg kann nur einem Kunden zugeordnet sein. Möchtest du einen Beleg splitten oder auf mehrere Kunden verteilen, musst du ihn stornieren und neue Belege ausstellen.