Reservierungen im Belegungsplan verwalten

Der Belegungsplan zeigt dir alle Zimmer und ihre Belegung Tag für Tag. Hier erfasst, bearbeitest und stornierst du Reservierungen, weist Zimmer zu und verwaltest den Aufenthalt deiner Gäste.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü und wähle Hotel > Belegungsplan.
2. Wenn mehrere Standorte vorhanden sind, wählst du über die Registerkarten oben, welches Hotel du sehen möchtest.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht „Hotel anzeigen" und je nach Aktion zusätzlich „Hotel-Rezeption nutzen" (zum Erfassen von Reservierungen).

So gehst du vor

Eine neue Reservierung erfassen

1. Öffne den Belegungsplan.

2. Klicke auf die Schaltfläche Reservierung oben im Plan, um ein Fenster zum Erfassen zu öffnen. Du kannst auch direkt in den Plan klicken: Halte die Maus über freie Nächte gedrückt und ziehe über alle Nächte, die du buchen möchtest — das Fenster öffnet sich dann mit den Daten vorgefüllt.

3. Im Fenster Reservierung erfassen wählst du folgende Angaben:

   • Standort: Von dort stammen die Zimmer und Raten.
   • Anreise und Abreise: Der Plan zeigt standardmäßig 14 Tage. Nutze die Pfeile oben links, um weitere Tage zu sehen.
   • Kategorie: Wähle den Zimmertyp, den du anbieten möchtest.
   • Ratenplan: Der Plan rechnet sofort den Gesamtpreis.
   • Verpflegung: Optional — wenn vorhanden, wählst du hier das Verpflegungspaket.
   • Erwachsene und Kinder: Mit jeder Änderung der Belegung werden die verfügbaren Zimmer und der Preis neu berechnet.
   • Gast: Wähle einen Gast aus deinen Kunden. Jeder Gast ist ein Kunde und erhält später Rechnungen und Bestätigungen. Wenn der Gast noch nicht erfasst ist, kannst du ihn direkt hier anlegen.
   • Der Gast ist auch der Buchende: Falls ausgeschaltet, wählst du stattdessen einen Buchenden — das ist die Person oder das Unternehmen, die die Rechnung erhalten soll.

4. Unter Verfügbarkeit und Preis siehst du sofort: Wenn das Häkchen grün ist, sind die Nächte verfügbar. Die Tabelle zeigt die Preise pro Nacht.

5. Klicke Speichern. Die Reservierung wird erfasst und erscheint sofort im Belegungsplan.

Eine bestehende Reservierung bearbeiten

1. Klicke auf einen Balken im Plan — das ist dein Aufenthalt.
2. Das Fenster Reservierung bearbeiten öffnet sich. Hier kannst du alle Angaben ändern: Gast, Zeitraum, Zimmerart, Verpflegung und weitere Details.
3. Ändere, was nötig ist, und klicke Speichern.

Den Zeitraum eines Aufenthalts verschieben

1. Klicke auf einen Balken im Plan und halte ihn gedrückt. Ziehe ihn nach links oder rechts, um An- und Abreise zu verschieben — oder ziehe die Enden des Balkens, um die Länge zu ändern.
2. Das Fenster Aufenthalt verschieben erscheint und zeigt dir die alte und neue Zeitspanne. Es prüft, ob die neuen Nächte noch frei sind.
3. Wenn die Meldung grün ist, sind die Nächte verfügbar. Der Preis wird für den neuen Zeitraum neu berechnet.
4. Klicke Zeitraum übernehmen. Die Reservierung wird verschoben.

Ein Zimmer einem Aufenthalt zuteilen oder wechseln

1. Klicke mit der rechten Maustaste auf einen Balken. Ein Menü erscheint.
2. Wähle Zimmer zuteilen (wenn noch kein Zimmer zugeordnet) oder Zimmer wechseln (wenn bereits eines zugeordnet).
3. Das Fenster öffnet sich und zeigt dir den Gastnamen und das neue Zimmer.
4. Stelle folgende Optionen ein:
   • Preis beibehalten: Schalte das ein, wenn die Gebühren mit dem neuen Zimmer nicht ändern sollen.
   • Kategoriewechsel erlauben: Schalte das ein, wenn der neue Zimmertyp eine andere Kategorie hat.
5. Klicke Zuteilen oder Umbelegen. Das Zimmer wird zugeordnet.

Eine Reservierung stornieren

1. Klicke mit der rechten Maustaste auf einen Balken im Plan und wähle Stornieren aus dem Menü. Das Fenster Reservierung stornieren öffnet sich.

