Buchungsgründe verwalten

Buchungsgründe sind Kategorien, unter denen du Bons abschließen kannst, ohne sie zu bezahlen – etwa für Eigenverbrauch, Beschädigungen oder Einladungen. Hier legst du an, welche Gründe es gibt, und bestimmst, ob eine Lagerbuchung stattfinden soll oder ob ein Mitarbeiter und eine Begründung erforderlich sind.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle Web.Office.Administration.UI.AllSettings.
2. Navigiere zum Bereich Buchungsgründe.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen.

So gehst du vor

Einen neuen Buchungsgrund anlegen

1. Klicke auf Hinzufügen. Ein Eingabefenster öffnet sich.
2. Trage unter Bezeichnung einen Namen ein, unter dem der Buchungsgrund erkennbar ist – etwa „Eigenverbrauch" oder „Bruch/Schwund".
3. Lege unter Sortierung eine Nummer fest. Diese bestimmt die Reihenfolge, in der Buchungsgründe später in Listen angezeigt werden (niedrigere Nummern erscheinen zuerst).
4. Wähle optional ein Icon, um den Grund visuell zu kennzeichnen.
5. Wähle optional eine Farbe, um den Grund farblich hervorzuheben.
6. Unter Verhalten stellst du ein:
   • Aktiv: Schalte diese Einstellung ein, damit der Grund bei Bonabschlüssen auswählbar ist.
   • Lagerabbuchung durchführen: Wenn eingeschaltet, wird bei Verwendung dieses Grundes automatisch das Lager verbucht (die Menge also abgezogen).
   • Mitarbeiter erforderlich: Wenn eingeschaltet, muss beim Bonabschluss ein Mitarbeiter ausgewählt werden.
   • Begründung erforderlich: Wenn eingeschaltet, muss beim Bonabschluss eine Notiz eingegeben werden.
7. Klicke auf Speichern. Der Buchungsgrund wird gespeichert und die Liste aktualisiert sich.

Einen vorhandenen Buchungsgrund bearbeiten

1. Doppelklicke in der Liste auf den Buchungsgrund, den du ändern möchtest, oder klicke auf das Bearbeiten-Symbol in der Zeile.
2. Bearbeite die Felder wie beschrieben.
3. Klicke auf Speichern.

Einen Buchungsgrund archivieren

1. Klicke in der Zeile des Buchungsgrundes auf das Archiv-Symbol.
2. Bestätige die Nachfrage – der Grund wird archiviert und verschwindet aus der aktiven Liste.

Einen Buchungsgrund wiederherstellen

1. Aktiviere oben rechts die Schaltfläche Zeige archivierte Einträge.
2. Klicke in der Zeile des archivierten Buchungsgrundes auf das Wiederherstellen-Symbol.
3. Bestätige die Nachfrage – der Grund ist nun wieder aktiv.

Aufbau der Liste

Die Liste zeigt dir alle Buchungsgründe (oder nur archivierte, wenn du das eingestellt hast) mit folgenden Spalten:

• Bezeichnung: Der Name des Buchungsgrundes.
• Sortierung: Die Nummer, die die Reihenfolge bestimmt.
• Lagerabbuchung, Mitarbeiter erforderlich, Begründung erforderlich, Aktiv: Jeweils „Ja" oder „Nein", je nachdem, wie du den Grund konfiguriert hast.
• Zuletzt geändert: Datum und Uhrzeit der letzten Änderung.
• Geändert von: Name des Benutzers, der den Grund zuletzt bearbeitet hat.

Rechts in jeder Zeile stehen Schaltflächen zum Bearbeiten, Archivieren oder Wiederherstellen.

Was danach passiert

Sobald du einen Buchungsgrund gespeichert hast, ist er in weboffice verfügbar – sofern du ihn als aktiv markiert hast. Deine Mitarbeiter können ihn dann beim Bonabschluss auswählen. Die von dir eingestellten Bedingungen (Lagerabbuchung, erforderlicher Mitarbeiter, erforderliche Begründung) werden dann automatisch angewendet.

Archivierte Buchungsgründe stehen nicht mehr zur Auswahl, können aber jederzeit wiederhergestellt werden.

Tipps und Hinweise

• Buchungsgründe mit niedriger Sortierungsnummer erscheinen zuerst. Wenn du besonders häufig verwendete Gründe bevorzugt anzeigen möchtest, gib ihnen niedrigere Nummern.
• Wenn du einen Buchungsgrund auf inaktiv setzt, bleibt er in der aktiven Liste sichtbar – archiviere ihn, wenn du ihn überhaupt nicht mehr sehen möchtest.
• Ändere die Einstellung Lagerabbuchung durchführen nur, wenn der Grund das Lager tatsächlich beeinflussen soll. Bei reinen Dokumentationsgründen (etwa eine Einladung, die bereits verkauft wurde) sollte diese Einstellung aus bleiben.