Manuelle Buchungen anlegen und verwalten

Du legst hier Vorlagen für wiederkehrende Kassenbewegungen an – zum Beispiel für Bankeinzahlungen oder Wechselgeldbestände. Diese Vorlagen erscheinen später bei der täglichen Kassenarbeit und sparen dir wiederholte Eingaben.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste Web.Office.Administration
2. Klicke auf System/Einstellungen
3. Wähle die Registerkarte Manuelle Buchungen

Voraussetzungen

Du brauchst das Modul Kasse und das Recht zur Verwaltung des Unternehmens.

So gehst du vor

Eine neue Buchungsvorlage anlegen

1. Klicke Hinzufügen
2. Das Eingabefenster Neue Manuelle Buchung öffnet sich

Icon: Wähle ein Symbol, das die Buchung in der Kasse kennzeichnet – zum Beispiel einen Geldschein für Bankeinzahlungen. Klick auf das Feld und such dir ein Icon aus.

Name: Trage eine prägnante Bezeichnung ein, unter der du die Vorlage in der Kasse wiederfindest.

Beschreibung / Verwendungszweck: Notiere kurz, wofür diese Vorlage verwendet wird – zum Beispiel "Bestände auffüllen" oder "Fremdwährung umtausch". Dieses Feld ist optional.

Zahlungsart: Wähle die Zahlungsart, die mit dieser Buchung verknüpft sein soll – zum Beispiel "Bar" oder "EC-Karte". Das Feld ist optional; wenn du nichts auswählst, hat die Vorlage keine automatische Zahlungsart zugeordnet.

Buchhaltungskonto: Wenn diese Buchung automatisch auf ein bestimmtes Buchhaltungskonto gebucht werden soll, wähle es hier. Das ist optional und abhängig von deinem Kontenrahmen. Siehe auch Kassenkonten einrichten.

3. Klicke Speichern

Die Vorlage ist nun gespeichert und erscheint in der Liste.

Eine vorhandene Buchungsvorlage ändern

1. Suche in der Liste die Vorlage, die du bearbeiten möchtest
2. Klicke das Stift-Symbol in der Zeile oder doppelklick auf den Namen
3. Das Fenster Manuelle Buchung bearbeiten öffnet sich
4. Ändere die gewünschten Felder
5. Klicke Speichern

Aufbau der Liste

Name: Der Titel der Vorlage, wie er später in der Kasse angezeigt wird. Unter diesem Namen erkennst du die Vorlage sofort wieder.

Bearbeiten (Stift-Symbol): Öffnet das Eingabefenster, um die Vorlage zu ändern.

Was danach passiert

Die gespeicherte Vorlage ist nun in deiner Kassenlösung verfügbar. Wenn du in der Kasse eine manuelle Buchung erfasst, kannst du diese Vorlage auswählen und sparst dir, alle Felder neu auszufüllen.

Icon, Name und Beschreibung können jederzeit geändert werden. Wenn du die Zahlungsart oder das Buchhaltungskonto neu zuordnest, gilt die Änderung ab sofort für neue Buchungen mit dieser Vorlage.

Tipps und Hinweise

• Sinnvolle Icons wählen: Ein aussagekräftiges Icon hilft dir und deinem Team, die Vorlage in der Kasse schnell zu erkennen. Nimm dir beim Anlegen kurz Zeit dafür.

• Zahlungsart und Konto zusammen: Wenn du eine Zahlungsart zuordnest, solltest du auch das passende Buchhaltungskonto eintragen. Das sorgt dafür, dass die Buchung vollständig in die Buchhaltung übernommen wird.

• Beschreibung nutzen: Die Beschreibung ist nur im Verwaltungsbereich sichtbar und hilft dir später, den Zweck der Vorlage zu verstehen – besonders hilfreich, wenn lange Zeit verstreicht.

• Zusammenhang mit Buchungsgründen: Manuelle Buchungen unterscheiden sich von Buchungsgründen, die ebenfalls der Kassenbewegung zugeordnet werden können. Buchungsgründe ermöglichen zusätzliche Kategorisierung und Auswertungen.