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Projektabrechnung erstellen und verwalten

Mit Projektabrechnungen rechnest du die Arbeitszeiten, Materialkosten, Fahrtzeiten und Auslagen aus Projekten an deine Kunden ab. Du sammelst dazu Projektbuchungen, überprüfst die Positionen und kannst daraus eine Rechnung erstellen.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle Projekte > Projektabrechnungen
Du siehst eine Übersicht aller Abrechnungen

Voraussetzungen

Du brauchst das Modul Projekte. Wenn du eine Rechnung erstellen möchtest, brauchst du auch das Modul Rechnungen.

So gehst du vor

Neue Abrechnung starten

Klicke auf Hinzufügen
Ein Fenster mit Registerkarten öffnet sich. Der erste Schritt ist immer: Projektbuchungen auswählen
Klicke auf Projektbuchungen hinzufügen
Ein neues Fenster mit einer Liste aller verfügbaren Projektbuchungen öffnet sich

Projektbuchungen auswählen

Die Liste zeigt alle Buchungen, die du in die Abrechnung aufnehmen kannst. Du siehst für jede Buchung:

Das Datum der Buchung
Das Projekt
Den Mitarbeiter
Die Dauer (Arbeitszeit)
Die Aufgabe und die zugehörige Tätigkeit (Artikeltyp)
Den Artikel, der für die Verrechnung verwendet wird

So wählst du Buchungen aus:

Filtere nach Projekt, wenn du nur Buchungen eines bestimmten Projekts brauchst – wähle das Projekt im Auswahlfeld Projekt oben
Markiere die Buchungen, die in die Abrechnung gehören:
- Einzelne Zeilen: Klicke die Checkbox vor jeder Buchung
- Alle angezeigten Buchungen: Klicke die Checkbox in der Kopfzeile
Klicke auf Speichern

Die ausgewählten Buchungen und alle zugehörigen Materialien, Fahrtzeiten und Auslagen werden in die Abrechnung übernommen.

Abrechnung bearbeiten

Sobald du die Buchungen gespeichert hast, öffnet sich automatisch das Bearbeitungsfenster der Abrechnung.

Wichtige Felder:

Abrechnungsdatum: Das Datum, mit dem die Abrechnung datiert wird (Standard: heute). Ändern nach Bedarf.
Kunde: Der Kunde, an den abgerechnet wird. Wähle einen Kunden mit offenen Projektbuchungen.

Das Fenster hat mehrere Registerkarten:

Übersicht – zeigt dir eine Zusammenfassung pro Mitarbeiter mit Arbeitszeiten, Fahrtzeiten, Materialkosten und Auslagen auf einen Blick.

Leistungen – die Arbeitszeiten aus deinen Projektbuchungen. Hier kannst du:

Weitere Buchungen hinzufügen: Klicke Projektbuchungen hinzufügen, um mehr Buchungen in die Abrechnung aufzunehmen
Positionen zusammenfügen: Wähle mehrere Zeilen und klicke Projektbuchungen zusammenfügen, um ähnliche Arbeiten zu einer Position zu vereinen
Position aufteilen: Klicke das Teilen-Symbol, um eine Position in mehrere kleinere Positionen aufzubrechen – sinnvoll, wenn eine Buchung mehrere unterschiedliche Aufgaben enthält
Position bearbeiten: Klicke das Bearbeiten-Symbol, um Dauer, Beschreibung oder den Verrechnungsstatus zu ändern
Position löschen: Klicke das Löschen-Symbol, um eine Position aus der Abrechnung zu entfernen
Verrechnen-Checkbox: Markiere oder demarkiere, welche Positionen dem Kunden berechnet werden

Die Tabelle zeigt am Ende die Gesamtdauer aller Positionen.

Material (nur sichtbar, wenn Materialverfolgung aktiviert ist) – zeigt Material, das in den Projektbuchungen verzeichnet wurde. Markiere die Checkbox Verrechnen, um Materialkosten dem Kunden zu berechnen.

Fahrzeit (nur sichtbar, wenn Fahrzeitverfolgung aktiviert ist) – zeigt alle Fahrtzeiten mit Strecke, Kilometer und Satz pro Kilometer. Entscheide für jede Fahrt, ob sie verrechnet wird.

Auslagen (nur sichtbar, wenn Auslagenverfolgung aktiviert ist) – zeigt sonstige Ausgaben wie Spesen. Entscheide für jede Auslage, ob sie verrechnet wird.

Abrechnung speichern

Klicke auf Speichern. Die Abrechnung ist erst vollständig, wenn mindestens eine Leistungsposition enthalten ist. Prüfe vorher, dass alle Positionen korrekt sind und die richtigen Positionen zum Verrechnen markiert sind.

Aufbau der Seite

Die Seite zeigt eine Tabelle aller Abrechnungen mit folgenden Spalten:

Datum: Das Abrechnungsdatum
Mitarbeiterbild und Mitarbeiter: Wer die Abrechnung erstellt hat
Kundenbild und Kunde: Der abgerechnete Kunde
Projekte: Liste der Projekte in dieser Abrechnung
Dauer: Die Gesamtarbeitszeit
Aktionen: Schaltflächen zum Bearbeiten, Drucken oder Löschen

Was danach passiert

Die Abrechnung ist gespeichert und erscheint in der Übersichtsliste. Von hier aus kannst du:

Rechnung erstellen: Klicke das Rechnungs-Symbol, um aus der Abrechnung eine Rechnung an den Kunden zu generieren. Das ist nur möglich, wenn noch keine Rechnung dazu existiert.
Leistungsnachweis drucken: Klicke das Druck-Symbol, um einen Bericht mit allen Leistungen und Kosten zu drucken.
Bearbeiten: Klicke das Bearbeiten-Symbol, um die Abrechnung noch zu ändern – das geht nur, solange noch keine Rechnung daraus erstellt wurde.
Löschen: Klicke das Löschen-Symbol zum Löschen – auch hier: nur wenn noch keine Rechnung existiert.

Eine bereits in Rechnung umgewandelte Abrechnung ist schreibgeschützt – du kannst sie nur ansehen, nicht mehr ändern.

Tipps und Hinweise

Sammelabrechnung: Klicke auf Sammelabrechnung, um mehrere Kunden oder Projekte in einem Durchgang abzurechnen, statt einzelne Abrechnungen nacheinander zu erstellen.
Doppelklick: Du kannst jede Abrechnung auch mit Doppelklick auf die Zeile direkt zur Bearbeitung öffnen.
Gelöschte Buchungen: Wenn eine Projektbuchung später gelöscht wird, entfernt sie sich nicht automatisch aus der Abrechnung – die Positions-Daten bleiben erhalten.
Verrechnung: Entscheide bewusst, was du verrechnen möchtest – z. B. interne Vorbereitungsarbeit kannst du mit der Checkbox ausschließen.