E-Mail-Vorlagen für Belegversand einrichten

E-Mail-Vorlagen sind vordefinierte Texte, die weboffice beim Versand von Belegen und Dokumenten anbietet. Du erstellst hier Vorlagen mit Platzhaltern für Anrede und Kundennamen, damit deine Mitarbeiter beim Versand schneller arbeiten können.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü und wähle Web.Office.Administration > Standorte.
2. Wähle die Registerkarte des Standorts, für den du E-Mail-Vorlagen einrichten möchtest.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht Verwaltung verwalten (ManageCompany).

So gehst du vor

Eine neue Vorlage hinzufügen

1. Klicke im Bereich E-Mail-Vorlagen auf die Schaltfläche Hinzufügen.
2. Trage eine aussagekräftige Bezeichnung ein, unter der du die Vorlage später erkennst.
3. Gib deinen E-Mail-Text im Feld Inhalt ein. Du kannst Platzhalter für den Kundennamen und die Anrede verwenden – weboffice ersetzt diese automatisch beim Versand.
4. Speichere die Vorlage ab.

Die neue Vorlage steht jetzt in der Liste und kann beim Belegversand ausgewählt werden.

Eine Vorlage bearbeiten

1. Doppelklicke in der Liste auf die Vorlage, die du ändern möchtest – oder klicke auf das Stiftsymbol in der Spalte Aktionen.
2. Ändere die Bezeichnung oder den Inhalt nach Bedarf.
3. Speichere die Änderungen ab.

Eine Vorlage löschen

1. Klicke in der Liste auf die Vorlage, die du entfernen möchtest.
2. Klicke auf das Papierkorbsymbol in der Spalte Aktionen.
3. Bestätige die Sicherheitsabfrage.

Die Vorlage wird gelöscht und steht nicht mehr zur Verfügung.

Aufbau der Liste

Die Liste zeigt alle Vorlagen für deinen Standort:

• Bezeichnung: Der Name, unter dem du die Vorlage erkennst und beim Versand auswählst.
• Inhalt: Ein Symbol zeigt, ob der Vorlage bereits ein Text hinterlegt ist. Eine leere Vorlage kannst du genauso verwenden wie eine mit Inhalt.

Was danach passiert

Die Vorlagen sind sofort verfügbar. Wenn ein Mitarbeiter einen Beleg versendet (etwa eine Rechnung per E-Mail), kann er aus deinen Vorlagen wählen statt den Text jedes Mal neu zu schreiben.

Die Vorlagen gehören zum Standort – jeder Standort kann eigene Vorlagen haben.

Tipps und Hinweise

• Platzhalter verwenden: Dokumentiere deinem Team, welche Platzhalter weboffice unterstützt (beispielsweise für Anrede, Vorname, Nachname), damit die Vorlagen korrekt arbeiten. Siehe dazu Automatische E-Mails, die weboffice verschickt.
• Mehrere Varianten: Du kannst mehrere Vorlagen mit unterschiedlichen Tonalitäten oder Inhalten anlegen – je nachdem, ob es um Zahlungserinnerungen, Rechnungen oder Versandbestätigungen geht.
• Änderungen wirken sofort: Wenn du eine Vorlage bearbeitest, wirken sich die Änderungen ab dem nächsten Versand aus. Bereits versendete E-Mails ändern sich nicht.