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API-Token, Versicherungsträger, Endgeräte und Standorte verwalten

Hier verwaltest du die technischen Zugänge für externe Anwendungen (API-Token), legst Versicherungsträger an, konfigurierst mobile Endgeräte mit ihren Berechtigungen und verwaltest deine Standorte. Diese Bereiche findest du unter System/Einstellungen.

So kommst du hierher

Öffne das Menü oben links
Wähle System/Einstellungen
Du siehst mehrere Registerkarten – folgende Schritte zeigen, was du in jeder tun kannst

Voraussetzungen

Dieses Modul erfordert das Recht zur Systemverwaltung.

So gehst du vor

API-Token ausstellen

API-Token sind Zugänge für externe Systeme, die auf weboffice zugreifen sollen. Der Token wird nur einmal angezeigt und kann später nicht mehr eingesehen werden.

Öffne die Registerkarte API-Token
Klicke Token ausstellen
Fülle die Felder im Eingabefenster:
- Bezeichnung: Ein Name, unter dem du den Token später erkennst
- Gültig bis: Wähle ein Ablaufdatum. Der Token ist danach nicht mehr gültig
- Standort: Der Standort (Profit-Center), für den der Token gelten soll
- Berechtigungen: Häkchen setzen – so legst du fest, welche Funktionen der Token nutzen darf. Wähle mindestens eine Berechtigung
Klicke Erstellen
Der Token wird dir einmalig angezeigt. Klicke Token kopieren, um ihn in die Zwischenablage zu kopieren, und speichere ihn sofort sicher ab – danach ist er für dich nicht mehr einsehbar
Klicke Fertig, um das Fenster zu schließen

Der Token steht nun in der Tabelle. Wenn er nicht mehr gebraucht wird, klicke in der Zeile auf das Verbotsschild-Symbol, um ihn zu widerrufen.

Die Schalter Widerrufene anzeigen oben rechts lässt dich auch archivierte Tokens sehen.

Versicherungsträger hinzufügen und bearbeiten

Versicherungsträger brauchst du, wenn du mit Patienten- oder Versicherungsdaten arbeitest.

Öffne die Registerkarte Versicherungsträger
Um einen neuen hinzuzufügen: Klicke Hinzufügen. Ein Fenster öffnet sich.
Um einen bestehenden zu bearbeiten: Doppelklick auf die Zeile oder klick das Stift-Symbol
Im Fenster trage ein:
- Kurzbezeichnung: Kurzer Name (z.B. ein Kürzel)
- Vollständiger Name: Der komplette Name des Trägers
- Land: Wähle das Land aus der Liste
Klicke Speichern

Um einen Träger zu archivieren (verstecken, ohne ihn zu löschen), klicke in der Zeile auf das Karton-Symbol. Mit dem Schalter Zeige archivierte Einträge oben rechts siehst du auch archivierte Träger – dort kannst du sie mit dem Pfeil-zurück-Symbol wiederherstellen.

Mobile Endgeräte konfigurieren

Mit dieser Einstellung legst du fest, welche Kassen, Küchenmonitore und Funktionen auf einem Tablet oder Smartphone verfügbar sind.

Öffne die Registerkarte Endgeräte
Suche das Gerät in der Liste
Doppelklick auf die Zeile oder klick das Zahnrad-Symbol – das Konfigurationsfenster öffnet sich
Im Fenster unter Daten:
- Name: Der Name des Geräts (zur Orientierung)
- Zugewiesener Drucker: Optional – wenn das Gerät immer denselben Drucker nutzen soll, wähle ihn hier. Leer lässt bedeutet, dass das Gerät jeden verfügbaren Drucker nutzen kann
Unter Verfügbare Kassen: Schalter – an = die Kasse ist auf dem Gerät sichtbar, aus = die Kasse ist verborgen
Wenn du das Gastro-Modul nutzt, auch unter Verfügbare Küchenmonitore: Schalter für die Monitore setzen
Unter Rechte: Häkchen bei den Funktionen, die das Gerät nutzen darf
Klicke Speichern

Die Einstellung ist sofort wirksam – auf dem Gerät sieht der Nutzer nur noch das, was du freigegeben hast.

Standorte verwalten

Jeder Standort kann separate Adressen, Öffnungszeiten und Einstellungen haben.

Öffne die Registerkarte Standorte
Um einen neuen Standort zu erstellen: Klicke Hinzufügen
Um einen bestehenden zu bearbeiten: Doppelklick auf die Zeile
Im Konfigurationsfenster siehst du eine Reihe von Eingabefeldern (Adresse, Kontaktdaten, Öffnungszeiten, Druckeinstellungen und weitere). Fülle die Felder, die für deinen Betrieb relevant sind
Klicke Speichern

Um einen Standort zu archivieren, klicke in der Zeile auf das Karton-Symbol. Mit dem Schalter Zeige archivierte Einträge oben rechts siehst du auch archivierte Standorte – dort kannst du sie mit dem Pfeil-zurück-Symbol wiederherstellen.

Aufbau der Seite

Registerkarten oben: Die vier Bereiche (API-Token, Versicherungsträger, Endgeräte, Standorte) sind in Registerkarten unterteilt. Jede Registerkarte ist eine Liste mit Spalten und Aktions-Symbolen in der rechten Spalte.

Spalten in den Listen:

Designationspalten (Name, Bezeichnung, Kurzbezeichnung): Der Name des Eintrags
Statuspalten (Status, Land, etc.): Zusätzliche Informationen
Aktionsspalten: Schaltflächen zum Bearbeiten, Löschen oder Archivieren

Oben rechts:

Schalter zum Anzeigen archivierter Einträge (bei Versicherungsträgern und Standorten)
Such- und Filterfelder (je nach Registerkarte)

Was danach passiert

API-Token werden sofort gültig und sind über externe Anwendungen nutzbar
Versicherungsträger stehen danach in Auswahllisten zur Verfügung (z.B. bei Patientendaten)
Endgeräte-Einstellungen gelten sofort für das Gerät – der Nutzer sieht die Änderungen beim nächsten Zugriff
Standort-Änderungen beeinflussen Adressen, Öffnungszeiten und Druckverhalten an diesem Ort

Bei Bedarf kannst du alle vier Bereiche jederzeit wieder aufrufen und Einträge anpassen oder archivieren.

Tipps und Hinweise

API-Token verloren? Der Token wird nur einmal angezeigt. Wenn du ihn nicht kopiert hast, musst du einen neuen ausstellen und den alten widerrufen.
Endgeräte unsichtbar machen: Nutze die Schalter – du brauchst das Gerät nicht zu löschen, sondern machst einzelne Kassen oder Funktionen unsichtbar.
Standorte archivieren statt löschen: Archivierte Standorte beeinflussen deine laufenden Daten nicht, können aber wiederhergestellt werden, falls du sie später brauchst.
Berechtigungen für Token: Weniger ist sicherer – gib dem Token nur die Berechtigungen, die er wirklich braucht.