Eingangsrechnung erfassen oder bearbeiten

Hier trägst du die Daten einer Eingangsrechnung ein: Lieferant, Beträge, Rechnungsnummer und die Buchhaltungspositionen. Wenn du einen Beleg eingescannt hast, erkennt weboffice automatisch die wichtigsten Informationen und zeigt dir eine Vorschau. Du kannst die Daten nachbessern und dann speichern.

So kommst du hierher

1. Wähle in der Seitenleiste Buchhaltung > Eingangsrechnungen.
2. Klicke in der Liste auf eine vorhandene Rechnung, um sie zu bearbeiten – oder klicke auf Neue Eingangsrechnung, um eine neue zu erfassen.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Du benötigst Zugriff auf das Modul Buchhaltung.

So gehst du vor

Rechnungsdaten erfassen

1. Trage das Datum der Rechnung ein.

2. Wähle den Standort aus, dem die Rechnung zugeordnet werden soll.

3. Wähle einen Kreditor (Lieferant) aus der Dropdownliste. Findest du deinen Lieferanten nicht, klicke auf das Plus-Symbol neben dem Feld, um einen neuen Kreditor anzulegen. Ist der Lieferant bereits vorhanden, kannst du ihn mit dem Stift-Symbol bearbeiten.

4. Trage die Rechnungsnummer oder Belegnummer im Feld Referenz ein – das hilft dir später, den Beleg schnell zu finden.

5. Trage die Beträge ein:

   • Brutto: Gesamtbetrag inklusive Steuern
   • Netto: Betrag ohne Steuern
   • Zu bezahlen: Betrag, den du tatsächlich überweisen wirst

   Wenn du ein Feld ausfüllst, befüllt weboffice die anderen automatisch, solange sie leer sind.

6. Wähle die Kostenstelle, unter der diese Rechnung verbucht werden soll. Diese wird automatisch in alle Buchungspositionen übernommen.

7. Wähle ggf. die Geschäftsperiode aus – das ist der Monat, in dem die Rechnung verbucht werden soll.

8. Trage eine Bemerkung ein, wenn du zusätzliche Informationen speichern möchtest.

Buchungspositionen eintragen

Im Bereich Buchhaltung teilst du die Rechnung in einzelne Positionen auf, damit weboffice weiß, auf welche Konten die Beträge verbucht werden sollen.

Wenn die Rechnung noch keine Positionen hat:

• Klicke auf Neue Position hinzufügen, um manuell eine Position zu erstellen.
• Oder versuche Automatische Erkennung – weboffice analysiert deinen eingescannten Beleg und erkennt die Positionen selbstständig. Das funktioniert nur, wenn du dem KI-Einsatz zugestimmt hast.

Wenn die Rechnung bereits Positionen hat oder du manuell hinzufügst:

Für jede Position stellst du folgende Daten ein:

• Kostenstelle: Die Kostenstelle für diese einzelne Position (kann von der Rechnung-Kostenstelle abweichen).
• Konto: Das Sachkonto, auf das der Betrag gebucht wird.
• Steuersatz: Der für diesen Betrag geltende Steuersatz.
• Betrag (Brutto): Der Bruttobetrag dieser Position.

Weboffice berechnet automatisch das Netto und aktualisiert die Gesamtbeträge der Rechnung.

Eine Position löschen: Klicke auf das Mülleimer-Symbol neben der Position und bestätige die Löschung.

Unter alle Positionen zeigt weboffice einen Fußbereich mit der Summe pro Kostenstelle an.

Wenn du alle Positionen eingetragen hast, klicke auf Neue Position hinzufügen (am Ende der Liste), falls du weitere hinzufügen möchtest.

Zahlungsdaten eintragen

Im Bereich Zahlungsdaten kannst du die Bankverbindung des Lieferanten festhalten:

• Empfänger: Name des Kontoinhabers
• IBAN und BIC: Bankverbindung
• Verwendungszweck: Grund der Zahlung (z. B. Rechnungsnummer)
• Zahlungsreferenz: Zusätzliche Referenz
• Zahlungsziel: Wird automatisch berechnet

Wenn du eine IBAN einträgst, erzeugt weboffice automatisch einen QR-Code zum Bezahlen – zur Kontrolle, nicht zum Versenden.

Beleg hochladen oder anschauen

Im rechten Bereich siehst du die Registerkarte Dokumente: Wenn bereits ein Beleg eingescannt und hochgeladen wurde, wird die Vorschau angezeigt. Falls nicht, klicke auf die Registerkarte Hochladen, um Dateien hochzuladen.

Speichern

Klicke auf Speichern, wenn alle Angaben vollständig sind. Die Rechnung wird gespeichert und das Fenster schließt sich.

Aufbau der Seite

Linke Seite – Eingabeformular:

Der linke Bereich ist in vier Abschnitte unterteilt:

• Rechnung: Datum, Standort, Kreditor, Rechnungsnummer, Beträge (Brutto, Netto, Zu bezahlen), Kostenstelle, Geschäftsperiode und Bemerkung.
• Buchhaltung: Liste der Buchungspositionen mit Kostenstelle, Konto, Steuersatz und Betrag je Position. Du kannst Positionen hinzufügen oder löschen.
• Zahlungsdaten: Bankverbindung des Lieferanten und QR-Code zum Bezahlen.

Rechte Seite – Dokumentbereich:

Zwei Registerkarten:

• Dokumente: Zeigt eine Vorschau des eingescannten Belegs, wenn vorhanden.
• Hochladen: Hier kannst du Dateien zur Rechnung hochladen.

Was danach passiert

Sobald du speicherst, wird die Rechnung in weboffice gespeichert. Du siehst die Bestätigung "Erfolgreich eingetragen" in einer Benachrichtigung unten rechts.

Die Rechnung erscheint dann in der Liste der Eingangsrechnungen und kann später bearbeitet werden, solange sie noch nicht als erledigt markiert ist. Ist eine Rechnung erledigt, lassen sich Beträge und Positionen nicht mehr ändern – nur noch Zahlungsdaten und Bemerkungen.

Danach kannst du die Rechnung bezahlen oder sie in Entwürfen speichern.

Tipps und Hinweise

• Automatische Erkennung nutzen: Wenn du einen Beleg eingescannt hast, versuche erst die automatische Erkennung. Das spart dir Tipparbeit, aber prüfe die erkannten Daten danach immer nach.
• Beträge synchronisieren: Wenn du Brutto, Netto oder "Zu bezahlen" änderst und ein anderes Feld ist noch leer, füllt weboffice es automatisch. Sind alle drei bereits ausgefüllt, passt sich nur "Zu bezahlen" an.
• Kostenstelle in Positionen: Die Kostenstelle aus der Rechnung wird automatisch in neue Positionen übernommen – du kannst sie aber für jede Position einzeln ändern.
• Erledigt-Status: Ist eine Rechnung als erledigt markiert, kannst du die Buchhaltungspositionen nicht mehr ändern. Lösche die Buchung oder storniere die Rechnung, wenn du Änderungen brauchst.