2. Es zeigt die Stornoregel und welche Gebühr anfällt. Die Regel richtet sich nach dem Abstand zur Anreise:

   • Grün: Keine Gebühren
   • Orange/Rot: Es fällt eine Gebühr an

3. Du kannst die Gebühr ändern:

   • Schalte Gebühr erlassen ein, um die Gebühren komplett zu streichen.
   • Oder trage eine Abweichende Gebühr brutto ein, um einen anderen Betrag zu berechnen.

4. Schreib optional einen Grund der Stornierung auf — das hilft später bei Rückfragen.

5. Klicke Stornieren. Ein Bestätigungsfenster fragt, ob du wirklich stornieren möchtest.

6. Nach Bestätigung wird die Reservierung storniert. Der Aufenthalt verschwindet aus dem Plan, und die Zimmernacht wird wieder frei.

Aufbau des Belegungsplans

Der Plan ist eine Tabelle mit Zimmern in den Zeilen und Nächten in den Spalten.

Kopfzeile des Plans:

• Filter und Darstellung: Das Filtersymbol öffnet ein Menü mit Auswahlmöglichkeiten. Du kannst Zimmer nach Kategorie, Etage oder Reinigungsstatus ausblenden, die Anzeige kompakt gestalten oder die Legende zeigen.
• Zeitraum-Tasten: Wähle, wie viele Tage du sehen möchtest (Woche, 2 Wochen, Monat, 3 Monate). Mit den Pfeilen blätterst du vor und zurück.
• Heute: Springt zum heutigen Tag.
• Kennzahlen: Zeigen Belegungsquote, An- und Abreisen sowie freie Zimmer für den angezeigten Tag.
• Reservierung: Neue Reservierung erfassen.
• An- und Abreise: Öffnet die An- und Abreisen des heutigen Tages — verlinke ggf. zur separaten Aufgabe.
• Reinigung: Zeigt den Reinigungsstatus der Zimmer.
• Suche: Suche nach Gastnamen, Zimmer oder Kategorie.

Zimmerzeilen:

• Jede Zeile ist ein Zimmer oder eine Verwaltungszeile (z. B. „Frei" oder „Warteliste").
• Neben dem Zimmer steht sein Reinigungsstatus als farbiger Punkt: schmutzig, in Arbeit, gereinigt, geprüft.
• Klicke auf diesen Punkt, um den Status zu ändern.

Aufenthalt-Balken:

• Ein farbiger Balken zeigt einen Aufenthalt:
  • Blau: Reserviert
  • Grau: Option
  • Dunkelblau: Eingecheckt
  • Hell: Ausgecheckt
  • Rot: Sperre
• Symbole auf dem Balken zeigen besondere Merkmale:
  • 👥 (Personen): Gruppe
  • 🔖 (Notiz): Es gibt Notizen zu diesem Aufenthalt
  • 💶 (Achtung): Offener Betrag — der Gast schuldet noch Geld

Suchmaßstab:

• Wenn du suchst, werden die passenden Balken hervorgehoben.

Was danach passiert

Sobald du eine Reservierung erfasst hast, ist sie sofort buchbar. Sie wird in der Gasthistorie hinterlegt und — je nach Status — abgerechnet. Stornierte Reservierungen verschwinden aus dem Belegungsplan und die Zimmer werden wieder frei.

Du kannst eine Reservierung jederzeit bearbeiten, solange sie nicht ausgecheckt ist. Nach dem Checkout lässt sie sich nur noch ansehen.

Weitere häufige Aufgaben:

• An- und Abreisen des Tages verwalten
• Zimmer reinigen und freigeben
• Raten und Rabatte festlegen

Tipps und Hinweise

• Drag & Drop im Plan: Du kannst Balken direkt verschieben (An- und Abreise ändern), die Enden ziehen (Länge ändern) oder auf ein anderes Zimmer ziehen (Zimmer wechseln).
• Kategoriewechsel: Wenn du ein Zimmer einer anderen Kategorie zuteilst, kann das den Preis ändern. Schalte Kategoriewechsel erlauben ein, um das zu genehmigen.
• Gast ohne Zimmer: Die Zeile „Warteliste" zeigt Aufenthalte ohne zugeteiltes Zimmer. Nutze Zimmer zuteilen, um sie einem Zimmer zuzuordnen.
• Stornoregel prüfen: Die Gebühr richtet sich nach der Frist — je näher die Anreise, desto höher die Gebühr. Du kannst sie übersteuern, wenn z. B. ein Gast kulant storniert.
• Zeitraum wechseln: Standardmäßig zeigt der Plan 14 Tage. Mit den Tasten oben rechts wählst du andere Zeiträume oder blätterst weiter — manche Hotels buchen Monate im Voraus.