Lieferantenstammdaten erfassen und bearbeiten

Hier verwaltest du alle Daten eines Lieferanten: Name, Adresse, Kontaktdaten, Bankverbindung und USt-ID. Du kannst auch sehen, welche Artikel dieser Lieferant beliefert, welche Bestellungen und Eingangsrechnungen mit ihm verknüpft sind.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü und wähle Stammdaten > Lieferanten
2. In der Liste der Lieferanten doppelklickst du auf einen bestehenden Lieferanten oder klickst auf die Schaltfläche zum Anlegen eines neuen

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht "Lieferanten anzeigen". Wenn dein Betrieb mehrere Standorte nutzt, benötigst du auch das Recht "Standorte anzeigen".

So gehst du vor

1. Das Eingabefenster öffnet sich mit der Registerkarte Allgemein

2. Trage die Stammdaten ein:

   • Standorte: Wähle die Standorte aus, für die dieser Lieferant zuständig ist (Mehrfachauswahl möglich)
   • Lieferantennummer: Die Nummer wird automatisch vergeben, du kannst sie aber ändern – sie muss eindeutig sein
   • Name: Der Firmenname des Lieferanten
   • Telefon, Handy, Fax, E-Mail, Website: Kontaktdaten
   • Unsere Nummer beim Lieferanten: Die Kundennummer, unter der dein Betrieb bei diesem Lieferanten bekannt ist
   • Notizen: Alles, was du notieren möchtest (z.B. Besonderheiten, Lieferbedingungen)

3. Auf der rechten Seite füllst du die Adresse aus:

   • Land, PLZ, Ort, Straße, Hausnummer – alle Felder sind Pflicht, sonst lässt sich das Fenster nicht speichern

4. Unter "Zahlungsmodalitäten" trägst du die USt-ID ein. Wenn du eine eingetragen hast, klickst du auf USt-ID prüfen, um zu kontrollieren, ob sie gültig ist – das Ergebnis wird angezeigt, sobald die Prüfung abgeschlossen ist

5. Darunter gibst du die Bankdaten ein – das ist wichtig für Überweisungen:

   • IBAN und BIC oder nur Kontoinhaber, Kontonummer, Bankleitzahl (je nachdem, was du hast)

6. Im Bereich Finanzen wählst du das Konto aus, auf dem Eingangsrechnungen dieses Lieferanten gebucht werden

7. Wenn es für diesen Lieferanten Zusatzfelder gibt, fülle auch diese aus – sie sind erforderlich

8. Klicke Speichern

9. Nachdem du den Lieferanten das erste Mal gespeichert hast, erscheinen zusätzliche Registerkarten:

   • Dokumente: Ordne Dateien (Rechnungen, Angebote, Verträge) diesem Lieferanten zu, um sie schnell wiederzufinden
   • Ansprechpartner: Trage Namen und Kontaktdaten der Personen ein, mit denen du bei diesem Lieferanten verhandelst
   • Artikel: Eine Übersicht aller Artikel, die dieser Lieferant dir liefert – mit Preisen und Bestellnummern
   • Eingangsrechnungen (nur wenn das Modul "Ausgaben" aktiv ist): Alle Rechnungen von diesem Lieferanten in einer Übersicht. Doppelklick oder die Schaltfläche Bearbeiten öffnet jede Rechnung einzeln
   • Bestellungen (nur wenn das Modul "Lager" aktiv ist): Alle Bestellungen bei diesem Lieferanten. Hier siehst du Bestellnummer, Datum, Status (Entwurf, Bestellt, Lieferung unvollständig, Erhalten, Storniert), wer bestellt hat und wann sie versendet wurde. Doppelklick oder die Schaltfläche Bearbeiten öffnet jede Bestellung

Aufbau des Fensters

Allgemein-Registerkarte (linke Spalte):

• Stammdaten: Name, Nummer, Kontaktdaten und Notizen – die Grundinformationen
• Zahlungsmodalitäten: USt-ID mit Prüfmöglichkeit
• Finanzen: Buchhaltungszuordnung und Kostenstelle

Allgemein-Registerkarte (rechte Spalte):

• Adresse: Lieferschrift des Lieferanten
• Bankdaten: Verbindungsinformationen für Überweisungen

Sonstige Registerkarten:

• Erscheinen nur, wenn der Lieferant schon gespeichert ist
• Einige sind nur sichtbar, wenn die entsprechenden Module freigeschaltet sind

Was danach passiert

Sobald du speicherst, wird der Lieferant in der Datenbank abgelegt. Wenn du eine neue Lieferantennummer eingegeben hast, die es schon gibt, fragt weboffice, ob die Nummer automatisch neu vergeben werden soll.

Die Lieferanten-ID wird danach verwendet, um:

• Artikel diesem Lieferanten zuzuordnen (in der Artikelverwaltung)
• Bestellungen aufzugeben
• Eingangsrechnungen einzubuchen

Du kannst den Lieferanten jederzeit wieder öffnen und ändern – alle Änderungen werden mit Datum und Uhrzeit protokolliert.

Tipps und Hinweise

• Logo aktualisieren: Wenn der Lieferant eine Website hat, kannst du versuchen, sein Logo automatisch herunterzuladen – klicke auf die Schaltfläche mit den rotierenden Pfeilen oben im Fenster
• Eindeutigkeit der Nummer: Die Lieferantennummer muss einzigartig sein – wenn du eine Nummer eingibst, die schon existiert, wird das beim Speichern erkannt
• Standorte sind wichtig: Wenn dein Betrieb mehrere Standorte hat, stelle sicher, dass du die richtigen auswählst – das bestimmt, welche Benutzer diesen Lieferanten später sehen
• Zusatzfelder sind Pflicht: Wenn rote Punkte an Feldern angezeigt werden, müssen diese ausgefüllt werden – das Speichern funktioniert sonst nicht
• Bankdaten: Du kannst entweder IBAN+BIC oder die klassischen Angaben (Kontonummer, Bankleitzahl) eintragen