Mahnwesen konfigurieren

Hier konfigurierst du das Mahnwesen für deinen Standort. Du kannst verschiedene Mahnstufen definieren, festlegen nach wie vielen Tagen welche Mahnstufe greift, welche Gebühren anfallen und welche Texte in den Mahnschreiben verwendet werden sollen. Das System erstellt dann automatisch Mahnungen für überfällige Rechnungen entsprechend deiner Konfiguration.

Voraussetzungen

• Du benötigst Administratorrechte für den entsprechenden Standort
• Kenntnisse über die rechtlichen Bestimmungen für Mahnverfahren in deinem Land
• Die Textvorlagen für Mahnschreiben sollten vorbereitet sein

Aufbau der Seite

Die Seite zeigt eine Übersicht aller konfigurierten Mahnstufen. Für jede Stufe kannst du folgende Einstellungen vornehmen:

• Bezeichnung der Mahnstufe
• Anzahl Tage nach Fälligkeit
• Mahngebühren
• Textvorlage für das Mahnschreiben
• Weitere spezifische Einstellungen

So arbeitest du mit dieser Seite

Neue Mahnstufe hinzufügen

1. Klicke auf "Mahnstufe hinzufügen"
2. Gib eine aussagekräftige Bezeichnung ein (z.B. "1. Mahnung", "2. Mahnung")
3. Lege die Anzahl Tage nach Fälligkeit fest
4. Definiere die Mahngebühren
5. Wähle oder erstelle eine Textvorlage

Mahnstufe bearbeiten

1. Klicke auf die zu bearbeitende Mahnstufe
2. Ändere die gewünschten Einstellungen
3. Bezeichnung: Eindeutiger Name für die Mahnstufe
4. Tage nach Fälligkeit: Nach wie vielen Tagen diese Mahnung versendet wird
5. Mahngebühren: Betrag, der zusätzlich berechnet wird
6. Textvorlage: Vorlage für den Mahntext

Mahnstufen-Reihenfolge festlegen

1. Die Mahnstufen werden automatisch nach "Tage nach Fälligkeit" sortiert
2. Achte darauf, dass die Abstände sinnvoll sind (z.B. 10, 20, 30 Tage)
3. Jede Stufe sollte mehr Tage haben als die vorherige

Mahngebühren definieren

1. Gib den Betrag in der Währung deines Standorts ein
2. Berücksichtige gesetzliche Höchstgrenzen für Mahngebühren
3. Die Gebühren können pro Mahnstufe unterschiedlich sein
4. Übliche Staffelung: 1. Mahnung kostenlos, weitere Mahnungen mit steigenden Gebühren

Textvorlagen zuweisen

1. Wähle aus den verfügbaren Textvorlagen die passende aus
2. Die Vorlagen können Platzhalter für Kundendaten, Rechnungsbeträge etc. enthalten
3. Bei Bedarf kannst du neue Textvorlagen erstellen
4. Achte auf einen angemessenen, aber bestimmten Ton

Änderungen speichern

1. Überprüfe alle Einstellungen auf Vollständigkeit
2. Klicke auf "Speichern"
3. Bestätige die Sicherheitsabfrage
4. Das System bestätigt die erfolgreiche Speicherung

Tipps und Hinweise

Rechtliche Aspekte

• Informiere dich über die gesetzlichen Bestimmungen für Mahnverfahren in deinem Land
• Mahngebühren dürfen meist nur in angemessener Höhe erhoben werden
• Der Mahntext sollte höflich aber bestimmt formuliert sein
• Dokumentiere alle Mahnungen für eventuelle Gerichtsverfahren

Empfohlene Mahnstufen-Konfiguration

1. 1. Mahnung: 10-14 Tage nach Fälligkeit, keine oder geringe Gebühr
2. 2. Mahnung: 20-30 Tage nach Fälligkeit, moderate Mahngebühr
3. 3. Mahnung/Letzte Mahnung: 40-45 Tage nach Fälligkeit, höhere Gebühr
4. Inkasso-Übergabe: 60+ Tage nach Fälligkeit, Ankündigung rechtlicher Schritte

Textgestaltung

• 1. Mahnung: Freundlicher Hinweis, Möglichkeit eines Versehens erwähnen
• 2. Mahnung: Bestimmter, aber noch höflicher Ton
• 3. Mahnung: Deutlicher Hinweis auf Konsequenzen bei Nichtzahlung
• Letzte Mahnung: Ankündigung von Inkasso oder Gerichtsverfahren

Automatisierung

• Das System prüft täglich automatisch überfällige Rechnungen
• Mahnungen werden entsprechend der Konfiguration erstellt
• Du erhältst Benachrichtigungen über erstellte Mahnungen
• Zahlungseingänge stoppen automatisch weitere Mahnungen

Verwandte Seiten

• Textvorlagen für die Erstellung und Verwaltung von Mahntexten
• Rechnungsverwaltung für die Übersicht über offene Posten
• Kundenverwaltung für kundenspezifische Mahneinstellungen
• Zahlungsverwaltung für die Erfassung von Zahlungseingängen