Eine Rechnung aus einer Datei automatisch analysieren

Du lädst eine Rechnungsdatei hoch, weboffice analysiert sie automatisch und erkennt Lieferant, Betrag, Datum und andere Rechnungsdaten. Das Ergebnis speichert das System als Entwurf, den du danach prüfen und zu einer echten Eingangsrechnung verarbeiten kannst.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste Buchhaltung und dann Eingangsrechnungen.
2. Klicke auf Neue Eingangsrechnung.

Voraussetzungen

Du benötigst das Modul Buchhaltung und das Recht, Eingangsrechnungen zu bearbeiten. Es gibt keine weiteren Voraussetzungen.

So gehst du vor

1. Datei hochladen: Klicke im Feld "Datei hochladen" oder ziehe eine PDF oder ein Bild mit der Rechnungsseite direkt in das Feld. weboffice nimmt PDF-, JPG-, PNG- und TIFF-Dateien an.

2. Beantworte die Frage nach der Anzahl der Rechnungen in der Datei:

   • 1 Rechnung: Wähle aus, falls die Datei einen Beleg enthält.
   • Mehrere Rechnungen: Wähle aus, falls die Datei mehrere Belege zeigt - weboffice trennt sie dann automatisch.

3. Die Datei wird hochgeladen und analysiert. Sobald das System die Analyse startet, siehst du eine Liste mit Rechnungsentwürfen. Ein neuer Eintrag erscheint dort mit dem Hochladedatum, deinem Namen und dem Status.

4. Warte, bis der Status Verarbeitet anzeigt. Das kann je nach Dateigröße einige Sekunden dauern. Du kannst währenddessen andere Aufgaben erledigen und diese Seite jederzeit wieder öffnen.

5. Hast du den Status Verarbeitet erreicht, klicke auf Analysieren - das Fenster öffnet sich mit den erkannten Daten. Dort prüfst du die Angaben und erfasst die Rechnung als neuen Beleg.

6. Der Entwurf verschwindet aus der Liste, sobald du die Eingangsrechnung speicherst.

Aufbau der Rechnungsentwürfe

Die Liste zeigt jeden hochgeladenen Beleg mit diesen Angaben:

• Datum: Wann du die Datei hochgeladen hast.
• Hochgeladen von: Dein Benutzername.
• Status:
  • Warteschlange = weboffice wartet, bis das System die Datei verarbeitet.
  • Verarbeitet = Analyse abgeschlossen, du kannst die Daten jetzt überprüfen.
  • Fehlgeschlagen = weboffice konnte die Datei nicht lesen. Versuche es mit einer anderen Datei oder erfasse die Rechnung manuell.
  • Ein Balken = weboffice analysiert gerade.

Die Schaltflächen rechts in der Zeile:

• Verarbeitung erneut versuchen (nur sichtbar, wenn der Status nicht "Verarbeitet" ist): Startet die Analyse neu, falls ein Fehler auftrat.
• Analysieren: Öffnet das Fenster zur Überprüfung und Erfassung der erkannten Daten.
• Löschen: Entfernt den Entwurf aus der Liste, ohne eine Rechnung zu erstellen.

Was danach passiert

Nachdem du die Daten überprüft und gespeichert hast, entsteht eine neue Eingangsrechnung. Der Entwurf wird gelöscht. Die Rechnung ist dann in deinem Buchhaltungssystem erfasst und bereit zur Weiterverarbeitung - etwa zum Bezahlen oder zum Abstimmen mit Kontobewegungen.

Tipps und Hinweise

• Dateityp: Laden nur Rechnungsseiten hoch, keine Deckblätter oder Anhänge. Je deutlicher der Druck oder das Foto, desto genauer die Erkennung.
• Mehrere Dateien nacheinander: Du kannst mehrere Dateien direkt hintereinander in das Feld ziehen - weboffice verarbeitet sie der Reihe nach.
• Fehler bei der Analyse: Zeigt der Entwurf Status Fehlgeschlagen, klicke auf Verarbeitung erneut versuchen, oder erfasse die Rechnung manuell.
• Daten ändern: Falls weboffice Betrag oder Lieferant falsch erkannt hat, kannst du alle Werte im Analysierfenster ändern, bevor du speicherst.