Eingangsrechnung erfassen und buchen

Du erfasst eine Eingangsrechnung vom Lieferanten und ordnest die Beträge den Konten und Kostenstellen zu. Die KI kann dabei Daten automatisch aus dem Beleg erkennen. Am Ende ist die Rechnung für die Bezahlung vorbereitet.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle Buchhaltung > Eingangsrechnungen.

Voraussetzungen

Du brauchst die Berechtigung für Eingangsrechnungen. Alle Lieferanten, Konten, Kostenstellen und Steuersätze sollten bereits in deinem System angelegt sein.

Aufbau der Übersicht

Die Übersicht zeigt alle erfassten Eingangsrechnungen. Eine neue Rechnung öffnet sich in einem Fenster, das auf der linken Seite die Eingabefelder und auf der rechten Seite eine Vorschau des gescannten Belegs anzeigt – falls ein Beleg hochgeladen wurde.

So gehst du vor

1. Klicke auf die Schaltfläche für eine neue Eingangsrechnung oder öffne eine bestehende zum Bearbeiten.

2. Fülle im Bereich Rechnung folgende Angaben ein:

   • Datum: Das Rechnungsdatum. Wenn ein Beleg hochgeladen wurde, versucht die KI, dieses Feld automatisch auszulesen.
   • Standort: Wähle aus deinen erfassten Standorten, wo die Rechnung eingeht.
   • Kreditor: Wähle den Lieferanten aus der Liste. Ist der Lieferant noch nicht erfasst, klicke auf das +-Symbol, um ihn schnell anzulegen. Wenn die Rechnung von einem unbekannten Lieferanten kommt, kannst du auch Keine Zuweisung wählen.
   • Brutto: Der Gesamtbetrag inklusive Steuern.
   • Netto: Der Betrag ohne Steuern. Wenn du einen dieser Beträge änderst, füllt sich der andere automatisch.
   • Zu bezahlen: Der Betrag, den du überweisen wirst – normalerweise gleich dem Brutto-Betrag.
   • Referenz / Rechnungsnummer / Belegnummer: Die Nummer der Lieferantenrechnung. Damit findest du die Rechnung später wieder.
   • Kostenstelle: Ordne die Rechnung einer Kostenstelle zu, falls erforderlich. Diese wird später automatisch auf alle neuen Buchungspositionen übernommen.
   • Geschäftsperiode: Die Abrechnungsperiode, in die diese Rechnung gehört.
   • Bemerkung: Notizen für deine Dokumentation.

3. Im Bereich Buchhaltung teilst du die Rechnung auf Konten und Kostenstellen auf:

   • Wenn die Rechnung noch keine Positionen hat, klicke auf Neue Position hinzufügen, um manuell eine Buchungsposition anzulegen. Du kannst auch Automatische Erkennung versuchen – die KI analysiert dann den hochgeladenen Beleg und schlägt automatisch Konten vor (nur mit deiner Zustimmung zur KI-Nutzung).

   • Für jede Position legst du fest:

     • Kostenstelle: Wo die Position anfallen soll.
     • Konto: Das Finanzkonto, auf das dieser Betrag geht.
     • Steuersatz: Der Steuersatz für diese Position (wird vom Konto oft automatisch vorgeschlagen).
     • Betrag (Brutto): Der Rechnungsbetrag für diese Position.

   • Sollen mehrere Positionen die gleiche Kostenstelle haben, setze die Kostenstelle oben im Bereich Rechnung – sie wird dann automatisch auf alle Positionen angewendet.

   • Du kannst Positionen löschen, indem du auf das Papierkorb-Symbol klickst. Ein Bestätigungsfenster erscheint.

   • Die Summe aller Positionen wird automatisch berechnet und mit dem Gesamtbetrag abgeglichen.

4. Im Bereich Zahlungsdaten trägst du die Bankverbindung des Lieferanten ein (falls nötig):

   • Empfänger: Name des Kontoinhaber.
   • IBAN und BIC: Bankverbindung.
   • Verwendungszweck: Text für den Überweisungsträger.
   • Zahlungsreferenz: Zusätzliche Referenz.
   • Zahlungsziel: Wird automatisch berechnet und angezeigt.

   Wenn du eine gültige IBAN eingetragen hast, wird automatisch ein QR-Code erzeugt – als Referenz beim Bezahlen, bitte aber vorher prüfen, ob alle Angaben korrekt sind.

5. Rechts oben kannst du im Bereich Dokumente einen gescannten Beleg hochladen (Registerkarte Hochladen). Der Beleg wird dann auf der Registerkarte Dokumente angezeigt und die KI kann automatisch Daten daraus auslesen.

6. Speichere die Eingangsrechnung mit der grünen Schaltfläche Speichern am unteren Ende.

Was danach passiert

Die Eingangsrechnung ist gespeichert und steht in der Übersicht. Die Buchungspositionen sind jetzt auf den Konten und Kostenstellen erfasst. Für die weitere Verarbeitung kannst du die Rechnung bezahlen oder die Kontobewegung prüfen.

Wenn die Rechnung noch nicht vollständig ist oder später angepasst werden soll, öffnest du sie einfach wieder aus der Liste.

Tipps und Hinweise

• Automatische KI-Erkennung: Funktioniert besser, wenn ein Beleg hochgeladen ist und der Lieferant bereits erfasst ist. Die KI versucht, Konten basierend auf früheren Rechnungen dieses Lieferanten vorzuschlagen.

• Brutto und Netto synchronisieren: Änderst du einen Betrag, werden die anderen automatisch berechnet – aber nur, wenn sie noch auf Null stehen. Wenn du einen Betrag korrigieren willst, leere zuerst die anderen Felder.

• Geschäftsperiode: Nutze dieses Feld, um Rechnungen den richtigen Abrechnungszeitraum zuzuordnen – das ist wichtig für die Rechnungslegung.

• Kostenstellen auf Positionen: Wenn du die Kostenstelle im oberen Bereich änderst, werden nur neu hinzugefügte Positionen damit gefüllt – bestehende Positionen behalten ihre Kostenstelle.