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Mahnung per E-Mail versenden

Du sendest eine Mahnung an deinen Kunden per E-Mail. Das Versanddatum wird automatisch eingetragen, damit weboffice nachverfolgbar macht, dass die Mahnung angekommen ist.

So kommst du hierher

Öffne die Rechnungsübersicht. Gehe zur Registerkarte "Rechnungen" und öffne eine Rechnung mit offener Zahlung. Dort findest du in der Mahnungs-Sektion die Schaltfläche zum Versenden der Mahnung.

Voraussetzungen

Du hast das Recht, Rechnungen anzusehen.
Die Mahnung wurde bereits erstellt und hat einen Mahnungsstatus (z. B. "Mahnung 1", "Mahnung 2").
Der Kunde hat eine E-Mail-Adresse hinterlegt.

So gehst du vor

Klicke auf die Schaltfläche zum Versenden der Mahnung. Es öffnet sich ein Fenster zum Versand per E-Mail.
An: Überprüfe, dass die richtige E-Mail-Adresse gewählt ist. Wenn mehrere Adressen verfügbar sind, wähle die aus, an die die Mahnung gehen soll.
Betreff: Das Feld wird automatisch mit dem Mahnungsstatus gefüllt. Du kannst den Betreff ändern, wenn du eine andere Beschreibung möchtest.
Nachricht: Schreibe eine optionale Nachricht an den Kunden – z. B. eine Erklärung oder eine Bitte um Zahlung. Lasse das Feld leer, wenn du nur die Mahnung ohne Zusatztext verschicken möchtest.
Wähle "Test senden", um die E-Mail zunächst an deine eigene Adresse zu schicken und zu prüfen, dass alles korrekt aussieht. Oder wähle direkt "Senden", um die Mahnung sofort an den Kunden zu verschicken.
Sobald du auf "Senden" klickst, wird die Mahnung versendet und das aktuelle Datum als Versanddatum in der Rechnung eingetragen.

Aufbau des Fensters

Das Fenster zum Versand zeigt die folgenden Felder:

An: Die E-Mail-Adresse(n) des Kunden. Wenn mehrere hinterlegt sind, kannst du hier auswählen.
Betreff: Wird automatisch mit dem Mahnungsstatus vorausgefüllt, lässt sich aber ändern.
Nachricht: Optionales Textfeld für eine persönliche Ergänzung zur Mahnung.

Unten befinden sich die Schaltflächen "Test senden" und "Senden".

Was danach passiert

Die Mahnung ist versendet. Das Versanddatum steht jetzt in der Mahnungs-Historie der Rechnung. Wenn du mehrere Mahnstufen verwendest, kannst du später eine nächste Mahnung erstellen und versenden – weboffice zeigt dir dann die Abfolge der Mahnungen.

Erfahre mehr über das Mahnwesen insgesamt.

Tipps und Hinweise

Test vor dem Versand: Nutze "Test senden", um sicherzustellen, dass die E-Mail-Adresse korrekt ist und der Kunde sie erreicht.
Betreff und Nachricht bleiben nicht erhalten: Wenn du mehrere Mahnungen nacheinander verschickst, musst du Betreff und Nachricht jedes Mal neu eingeben.
Gültige E-Mail erforderlich: Ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt oder ungültig, kann die Mahnung nicht versendet werden. Überprüfe die Kundendaten in diesem Fall.