Eingangsrechnung eine Kostenstelle zuweisen
Wenn du eine Eingangsrechnung buchen möchtest, die noch keine Kostenstelle zugeordnet hat, wirst du aufgefordert, eine auszuwählen. Dieses Fenster ermöglicht dir, die fehlende Zuordnung nachzutragen – entweder gleich bei der Buchung oder später, wenn du eine unvollständige Rechnung korrigierst.
So kommst du hierher
- Öffne über die Seitenleiste den Bereich Buchhaltung > Eingangsrechnungen
- Wähle in der Liste eine Eingangsrechnung aus, der noch eine Kostenstelle fehlt
- Das Fenster öffnet sich automatisch oder wird dir als Fehler angezeigt
Voraussetzungen
Kostenstellen müssen in deinem System bereits angelegt sein.
Aufbau des Fensters
Das Fenster zeigt oben einen roten Hinweis, dass eine Kostenstelle fehlt. Darunter kannst du aus allen verfügbaren Kostenstellen eine auswählen. Die eingescannten oder hochgeladenen Belege werden als Dokumentvorschau angezeigt – so siehst du die Rechnungsdaten, während du die Zuordnung triffst. Falls keine Dokumente vorhanden sind, wird dir eine entsprechende Meldung gezeigt.
So gehst du vor
- Klicke auf das Auswahlfeld Kostenstelle
- Wähle die richtige Kostenstelle aus der Liste aus
- Jeder Eintrag zeigt die Nummer und den Namen der Kostenstelle
- Wenn die Rechnung keiner Kostenstelle gehört, wählst du Keine Zuweisung
- Überprüfe die Dokumentvorschau auf der rechten Seite, um sicherzustellen, dass die richtige Rechnung die richtige Kostenstelle erhält
- Klicke Speichern
Die Zuordnung wird sofort gespeichert und das Fenster schliesst sich.
Was danach passiert
Die Eingangsrechnung ist nun vollständig mit einer Kostenstelle verknüpft und kann verbucht werden. Wenn du gerade dabei warst, die Rechnung zu buchen, setzt sich der Prozess automatisch fort. Kostenstellenzuordnungen lassen sich später noch ändern, solange die Rechnung nicht endgültig abgeschlossen ist.
Tipps und Hinweise
- Die Dokumentvorschau hilft dir, die richtige Kostenstelle zu wählen – vergleiche die angezeigten Rechnungsdaten mit deinen Geschäftsunterlagen
- Wenn mehrere Belege zu einer Rechnung gehören, werden sie alle angezeigt, damit du die gesamte Grundlage überblickst
- Fehler bei der Kostenstelle sind leicht zu beheben: Öffne die Rechnung später erneut und ändere die Zuordnung